Privatlivspolitik

1. Hvem behandler dataene

Operatør af Termio-tjenesten (hjemmeside, API og mobilapps) er:

Har du spørgsmål om privatliv, kan du skrive til support@smartopol.com.

2. Hvad Termio er

Termio er B2B-software til saloner og lignende servicevirksomheder: booking, kunder, team, behandlinger, notifikationer og en indbygget AI Agent. Salonens ejer opretter kontoen. Teammedlemmer og salonens kundedata registreres inden for denne konto.

3. Hvilke data behandler vi

Afhængigt af, hvordan du bruger tjenesten, behandler vi muligvis:

• Konto og adgang: navn, e-mail, magic link eller login med Google / Apple, rolle (ejer, admin, teammedlem), session / token.
• Salondata: navn, tidszone, indstillinger, arbejdstider, behandlinger, priser, ressourcer.
• Team: navn, kalenderfarve, vagtplan, fravær og kontaktoplysninger, hvis du indtaster dem.
• Salonens kunder: navn, telefon, e-mail, noter samt booking- og forbrugshistorik. Salonen indtaster disse data, og vi behandler dem som databehandler på salonens vegne.
• Bookinger og aktiviteter: tidspunkt, behandlinger, status, noter, venteliste og udgifter, hvis du registrerer dem.
• AI Agent: indholdet af chatbeskeder og den forretningsmæssige kontekst, som Agenten læser eller skriver (f.eks. bookinger, kunder). Vi gemmer beskederne på din konto, så samtalehistorikken bevares.
• Medier: fotos eller video, du uploader (f.eks. vedhæftet til en kunde). Filerne gemmes på servere i Den Europæiske Union.
• Enhed og notifikationer: push-token, enhedstype og sprog. Hvis mobilappen crashes eller udløser en uhåndteret fejl, sender vi også crash- og diagnostiske data (stack trace, appversion, telefonmodel), der er knyttet til teammedlems-ID og salon-ID. Vi sender ikke kunders navne, e-mailadresser eller telefonnumre eller skærmbilleder.
• Abonnementsbetaling: abonnementstatus, abonnementstype og reference-ID’er hos betalingsformidleren. Betalingsformidleren behandler kortdata, og vi gemmer ikke det fulde kortnummer.
• Tekniske data: IP-adresse, tidspunkt for anmodningen, browsertype / appversion i det omfang, der er nødvendigt for sikkerhed og drift af tjenesten.

4. Hvorfor vi behandler data

• at levere og vedligeholde Termio-tjenesten (konto, kalender, CRM og synkronisering mellem web og mobilapp);
• at give AI-assistance i salonens daglige drift baseret på dine anmodninger og tilladelsesindstillinger;
• at sende notifikationer (push, e-mail og SMS-flows, som du starter eller aktiverer);
• at opkræve abonnementsbetaling og forebygge svig;
• at sikre sikkerheden, diagnosticere fejl og overholde juridiske forpligtelser.

Vi sælger ikke personoplysninger til tredjeparter. Vi bruger ikke salonens kundedata til annoncering hos tredjeparter.

5. Retsgrundlag (hvor GDPR eller lignende love gælder)

• Opfyldelse af en aftale med salonens ejer (levering af SaaS-tjenesten).
• Legitim interesse (sikkerhed, forebyggelse af svig og grundlæggende pålidelighedsanalyse).
• Juridisk forpligtelse (f.eks. skatte- og regnskabsregistreringer for abonnementet, hvor det er relevant).
• Når samtykke er påkrævet (f.eks. til bestemte marketingbeskeder), indhenter vi det separat, og du kan trække det tilbage.

For data om salonens slutkunder er salonens ejer normalt dataansvarlig, mens Smartopol, LLC er databehandler og handler efter salonens instruktioner og denne politik.

6. Hvem deler vi data med

Vi deler kun data med udbydere, der er nødvendige for, at Termio kan fungere, under aftaler om databehandling, hvor det er relevant:

• Hosting og infrastruktur. Hosting af applikation og database. Databasen er placeret i Den Europæiske Union.
• Autentificering og e-mail i forbindelse med kontoen (login, bekræftelse og nulstilling).
• AI Agent (i appen: Termio). Når ejeren bruger AI-agenten, behandles spørgsmålet og salonens forretningsmæssige kontekst (f.eks. bookinger, kunder, team og noter, når det er nødvendigt) i USA. Processen foregår først via OpenRouter (routing af anmodninger) og derefter via Relace (kørsel af modellen). Vi gemmer samtalehistorikken på Termios servere. Disse udbydere bruger ikke indholdet til at træne modeller. I mobilappen beder AI-agenten om udtrykkelig tilladelse, før der sendes noget for første gang. Tilladelsen kan tilbagekaldes i Indstillinger, hvorefter AI-agenten ikke sender data fra telefonen, før tilladelsen gives igen.
• Push-notifikationer. Tokenet sendes via platformens kanaler (Apple, Google), så en påmindelse kan nå enheden.
• Medier. Uploadede filer (fotos og video) gemmes på servere i Den Europæiske Union.
• Abonnementsbetaling (Creem og tilknyttede betalingsformidlere) til betalingsprocessen og kontrol af abonnementsstatus.
• Stabilitet i mobilappen (Sentry). Functional Software GmbH, EU-regionen (de.sentry.io). Crash- og diagnostiske data fra telefonen sendes hertil, knyttet til teammedlems-ID og salon-ID, så vi kan rette fejlene. Session Replay anvendes ikke. Denne databehandler gemmer ikke IP-adresser.

Vi kan videregive data, hvis loven eller en retskendelse kræver det, eller for at beskytte brugernes rettigheder og sikkerhed eller vores ejendom. Ved fusion eller salg af virksomheden kan data overgå til den efterfølgende ejer, forudsat at denne påtager sig passende forpligtelser til beskyttelse af personoplysninger.

7. Internationale overførsler

Operatøren er registreret i USA. Den primære database ligger i Den Europæiske Union. Medier gemmes på servere i Den Europæiske Union. Crash-rapporter fra mobilappen (Sentry) forbliver i EU-regionen. AI-behandling (OpenRouter og Relace) finder sted i USA. Andre underbehandlere (f.eks. apphosting, push og betaling) kan behandle data i EU, USA eller andre lande. Hvor det er påkrævet, anvender vi passende overførselsmekanismer (f.eks. standardkontraktsbestemmelser) og garantier hos vores underbehandlere.

8. Hvor længe vi opbevarer data

• Data for en aktiv salon (herunder AI-chathistorik) opbevares, så længe kontoen eksisterer, og så længe dataene er nødvendige for tjenesten.
• Poster, der er markeret som slettet (f.eks. teammedlemmer og kunder), kan midlertidigt blive i systemet med henblik på gendannelse og integritet og fjernes derefter i overensstemmelse med interne frister.
• Nedlukning af salon/sletning af konto: Vi sletter eller anonymiserer data inden for rimelig tid, medmindre loven kræver længere opbevaring (f.eks. til fakturering).
• Logfiler og sikkerhedsoptegnelser: Kortere perioder, medmindre en hændelse kræver længere opbevaring.

9. Sikkerhed

Vi bruger HTTPS, adgangskontrol pr. salon (multi-tenant), autentificering og tekniske foranstaltninger i vores infrastruktur. Intet system er 100 % risikofrit. Rapporter en mistænkt hændelse til support@smartopol.com.

10. Dine rettigheder

Afhængigt af din jurisdiktion kan du have ret til at:

• anmode om adgang til, rettelse af eller sletning af dine data;
• anmode om en kopi af dine data (eksport), hvor det er relevant;
• gøre indsigelse mod eller begrænse bestemte behandlinger;
• tilbagekalde samtykke, hvor behandlingen er baseret på samtykke.

Send anmodninger til support@smartopol.com. Hvis du er teammedlem eller kunde hos en salon (men ikke kontoejer), skal du først kontakte salonens ejer. Vi kan hjælpe salonen med at imødekomme anmodningen.

Du har ret til at indgive en klage til tilsynsmyndigheden i dit land (i EU: din lokale datatilsynsmyndighed; i Serbien: Commissioner for Information of Public Importance and Personal Data Protection).

11. Børn og mindreårige

Termio er et forretningsprodukt (B2B). Det er ikke beregnet til børn under 16 år. Vi indsamler ikke bevidst data fra mindreårige med henblik på brug af tjenesten.

12. Mobilapps og appbutikker

De samme regler gælder for Termio på nettet og på Android/iOS (og relaterede builds). Denne URL er angivet som privatlivspolitik i Google Play og App Store. Vi beder kun om enhedstilladelser (f.eks. notifikationer eller kameraet, hvis det bruges til medier), når de er nødvendige for en funktion, du starter.

13. Cookies og lignende teknologier

På nettet bruger vi nødvendige cookies/local storage til sessionen, præferencer (f.eks. tema) og sikkerhed. Vi placerer ikke tredjepartsannonce-trackere som en del af grundtjenesten. Hvis vi tilføjer yderligere analyse, opdaterer vi denne privatlivspolitik.

14. Ændringer

Vi kan opdatere denne privatlivspolitik. Datoen øverst på siden viser den seneste ændring. Vi kan annoncere væsentlige ændringer i appen eller via e-mail til kontoejere. Hvis du fortsætter med at bruge tjenesten efter ændringerne, accepterer du den opdaterede version, medmindre loven kræver andet.

15. Kontakt

Smartopol, LLC · Termio
E-mail: support@smartopol.com
Adresse: 1111B S Governors Ave, Ste 97389, Dover, DE 19904, USA