Политика за поверителност

1. Кой обработва данните

Оператор на услугата Termio (уебсайт, API и мобилни приложения) е:

За въпроси относно поверителността пишете на support@smartopol.com.

2. Какво е Termio

Termio е B2B софтуер за салони и подобни услужни бизнеси: резервация на часове, клиенти, членове на екипа, услуги, известия и вграден AI Agent. Профилът се създава от собственика на салона, а членовете на екипа и данните за клиентите на салона се въвеждат в рамките на този профил.

3. Какви данни обработваме

В зависимост от начина, по който използвате услугата, може да обработваме:

• Профил и достъп: име, имейл, магическа връзка или вход с Google / Apple, роля (собственик, администратор, член на екипа), сесия / токен.
• Данни за салона: име, часова зона, настройки, работно време, услуги, цени, ресурси.
• Членове на екипа: име, цвят в календара, график, отсъствия и контактни данни, ако въведете такива.
• Клиенти на салона: име, телефон, имейл, бележки, история на часовете и разходите. Салонът въвежда тези данни, а ние ги обработваме като обработващ данни от името на салона.
• Часове и операции: час, услуги, статус, бележки, списък с чакащи и разходи, ако ги записвате.
• AI Agent: съдържанието на съобщенията в чата и бизнес контекстът, който Agent чете или записва (например часове, клиенти). Запазваме съобщенията във Вашия профил, за да пазим историята на разговора.
• Медийни файлове: изображения или видеоклипове, които качвате (например към клиент). Файловете се съхраняват на сървъри в Европейския съюз.
• Устройство и известия: push токен, тип устройство, език. Когато мобилното приложение аварийно завършва работа или възникне необработена грешка, изпращаме и данни за аварията / диагностика (проследяване на стека, версия на приложението, модел на телефона), свързани с идентификатора на члена на екипа и идентификатора на салона. Не изпращаме имена, имейли или телефонни номера на клиенти, нито екранни снимки.
• Таксуване на абонамента: статус на абонамента, план, референтни идентификатори при доставчика на платежни услуги. Данните от картата се обработват от доставчика на платежни услуги, като ние не съхраняваме пълния номер на картата.
• Технически данни: IP адрес, време на заявката, тип браузър / версия на приложението, в необходимата степен за сигурността и работата на услугата.

4. Защо обработваме данни

• предоставяне и поддръжка на услугата Termio (профил, календар, CRM, синхронизиране между уеб и мобилно приложение);
• помощ с изкуствен интелект при управлението на салона въз основа на Вашите заявки и настройките на разрешенията;
• известия (push, имейл, SMS процеси, които започвате или разрешавате);
• таксуване на абонамента и предотвратяване на измама;
• сигурност, диагностика и изпълнение на законовите задължения.

Не продаваме лични данни на трети страни. Не използваме данните на клиентите на салона за реклама от трети страни.

5. Правно основание (където се прилага GDPR или подобни закони)

• Изпълнение на договор със собственика на салона (предоставяне на SaaS услугата).
• Законен интерес (сигурност, предотвратяване на измама, основен анализ на надеждността).
• Законово задължение (например данъчни / счетоводни записи за абонамента, когато е приложимо).
• Когато е необходимо съгласие (например за определени маркетингови съобщения), поискваме го отделно и можете да го оттеглите.

По отношение на данните за крайните клиенти на салона собственикът на салона обикновено е администратор на данни, а Smartopol, LLC е обработващ данни, който действа съгласно указанията на салона и настоящата политика.

6. С кого споделяме данни

Споделяме данни само с доставчиците, необходими за работата на Termio, въз основа на договори за обработка, когато е приложимо:

• Хостинг и инфраструктура. Хостинг на приложението и на базата данни. Базата данни се намира в Европейския съюз.
• Удостоверяване и имейл процеси, свързани с профила (вход, потвърждение, нулиране).
• AI Agent (в приложението: Termio). Когато собственикът използва AI агента, въпросът и бизнес контекстът на съответния салон (например часове, клиенти, членове на екипа и бележки, когато са необходими) се обработват в Съединените щати. Пътят е: първо OpenRouter (маршрутизиране на заявки), след това Relace (изпълнение на модела). Запазваме историята на разговора на сървърите на Termio. Посочените доставчици не използват съдържанието за обучение на модели. При първото изпращане в мобилното приложение AI агентът иска изрично разрешение. То може да бъде оттеглено в Настройки, след което AI агентът спира да изпраща данни от телефона, докато разрешението не бъде дадено отново.
• Push известия. Токенът преминава през платформените канали (Apple, Google), за да достигне напомнянето до устройството.
• Медийни файлове. Качените файлове (изображения, видеоклипове) се съхраняват на сървъри в Европейския съюз.
• Таксуване на абонамента (Creem и свързани доставчици на платежни услуги) за плащане и статус на абонамента.
• Стабилност на мобилното приложение (Sentry). Functional Software GmbH, регион на ЕС (de.sentry.io). Данните за аварии и диагностика от телефона се изпращат там, свързани с идентификатора на члена на екипа и идентификатора на салона, за да можем да отстраним проблема. Няма Session Replay. Този обработващ не съхранява IP адреси.

Можем да разкрием данни, когато това се изисква от закона или съдебна заповед, или за да защитим правата и безопасността на потребителите или нашата собственост. При сливане или продажба на бизнеса данните може да преминат към наследника при съответното задължение за поверителност.

7. Международни предавания

Операторът е регистриран в Съединените щати. Основната база данни се намира в Европейския съюз. Медийните файлове се съхраняват на сървъри в Европейския съюз. Отчетите за аварии на мобилното приложение (Sentry) остават в региона на ЕС. Обработването с изкуствен интелект (OpenRouter и Relace) се извършва в Съединените щати. Другите подизпълнители (например за хостинг на приложението, push известия и таксуване) може да обработват данни в ЕС, САЩ или други държави. Където е необходимо, разчитаме на подходящи механизми за предаване (например стандартни договорни клаузи) и защитни мерки при подизпълнителите.

8. Колко дълго пазим данни

• Данните на активен салон (включително историята на чата с AI) се пазят, докато съществува профилът и докато са необходими за услугата.
• Записите, маркирани като изтрити (например членове на екипа, клиенти), може временно да останат в системата за възстановяване и цялост, след което се премахват съгласно вътрешните срокове.
• Закриване на салон / изтриване на профил: изтриваме или анонимизираме данните в разумен срок, освен когато законът изисква по-дълго съхранение (например за фактуриране).
• Дневници и записи за сигурност: по-кратки срокове, с изключение на инцидент, който изисква по-дълго съхранение.

9. Сигурност

Използваме HTTPS, контрол на достъпа отделно за всеки салон, удостоверяване и технически мерки в нашата инфраструктура. Никоя система не е напълно безрискова; съобщете за съмнителен инцидент на support@smartopol.com.

10. Вашите права

В зависимост от Вашата юрисдикция може да имате право да:

• поискате достъп до, коригиране или изтриване на Вашите данни;
• поискате копие на Вашите данни (експортиране), когато е приложимо;
• възразите срещу или ограничите определена обработка;
• отнемете съгласието, когато обработката се основава на съгласие.

Изпращайте исканията на support@smartopol.com. Ако сте член на екипа или клиент на салон (не сте собственикът на профила), първо се обърнете към собственика на салона; можем да помогнем на салона да изпълни искането.

Имате право да подадете жалба до надзорния орган в държавата си (в ЕС: местния орган за защита на данните; в България: Комисията за защита на личните данни; в Сърбия: Повереникът за информация от обществено значение и защита на личните данни).

11. Деца и непълнолетни

Termio е бизнес продукт (B2B). Не е предназначен за деца под 16 години. Умишлено не събираме данни от непълнолетни за използване на услугата.

12. Мобилни приложения и магазини за приложения

Същите правила се прилагат към Termio в интернет и на Android / iOS (и свързаните версии). В страниците в Google Play и App Store този URL е посочен като политика за поверителност. Искаме разрешения за устройството (например известия или камера, ако се използва за медийни файлове) само когато са необходими за функция, която стартирате.

13. Бисквитки и подобни технологии

В интернет използваме необходими бисквитки / локално съхранение за сесията, предпочитанията (например темата) и сигурността. Като част от основната услуга не поставяме рекламни тракери на трети страни. Ако добавим допълнителен анализ, ще актуализираме тази политика.

14. Промени

Можем да актуализираме тази политика. Датата в горната част на страницата показва последната промяна. Значителните промени може да обявим в приложението или по имейл до собствениците на профили. Продължаването да използвате услугата след промени означава, че приемате актуализираната версия, освен когато законът изисква друго.

15. Контакт

Smartopol, LLC · Termio
Имейл: support@smartopol.com
Адрес: 1111B S Governors Ave, Ste 97389, Dover, DE 19904, USA