Zásady ochrany soukromí

1. Kdo údaje zpracovává

Provozovatelem služby Termio (web, API a mobilní aplikace) je:

V případě otázek týkajících se soukromí nám pište na support@smartopol.com.

2. Co je Termio

Termio je B2B software pro salony a podobné podniky poskytující služby: rezervace, klienti, členové týmu, služby, oznámení a zabudovaný AI Agent. Účet vytváří vlastník salonu; členové týmu a údaje klientů salonu se zadávají v rámci tohoto účtu.

3. Jaké údaje zpracováváme

Podle toho, jak službu používáte, můžeme zpracovávat:

• Účet a přístup: jméno, e-mail, magický odkaz nebo přihlášení přes Google / Apple, role (vlastník, správce, člen týmu), relace / token.
• Údaje salonu: název, časové pásmo, nastavení, pracovní doba, služby, ceny, zdroje.
• Tým: jméno, barva v kalendáři, rozvrh, nepřítomnost a kontaktní údaje, pokud je zadáte.
• Klienti salonu: jméno, telefon, e-mail, poznámky, historie rezervací a výdajů. Tyto údaje zadává salon; my je zpracováváme jako zpracovatel jménem salonu.
• Rezervace a provoz: čas, služby, stav, poznámky, čekací listina a výdaje, pokud je zaznamenáváte.
• AI Agent: obsah zpráv v chatu a obchodní kontext, který Agent přečte nebo zapíše (například rezervace, klienty). Zprávy ukládáme ve vašem účtu pro zachování historie konverzace.
• Média: fotografie nebo videa, která nahrajete (například k jednomu klientovi). Soubory jsou uloženy na serverech v Evropské unii.
• Zařízení a oznámení: push token, typ zařízení, jazyk. Když se mobilní aplikace zastaví nebo vyvolá neošetřenou chybu, odesíláme také údaje o pádu a diagnostické údaje (trasování volání, verze aplikace, model telefonu) spojené s ID člena týmu a ID salonu. Neodesíláme jména, e-mailové adresy ani telefonní čísla klientů ani snímky obrazovky.
• Fakturace předplatného: stav předplatného, plán, referenční ID u poskytovatele platebních služeb. Údaje o kartě zpracovává poskytovatel platebních služeb; číslo karty v plném rozsahu neukládáme.
• Technické údaje: IP adresa, čas požadavku, typ prohlížeče / sestavení aplikace v rozsahu potřebném pro zabezpečení a provoz služby.

4. Proč údaje zpracováváme

• poskytování a údržba služby Termio (účet, kalendář, CRM, synchronizace mezi webem a mobilní aplikací);
• asistence AI při provozování salonu podle vašich požadavků a nastavení oprávnění;
• oznámení (push, e-mail, SMS toky, které spustíte nebo povolíte);
• fakturace předplatného a prevence podvodů;
• zabezpečení, diagnostika a plnění zákonných povinností.

Osobní údaje neprodáváme třetím stranám. Údaje klientů salonu nepoužíváme pro reklamu třetích stran.

5. Právní základ (pokud se použije GDPR nebo obdobné právní předpisy)

• Plnění smlouvy s vlastníkem salonu (poskytování služby SaaS).
• Oprávněný zájem (zabezpečení, prevence podvodů, základní analýza spolehlivosti).
• Zákonná povinnost (například daňové / účetní záznamy o předplatném, kde se použije).
• Pokud je souhlas vyžadován (například u některých marketingových zpráv), vyžádáme jej samostatně a můžete jej odvolat.

U údajů o koncových klientech salonu je vlastník salonu zpravidla správcem a Smartopol, LLC zpracovatelem, který jedná podle pokynů salonu a této zásady.

6. S kým údaje sdílíme

Údaje sdílíme pouze s poskytovateli potřebnými pro fungování Termio, a to v případě použitelnosti na základě smluv o zpracování údajů:

• Hosting a infrastruktura. Hostování aplikace a databáze. Databáze se nachází v Evropské unii.
• Ověřování identity a e-mailové toky související s účtem (přihlášení, ověření, obnovení).
• AI Agent (v aplikaci: Termio). Když vlastník používá AI agenta, otázka a obchodní kontext daného salonu (například rezervace, klienti, členové týmu a v případě potřeby poznámky) se zpracovávají ve Spojených státech. Postup: nejprve OpenRouter (směrování požadavků), poté Relace (spuštění modelu). Historii konverzace ukládáme na serverech Termio. Tito poskytovatelé nepoužívají obsah k trénování modelů. V mobilní aplikaci AI agent před prvním odesláním jakýchkoli údajů vyžádá výslovný souhlas. Souhlas lze v Nastavení odvolat a AI agent poté přestane odesílat údaje z telefonu, dokud jej znovu neudělíte.
• Push oznámení. Token je odeslán prostřednictvím kanálů platforem (Apple, Google), aby se na zařízení dostala připomínka.
• Média. Nahrané soubory (fotografie, videa) jsou uloženy na serverech v Evropské unii.
• Fakturace předplatného (Creem a související poskytovatelé platebních služeb) pro platbu a stav předplatného.
• Stabilita mobilní aplikace (Sentry). Functional Software GmbH, region EU (de.sentry.io). Údaje o pádu a diagnostické údaje z telefonu se odesílají této společnosti, a to ve spojení s ID člena týmu a ID salonu, abychom mohli pád opravit. Session Replay se nepoužívá. Tento zpracovatel neukládá IP adresy.

Údaje můžeme zveřejnit, pokud to vyžaduje zákon nebo soudní příkaz, nebo abychom ochránili práva a bezpečnost uživatelů či náš majetek. V případě fúze nebo prodeje podniku mohou údaje přejít na nástupce, který bude podléhat příslušné povinnosti ochrany soukromí.

7. Mezinárodní přenosy

Provozovatel je registrován ve Spojených státech. Primární databáze se nachází v Evropské unii. Média jsou uložena na serverech v Evropské unii. Zprávy o pádu mobilní aplikace (Sentry) zůstávají v regionu EU. Zpracování pomocí AI (OpenRouter a Relace) probíhá ve Spojených státech. Ostatní subdodavatelé (například hostování aplikací, push oznámení, fakturace) mohou údaje zpracovávat v EU, USA nebo v jiných zemích. V případě potřeby se řídíme příslušnými mechanismy přenosu (například standardními smluvními doložkami) a ochrannými opatřeními na straně subdodavatelů.

8. Jak dlouho uchováváme údaje

• Údaje aktivního salonního účtu (včetně historie chatu s AI) uchováváme, dokud účet existuje a dokud jsou potřebné pro poskytování služby.
• Trvale smazané záznamy (například členové týmu, klienti) mohou pro účely obnovy a integrity zůstat dočasně v systému a poté se odstraní podle vnitřních lhůt.
• Uzavření salonu / smazání účtu: údaje vymažeme nebo anonymizujeme v přiměřené lhůtě, s výjimkou případů, kdy zákon vyžaduje delší uchovávání (například pro účely fakturace).
• Protokoly a bezpečnostní záznamy: kratší lhůty, s výjimkou incidentu, který vyžaduje delší uchovávání.

9. Zabezpečení

Používáme HTTPS, řízení přístupu pro jednotlivé salony (více tenantů), ověřování identity a technická opatření v naší infrastruktuře. Žádný systém není stoprocentně bez rizika; podezření na incident oznamte na adresu support@smartopol.com.

10. Vaše práva

V závislosti na vaší jurisdikci můžete mít právo:

• požadovat přístup ke svým údajům, jejich opravu nebo vymazání;
• požadovat kopii svých údajů (export), pokud je to možné;
• vznést námitku proti určitému zpracování nebo je omezit;
• odvolat souhlas tam, kde je zpracování založeno na souhlasu.

Žádosti zasílejte na adresu support@smartopol.com. Pokud jste členem týmu nebo klientem salonu (nikoli vlastníkem účtu), nejprve se obraťte na vlastníka salonu; můžeme salonu pomoci žádost vyřídit.

Máte právo podat stížnost u dozorového orgánu ve své zemi (v EU místnímu orgánu pro ochranu osobních údajů; v Srbsku zmocněnci pro informace veřejného významu a ochranu osobních údajů).

11. Děti a nezletlí

Termio je obchodní produkt (B2B). Není určen dětem mladším 16 let. Vědomě neshromažďujeme údaje nezletilých za účelem používání služby.

12. Mobilní aplikace a obchody s aplikacemi

Stejná pravidla platí pro Termio na webu a v systémech Android / iOS (a v souvisejících sestaveních). V zápisech v Google Play a App Store je tato adresa URL uvedena jako zásady ochrany soukromí. Oprávnění zařízení (například oznámení nebo fotoaparát, pokud se používá pro mediální obsah) vyžadujeme pouze tehdy, když jsou potřebná pro funkci, kterou spustíte.

13. Cookies a podobné technologie

Na webu používáme nezbytné cookies / místní úložiště pro relaci, předvolby (například motiv) a zabezpečení. Jako součást základní služby nenasazujeme reklamní sledovací prvky třetích stran. Pokud přidáme další analytiku, aktualizujeme tento dokument.

14. Změny

Tyto zásady můžeme aktualizovat. Datum v horní části stránky uvádí poslední změnu. Významné změny můžeme oznámit v aplikaci nebo e-mailem vlastníkům účtů. Pokračováním v používání služby po změnách přijímáte aktualizovanou verzi, pokud zákon neurčuje jinak.

15. Kontakt

Smartopol, LLC · Termio
E-mail: support@smartopol.com
Adresa: 1111B S Governors Ave, Ste 97389, Dover, DE 19904, USA