Πολιτική απορρήτου

1. Ποιος επεξεργάζεται τα δεδομένα

Ο φορέας παροχής της υπηρεσίας Termio (ιστότοπος, API και εφαρμογές για κινητά) είναι:

Για ερωτήματα σχετικά με την ιδιωτικότητα, επικοινωνήστε στη διεύθυνση support@smartopol.com.

2. Τι είναι το Termio

Το Termio είναι λογισμικό B2B για σαλόνια και παρόμοιες επιχειρήσεις υπηρεσιών: κράτηση ραντεβού, πελάτες, ομάδα, υπηρεσίες, ειδοποιήσεις και ενσωματωμένος AI Agent. Ο ιδιοκτήτης του σαλονιού δημιουργεί τον λογαριασμό. Τα μέλη της ομάδας και τα δεδομένα των πελατών του σαλονιού καταχωρούνται σε αυτόν τον λογαριασμό.

3. Ποια δεδομένα επεξεργαζόμαστε

Ανάλογα με τον τρόπο χρήσης της υπηρεσίας, ενδέχεται να επεξεργαζόμαστε:

• Λογαριασμός και πρόσβαση: όνομα, email, σύνδεσμος σύνδεσης μέσω email ή σύνδεση με Google / Apple, ρόλος (ιδιοκτήτης, διαχειριστής, μέλος της ομάδας), συνεδρία / διακριτικό πρόσβασης.
• Στοιχεία σαλονιού: όνομα, ζώνη ώρας, ρυθμίσεις, ωράριο λειτουργίας, υπηρεσίες, τιμές, πόροι.
• Ομάδα: όνομα, χρώμα ημερολογίου, πρόγραμμα, απουσίες και στοιχεία επικοινωνίας, εάν τα καταχωρήσετε.
• Πελάτες σαλονιού: όνομα, τηλέφωνο, email, σημειώσεις, ιστορικό ραντεβού και δαπανών. Το σαλόνι καταχωρεί τα δεδομένα αυτά. Εμείς τα επεξεργαζόμαστε ως εκτελών την επεξεργασία για λογαριασμό του σαλονιού.
• Ραντεβού και λειτουργίες: ώρα, υπηρεσίες, κατάσταση, σημειώσεις, λίστα αναμονής και έξοδα, εάν τα καταγράφετε.
• AI Agent: το περιεχόμενο των μηνυμάτων συνομιλίας και το επιχειρηματικό περιβάλλον που διαβάζει ή γράφει ο Agent (για παράδειγμα, ραντεβού, πελάτες). Αποθηκεύουμε τα μηνύματα στον λογαριασμό σας για τη διατήρηση του ιστορικού συνομιλίας.
• Πολυμέσα: φωτογραφίες ή βίντεο που μεταφορτώνετε (για παράδειγμα, ως συνημμένα σε έναν πελάτη). Τα αρχεία αποθηκεύονται σε διακομιστές εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης.
• Συσκευή και ειδοποιήσεις: διακριτικό push, τύπος συσκευής, γλώσσα. Όταν η εφαρμογή για κινητά καταρρεύσει ή παρουσιάσει μη διαχειριζόμενο σφάλμα, στέλνουμε επίσης δεδομένα κατάρρευσης / διαγνωστικά (ίχνος στοίβας, έκδοση εφαρμογής, μοντέλο τηλεφώνου) που συνδέονται με το αναγνωριστικό μέλους της ομάδας και το αναγνωριστικό σαλονιού. Δεν στέλνουμε ονόματα, διευθύνσεις email ή τηλεφωνικούς αριθμούς πελατών ούτε στιγμιότυπα οθόνης.
• Χρέωση συνδρομής: κατάσταση συνδρομής, πρόγραμμα, αναγνωριστικά αναφοράς στον επεξεργαστή πληρωμών. Τα δεδομένα της κάρτας τα επεξεργάζεται ο επεξεργαστής πληρωμών. Δεν αποθηκεύουμε τον πλήρη αριθμό της κάρτας.
• Τεχνικά δεδομένα: διεύθυνση IP, ώρα αιτήματος, τύπος προγράμματος περιήγησης / έκδοση εφαρμογής, στον βαθμό που απαιτείται για την ασφάλεια και τη λειτουργία της υπηρεσίας.

4. Γιατί επεξεργαζόμαστε δεδομένα

• παροχή και συντήρηση της υπηρεσίας Termio (λογαριασμός, ημερολόγιο, CRM, συγχρονισμός μεταξύ ιστού και εφαρμογής για κινητά)·
• υποστήριξη με AI για τη λειτουργία του σαλονιού, βάσει των αιτημάτων και των ρυθμίσεων δικαιωμάτων σας·
• ειδοποιήσεις (push, email, ροές SMS που ξεκινάτε ή ενεργοποιείτε);
• χρέωση συνδρομής και πρόληψη απάτης;
• ασφάλεια, διαγνωστικά και συμμόρφωση με νομικές υποχρεώσεις.

Δεν πουλάμε προσωπικά δεδομένα σε τρίτους. Δεν χρησιμοποιούμε τα δεδομένα των πελατών του σαλονιού για διαφημίσεις τρίτων.

5. Νομική βάση (όπου ισχύει ο GDPR ή παρόμοιοι νόμοι)

• Εκτέλεση σύμβασης με τον ιδιοκτήτη του σαλονιού (παροχή της υπηρεσίας SaaS).
• Νόμιμο συμφέρον (ασφάλεια, πρόληψη απάτης, βασική ανάλυση αξιοπιστίας).
• Νομική υποχρέωση (για παράδειγμα, φορολογικές / λογιστικές καταγραφές της συνδρομής, όπου ισχύει).
• Όπου απαιτείται συναίνεση (για παράδειγμα, ορισμένα μηνύματα μάρκετινγκ), τη ζητάμε ξεχωριστά και μπορείτε να την ανακαλέσετε.

Για τα δεδομένα των τελικών πελατών του σαλονιού, ο ιδιοκτήτης του σαλονιού είναι συνήθως ο υπεύθυνος επεξεργασίας και η Smartopol, LLC ο εκτελών την επεξεργασία, ο οποίος ενεργεί βάσει των οδηγιών του σαλονιού και της παρούσας πολιτικής.

6. Με ποιον μοιράζουμε δεδομένα

Μοιράζουμε δεδομένα μόνο με παρόχους που είναι απαραίτητοι για τη λειτουργία του Termio, βάσει συμβάσεων επεξεργασίας δεδομένων όπου ισχύει:

• Φιλοξενία και υποδομή. Φιλοξενία εφαρμογής και βάσης δεδομένων. Η βάση δεδομένων βρίσκεται στην Ευρωπαϊκή Ένωση.
• Ροές ταυτοποίησης και email που συνδέονται με τον λογαριασμό (σύνδεση, επαλήθευση, επαναφορά).
• AI Agent (στην εφαρμογή: Termio). Όταν ο ιδιοκτήτης χρησιμοποιεί τον βοηθό AI, η ερώτηση και το επιχειρηματικό περιβάλλον του συγκεκριμένου σαλονιού (για παράδειγμα, ραντεβού, πελάτες, ομάδα, σημειώσεις όταν χρειάζονται) υποβάλλονται σε επεξεργασία στις Ηνωμένες Πολιτείες. Διαδρομή: πρώτα OpenRouter (δρομολόγηση αιτήματος), έπειτα Relace (εκτέλεση μοντέλου). Αποθηκεύουμε το ιστορικό συνομιλίας σε διακομιστές του Termio. Αυτοί οι πάροχοι δεν χρησιμοποιούν το περιεχόμενο για εκπαίδευση μοντέλων. Στην εφαρμογή για κινητά, ο βοηθός AI ζητά ρητή άδεια πριν από την πρώτη αποστολή δεδομένων. Η άδεια μπορεί να ανακληθεί στις Ρυθμίσεις και, στη συνέχεια, ο βοηθός AI σταματά να στέλνει δεδομένα από το τηλέφωνο έως ότου χορηγηθεί ξανά.
• Ειδοποιήσεις push. Το διακριτικό (token) διέρχεται από τα κανάλια της πλατφόρμας (Apple, Google), ώστε να φτάσει η υπενθύμιση στη συσκευή.
• Πολυμέσα. Τα μεταφορτωμένα αρχεία (φωτογραφίες, βίντεο) αποθηκεύονται σε διακομιστές εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης.
• Χρέωση συνδρομής (Creem και συνδεόμενοι επεξεργαστές πληρωμών) για την ολοκλήρωση της πληρωμής και την κατάσταση της συνδρομής.
• Σταθερότητα εφαρμογής για κινητά (Sentry). Functional Software GmbH, περιοχή ΕΕ (de.sentry.io). Τα δεδομένα κατάρρευσης και τα διαγνωστικά από το τηλέφωνο αποστέλλονται εκεί, συνδεδεμένα με το αναγνωριστικό μέλους της ομάδας και το αναγνωριστικό σαλονιού, ώστε να μπορούμε να διορθώσουμε το πρόβλημα. Δεν πραγματοποιείται Session Replay. Ο εν λόγω επεξεργαστής δεν αποθηκεύει διευθύνσεις IP.

Ενδέχεται να κοινοποιούμε δεδομένα εάν απαιτείται από τον νόμο ή δικαστική εντολή, ή για την προστασία των δικαιωμάτων και της ασφάλειας των χρηστών ή της περιουσίας μας. Σε περίπτωση συγχώνευσης ή πώλησης της επιχείρησης, τα δεδομένα ενδέχεται να μεταβιβαστούν στον διαδόχο, υπό την αντίστοιχη υποχρέωση προστασίας προσωπικών δεδομένων.

7. Διεθνείς μεταφορές

Ο φορέας είναι εγγεγραμμένος στις Ηνωμένες Πολιτείες. Η κύρια βάση δεδομένων βρίσκεται στην Ευρωπαϊκή Ένωση. Τα πολυμέσα αποθηκεύονται σε διακομιστές εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Οι αναφορές κατάρρευσης της εφαρμογής για κινητά (Sentry) παραμένουν στην περιοχή της ΕΕ. Η επεξεργασία AI (OpenRouter και Relace) πραγματοποιείται στις Ηνωμένες Πολιτείες. Άλλοι υποεπεξεργαστές (για παράδειγμα, φιλοξενία εφαρμογής, push, χρέωση) ενδέχεται να επεξεργάζονται δεδομένα στην ΕΕ, στις ΗΠΑ ή σε άλλες χώρες. Όπου απαιτείται, βασιζόμαστε σε κατάλληλους μηχανισμούς μεταφοράς (για παράδειγμα, τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες) και σε μέτρα προστασίας των υποεπεξεργαστών μας.

8. Για πόσο διατηρούμε τα δεδομένα

• Τα δεδομένα ενεργού σαλονιού (συμπεριλαμβανομένου του ιστορικού συνομιλιών AI) διατηρούνται όσο υφίσταται ο λογαριασμός και όσο είναι απαραίτητα για την υπηρεσία.
• Οι εγγραφές που έχουν διαγραφεί λογικά (για παράδειγμα μέλη της ομάδας, πελάτες) ενδέχεται να παραμένουν προσωρινά στο σύστημα για ανάκτηση και διαφύλαξη της ακεραιότητας και, στη συνέχεια, αφαιρούνται σύμφωνα με τις εσωτερικές προθεσμίες.
• Κλείσιμο σαλονιού / διαγραφή λογαριασμού: διαγράφουμε ή ανωνυμοποιούμε τα δεδομένα εντός εύλογου διαστήματος, εκτός από τις περιπτώσεις που ο νόμος απαιτεί μεγαλύτερο διάστημα διατήρησης (για παράδειγμα, τιμολόγηση).
• Αρχεία καταγραφής και ασφαλείας: μικρότερα διαστήματα, εκτός από περιστατικά που απαιτούν μεγαλύτερη διατήρηση.

9. Ασφάλεια

Χρησιμοποιούμε HTTPS, έλεγχο πρόσβασης ανά σαλόνι (πολλαπλή ενοικίαση), ταυτοποίηση και τεχνικά μέτρα στην υποδομή μας. Κανένα σύστημα δεν είναι 100% χωρίς κίνδυνο. Αναφέρετε τυχόν ύποπτο περιστατικό στη διεύθυνση support@smartopol.com.

10. Τα δικαιώματά σας

Ανάλογα με τη δικαιοδοσία σας, ενδέχεται να έχετε δικαίωμα να:

• ζητήσετε πρόσβαση στα δεδομένα σας, διόρθωσή τους ή διαγραφή τους·
• ζητήσετε αντίγραφο των δεδομένων σας (εξαγωγή), όπου εφαρμόζεται·
• εκφράσετε αντιρρήσεις ή περιορίσετε ορισμένες επεξεργασίες·
• ανακαλέσετε τη συναίνεσή σας, όταν η επεξεργασία βασίζεται σε συναίνεση.

Στείλτε τα αιτήματα στη διεύθυνση support@smartopol.com. Εάν είστε μέλος της ομάδας ή πελάτης σαλονιού (όχι ο κάτοχος του λογαριασμού), επικοινωνήστε πρώτα με τον ιδιοκτήτη του σαλονιού. Μπορούμε να βοηθήσουμε το σαλόνι να εκτελέσει το αίτημα.

Έχετε το δικαίωμα να υποβάλετε καταγγελία στην εποπτική αρχή της χώρας σας (στην ΕΕ: στην τοπική σας αρχή προστασίας δεδομένων· στη Σερβία: στον Επίτροπο για την Πληροφορία Δημόσιας Σημασίας και την Προστασία Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα).

11. Παιδιά και ανήλικοι

Το Termio είναι επαγγελματικό προϊόν (B2B). Δεν προορίζεται για παιδιά κάτω των 16 ετών. Δεν συλλέγουμε επίτηδες δεδομένα ανηλίκων για τη χρήση της υπηρεσίας.

12. Εφαρμογές για κινητά και καταστήματα εφαρμογών

Οι ίδιοι κανόνες ισχύουν για το Termio στον ιστό και σε Android / iOS (και σε συναφείς εκδόσεις). Οι καταχωρίσεις στα Google Play και App Store αναφέρουν αυτήν τη διεύθυνση URL ως πολιτική απορρήτου. Ζητάμε άδειες συσκευής (για παράδειγμα, ειδοποιήσεις ή κάμερα, εάν χρησιμοποιείται για πολυμέσα) μόνο όταν είναι απαραίτητες για μια λειτουργία που ξεκινάτε.

13. Cookies και παρόμοιες τεχνολογίες

Στον ιστό χρησιμοποιούμε απαραίτητα cookies / τοπική αποθήκευση για τη συνεδρία, τις προτιμήσεις (για παράδειγμα, το θέμα) και την ασφάλεια. Δεν τοποθετούμε διαφημιστικά εργαλεία παρακολούθησης τρίτων μερών ως μέρος της βασικής υπηρεσίας. Εάν προσθέσουμε περαιτέρω αναλυτικά εργαλεία, θα ενημερώσουμε αυτήν την πολιτική.

14. Αλλαγές

Ενδέχεται να ενημερώσουμε αυτήν την πολιτική. Η ημερομηνία στην κορυφή της σελίδας δείχνει την τελευταία αλλαγή. Ενδέχεται να ανακοινώσουμε σημαντικές αλλαγές μέσω της εφαρμογής ή μέσω email στους κατόχους λογαριασμών. Η συνέχιση χρήσης της υπηρεσίας μετά τις αλλαγές σημαίνει ότι αποδέχεστε την ενημερωμένη έκδοση, εκτός από τις περιπτώσεις που ο νόμος απαιτεί διαφορετικά.

15. Επικοινωνία

Smartopol, LLC · Termio
Email: support@smartopol.com
Διεύθυνση: 1111B S Governors Ave, Ste 97389, Dover, DE 19904, USA