Datenschutzerklärung

1. Wer die Daten verarbeitet

Der Betreiber des Termio-Dienstes (Website, API und mobile Apps) ist:

Bei Fragen zum Datenschutz schreiben Sie an support@smartopol.com.

2. Was Termio ist

Termio ist B2B-Software für Salons und ähnliche Dienstleistungsunternehmen: Terminbuchung, Kunden, Team, Leistungen, Benachrichtigungen und ein integrierter AI Agent. Der Saloninhaber erstellt das Konto; Teammitglieder und Kundendaten des Salons werden innerhalb dieses Kontos erfasst.

3. Welche Daten wir verarbeiten

Je nachdem, wie Sie den Dienst nutzen, können wir Folgendes verarbeiten:

• Konto und Zugriff: Name, E-Mail, Magic Link oder Anmeldung mit Google / Apple, Rolle (Inhaber, Administrator, Teammitglied), Sitzung / Token.
• Salondaten: Name, Zeitzone, Einstellungen, Arbeitszeiten, Leistungen, Preise, Ressourcen.
• Team: Name, Kalenderfarbe, Arbeitsplan, Abwesenheiten und Kontaktdaten, sofern Sie diese eingeben.
• Kunden des Salons: Name, Telefonnummer, E-Mail, Notizen, Termin- und Ausgabenhistorie. Der Salon erfasst diese Daten; wir verarbeiten sie als Auftragsverarbeiter im Namen des Salons.
• Termine und Vorgänge: Zeitpunkt, Leistungen, Status, Notizen, Warteliste und Ausgaben, sofern Sie diese erfassen.
• AI Agent: der Inhalt von Chatnachrichten und der Geschäftskontext, den der Agent liest oder schreibt (zum Beispiel Termine, Kunden). Wir speichern Nachrichten in Ihrem Konto, um den Chatverlauf zu erhalten.
• Medien: Fotos oder Videos, die Sie hochladen (zum Beispiel einem Kunden zugeordnet). Dateien werden auf Servern in der Europäischen Union gespeichert.
• Gerät und Benachrichtigungen: Push-Token, Gerätetyp, Sprache. Wenn die mobile App abstürzt oder einen nicht behandelten Fehler auslöst, senden wir außerdem Absturz- / Diagnosedaten (Stack-Trace, App-Version, Telefonmodell), die mit der Teammitglied-ID und der Salon-ID verknüpft sind. Wir senden keine Namen, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern von Kunden sowie keine Screenshots.
• Abrechnung des Abonnements: Abonnementstatus, Tarif, Referenz-IDs beim Zahlungsdienstleister. Kartendaten werden vom Zahlungsdienstleister verarbeitet; wir speichern nicht die vollständige Kartennummer.
• Technische Daten: IP-Adresse, Zeitpunkt der Anfrage, Browsertyp / App-Version, soweit für die Sicherheit und den Betrieb des Dienstes erforderlich.

4. Warum wir Daten verarbeiten

• Bereitstellung und Wartung des Termio-Dienstes (Konto, Kalender, CRM, Synchronisierung zwischen Web und mobiler App);
• KI-Unterstützung beim Betrieb des Salons, basierend auf Ihren Anfragen und Berechtigungseinstellungen;
• Benachrichtigungen (Push-, E-Mail- und SMS-Abläufe, die Sie starten oder aktivieren);
• Abrechnung des Abonnements und Betrugsprävention;
• Sicherheit, Diagnose und Einhaltung rechtlicher Pflichten.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten an Dritte. Wir verwenden die Daten der Salon-Kunden nicht für Werbung durch Dritte.

5. Rechtsgrundlage (wo die DSGVO oder ähnliche Gesetze gelten)

• Erfüllung eines Vertrags mit dem Saloninhaber (Bereitstellung des SaaS-Dienstes).
• Berechtigtes Interesse (Sicherheit, Betrugsprävention, grundlegende Zuverlässigkeitsanalysen).
• Rechtliche Verpflichtung (zum Beispiel steuerliche / buchhalterische Aufzeichnungen zum Abonnement, sofern zutreffend).
• Wenn eine Einwilligung erforderlich ist (zum Beispiel bestimmte Marketingnachrichten), holen wir diese gesondert ein und Sie können sie widerrufen.

Für Daten über die Endkunden des Salons ist der Saloninhaber in der Regel Verantwortlicher, und Smartopol, LLC ist Auftragsverarbeiter, der nach den Anweisungen des Salons und dieser Erklärung handelt.

6. Mit wem wir Daten teilen

Wir teilen Daten nur mit Anbietern, die für den Betrieb von Termio erforderlich sind, und soweit anwendbar im Rahmen von Auftragsverarbeitungsverträgen:

• Hosting und Infrastruktur. Hosting der Anwendung und der Datenbank. Die Datenbank befindet sich in der Europäischen Union.
• Authentifizierung und E-Mail-Abläufe, die mit dem Konto verknüpft sind (Anmeldung, Verifizierung, Zurücksetzen).
• AI Agent (in der App: Termio). Wenn der Inhaber den KI-Agenten verwendet, werden die Frage und der Geschäftskontext dieses Salons (zum Beispiel Termine, Kunden, Team, erforderliche Notizen) in den Vereinigten Staaten verarbeitet. Ablauf: zuerst OpenRouter (Anfragerouting), dann Relace (Modellausführung). Wir speichern den Chatverlauf auf Termio-Servern. Diese Anbieter verwenden die Inhalte nicht zum Trainieren von Modellen. In der mobilen App fragt der KI-Agent vor dem ersten Senden nach einer ausdrücklichen Berechtigung; die Berechtigung kann in den Einstellungen widerrufen werden. Der KI-Agent sendet dann keine Daten vom Telefon mehr, bis sie erneut erteilt wird.
• Push-Benachrichtigungen. Das Token wird über Plattformkanäle (Apple, Google) übermittelt, damit eine Erinnerung das Gerät erreicht.
• Medien. Hochgeladene Dateien (Fotos, Videos) werden auf Servern in der Europäischen Union gespeichert.
• Abrechnung des Abonnements (Creem und zugehörige Zahlungsdienstleister) für Checkout und Abonnementstatus.
• Stabilität der mobilen App (Sentry). Functional Software GmbH, EU-Region (de.sentry.io). Absturz- und Diagnosedaten vom Telefon werden dorthin übermittelt und mit der Teammitglied-ID und der Salon-ID verknüpft, damit wir den Absturz beheben können. Kein Session Replay. Dieser Auftragsverarbeiter speichert keine IP-Adressen.

Wir können Daten offenlegen, wenn dies durch das Gesetz oder eine Gerichtsanordnung vorgeschrieben ist oder um die Rechte und die Sicherheit von Nutzern oder unser Eigentum zu schützen. Bei einer Fusion oder einem Verkauf des Geschäfts können Daten unter einer angemessenen Datenschutzpflicht auf den Nachfolger übergehen.

7. Internationale Übermittlungen

Der Betreiber ist in den Vereinigten Staaten registriert. Die primäre Datenbank befindet sich in der Europäischen Union. Medien werden auf Servern in der Europäischen Union gespeichert. Absturzberichte der mobilen App (Sentry) verbleiben in der EU-Region. Die KI-Verarbeitung (OpenRouter und Relace) findet in den Vereinigten Staaten statt. Andere Auftragsverarbeiter (zum Beispiel App-Hosting, Push, Abrechnung) können Daten in der EU, den USA oder anderen Ländern verarbeiten. Soweit erforderlich, stützen wir uns auf geeignete Übermittlungsmechanismen (zum Beispiel Standardvertragsklauseln) und Schutzmaßnahmen bei unseren Auftragsverarbeitern.

8. Wie lange wir Daten aufbewahren

• Daten eines aktiven Salons (einschließlich des KI-Chatverlaufs) werden aufbewahrt, solange das Konto besteht und die Daten für die Leistung benötigt werden.
• Softgelöschte Datensätze (beispielsweise Teammitglieder und Kunden) können zur Wiederherstellung und Integrität vorübergehend im System verbleiben und werden anschließend gemäß internen Fristen entfernt.
• Schließung eines Salons / Löschung eines Kontos: Wir löschen oder anonymisieren Daten innerhalb eines angemessenen Zeitraums, es sei denn, das Gesetz verlangt eine längere Aufbewahrung (beispielsweise für die Abrechnung).
• Protokolle und Sicherheitsaufzeichnungen: kürzere Fristen, es sei denn, ein Vorfall erfordert eine längere Aufbewahrung.

9. Sicherheit

Wir verwenden HTTPS, Zugriffskontrollen pro Salon (Multitenancy), Authentifizierung und technische Maßnahmen in unserer Infrastruktur. Kein System ist zu 100 % risikofrei. Melden Sie einen vermuteten Vorfall an support@smartopol.com.

10. Ihre Rechte

Je nach Rechtsordnung haben Sie möglicherweise das Recht:

• Einsicht in Ihre Daten zu verlangen, ihre Berichtigung oder Löschung zu verlangen;
• sofern zutreffend, eine Kopie Ihrer Daten (Export) zu verlangen;
• bestimmten Verarbeitungen zu widersprechen oder sie einzuschränken;
• Ihre Einwilligung zu widerrufen, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht.

Senden Sie Anfragen an support@smartopol.com. Wenn Sie Teammitglied oder Kunde eines Salons sind (nicht der Kontoinhaber), wenden Sie sich zuerst an den Inhaber des Salons. Wir können dem Salon helfen, die Anfrage zu bearbeiten.

Sie haben das Recht, bei der Aufsichtsbehörde in Ihrem Land eine Beschwerde einzulegen (in der EU: bei Ihrer lokalen Datenschutzbehörde; in Serbien: beim Beauftragten für die Information von öffentlicher Bedeutung und den Schutz personenbezogener Daten).

11. Kinder und Minderjährige

Termio ist ein Geschäftsprodukt (B2B). Es ist nicht für Kinder unter 16 Jahren bestimmt. Wir erheben wissentlich keine Daten von Minderjährigen zur Nutzung der Leistung.

12. Mobile Apps und App-Stores

Dieselben Regeln gelten für Termio im Web sowie unter Android / iOS (und zugehörigen Builds). In den Einträgen bei Google Play und im App Store ist diese URL als Datenschutzerklärung angegeben. Geräteberechtigungen (beispielsweise für Benachrichtigungen oder die Kamera, sofern für Medien verwendet) fordern wir nur an, wenn sie für eine Funktion benötigt werden, die Sie starten.

13. Cookies und ähnliche Technologien

Im Web verwenden wir notwendige Cookies / den lokalen Speicher für die Sitzung, Einstellungen (beispielsweise das Design) und Sicherheit. Wir setzen im Rahmen des Kernangebots keine Werbe-Tracker von Drittanbietern ein. Wenn wir weitere Analysen hinzufügen, aktualisieren wir diese Erklärung.

14. Änderungen

Wir können diese Erklärung aktualisieren. Das Datum oben auf der Seite zeigt die letzte Änderung. Wesentliche Änderungen können wir in der App oder per E-Mail an Kontoinhaber ankündigen. Wenn Sie die Leistung nach Änderungen weiter nutzen, akzeptieren Sie die aktualisierte Fassung, sofern das Gesetz nichts anderes vorschreibt.

15. Kontakt

Smartopol, LLC · Termio
E-Mail: support@smartopol.com
Adresse: 1111B S Governors Ave, Ste 97389, Dover, DE 19904, USA