Política de privacidad

1. Quién trata los datos

El operador del servicio Termio (sitio web, API y aplicaciones móviles) es:

Para cualquier pregunta sobre privacidad, escribe a support@smartopol.com.

2. Qué es Termio

Termio es software B2B para salones y negocios de servicios similares: reserva de citas, clientes, equipo, servicios, notificaciones y un Agente de IA integrado. El propietario del salón crea la cuenta; los miembros del equipo y los datos de los clientes del salón se introducen en esa cuenta.

3. Qué datos tratamos

Dependiendo de cómo utilices el servicio, podemos tratar:

• Cuenta y acceso: nombre, email, enlace mágico o inicio de sesión con Google / Apple, función (propietario, administrador, miembro del equipo), sesión / token.
• Datos del salón: nombre, zona horaria, ajustes, horario, servicios, precios, recursos.
• Equipo: nombre, color del calendario, horario, ausencias y datos de contacto si los introduces.
• Clientes del salón: nombre, teléfono, email, notas, historial de citas y gastos. El salón introduce estos datos; nosotros los tratamos como encargado por cuenta del salón.
• Citas y operaciones: hora, servicios, estado, notas, lista de espera y gastos si los registras.
• Agente de IA: el contenido de los mensajes del chat y el contexto empresarial que el Agente lee o escribe (por ejemplo, citas y clientes). Guardamos los mensajes en tu cuenta para mantener el historial de la conversación.
• Contenido multimedia: fotos o vídeos que subas (por ejemplo, adjuntos a un cliente). Los archivos se almacenan en servidores de la Unión Europea.
• Dispositivo y notificaciones: token push, tipo de dispositivo e idioma. Cuando la aplicación móvil se bloquea o genera un error no controlado, también enviamos datos de bloqueo / diagnóstico (traza de pila, versión de la aplicación y modelo del teléfono) vinculados al ID del miembro del equipo y al ID del salón. No enviamos nombres, emails ni teléfonos de clientes, ni capturas de pantalla.
• Facturación de la suscripción: estado de la suscripción, plan e identificadores de referencia en el procesador de pagos. El procesador de pagos trata los datos de la tarjeta; nosotros no almacenamos el número completo.
• Datos técnicos: dirección IP, hora de la solicitud, tipo de navegador / compilación de la aplicación, en la medida necesaria para la seguridad y el funcionamiento del servicio.

4. Por qué tratamos los datos

• prestar y mantener el servicio Termio (cuenta, calendario, CRM, sincronización entre la web y la aplicación móvil);
• prestar asistencia de IA para gestionar el salón, según tus solicitudes y la configuración de permisos;
• enviar notificaciones (flujos push, email y SMS que inicies o actives);
• gestionar la facturación de la suscripción y prevenir el fraude;
• garantizar la seguridad, realizar diagnósticos y cumplir las obligaciones legales.

No vendemos datos personales a terceros. No utilizamos los datos de los clientes del salón para publicidad de terceros.

5. Base jurídica (cuando se aplican el RGPD o leyes similares)

• Ejecución de un contrato con el propietario del salón (prestación del servicio SaaS).
• Interés legítimo (seguridad, prevención del fraude y análisis básicos de fiabilidad).
• Obligación legal (por ejemplo, registros fiscales / contables de la suscripción, cuando sea aplicable).
• Cuando sea necesario el consentimiento (por ejemplo, para ciertos mensajes de marketing), lo solicitamos por separado y puedes retirarlo.

Respecto a los datos de los clientes finales del salón, el propietario del salón suele ser el responsable del tratamiento y Smartopol, LLC, el encargado del tratamiento, que actúa siguiendo las instrucciones del salón y esta política.

6. Con quién compartimos los datos

Solo compartimos los datos con proveedores necesarios para que Termio funcione, mediante contratos de tratamiento de datos cuando sea aplicable:

• Alojamiento e infraestructura. Alojamiento de aplicaciones y bases de datos. La base de datos está en la Unión Europea.
• Autenticación y email vinculados a la cuenta (inicio de sesión, verificación y restablecimiento).
• Agente de IA (en la aplicación: Termio). Cuando el propietario utiliza el agente de IA, la pregunta y el contexto empresarial de ese salón (por ejemplo, citas, clientes, equipo y notas cuando sean necesarias) se tratan en Estados Unidos. El recorrido es el siguiente: primero OpenRouter (enrutamiento de solicitudes) y después Relace (ejecución del modelo). Guardamos el historial de la conversación en servidores de Termio. Estos proveedores no utilizan el contenido para entrenar modelos. En la aplicación móvil, el agente de IA solicita permiso explícito antes de enviar nada por primera vez; puedes revocarlo en Ajustes y el agente de IA dejará de enviar datos desde el teléfono hasta que se conceda de nuevo.
• Notificaciones push. El token pasa por los canales de las plataformas (Apple, Google) para que el recordatorio llegue al dispositivo.
• Contenido multimedia. Los archivos subidos (fotos y vídeos) se almacenan en servidores de la Unión Europea.
• Facturación de la suscripción (Creem y procesadores de pagos relacionados) para el pago y el estado de la suscripción.
• Estabilidad de la aplicación móvil (Sentry). Functional Software GmbH, región de la UE (de.sentry.io). Los datos de bloqueo y diagnóstico del teléfono se envían allí, vinculados al ID del miembro del equipo y al ID del salón, para que podamos corregir los bloqueos. No hay Session Replay. Este procesador no almacena direcciones IP.

Podemos divulgar datos si lo exige la ley o una orden judicial, o para proteger los derechos y la seguridad de los usuarios o nuestros bienes. En caso de fusión o venta del negocio, los datos podrán transferirse al sucesor, sujeto a una obligación de privacidad adecuada.

7. Transferencias internacionales

El operador está registrado en Estados Unidos. La base de datos principal está en la Unión Europea. El contenido multimedia se almacena en servidores de la Unión Europea. Los informes de bloqueos de la aplicación móvil (Sentry) permanecen en la región de la UE. El tratamiento de IA (OpenRouter y Relace) se realiza en Estados Unidos. Otros encargados del tratamiento (por ejemplo, alojamiento de aplicaciones, push y facturación) pueden tratar datos en la UE, EE. UU. u otros países. Cuando sea necesario, nos apoyamos en mecanismos adecuados de transferencia (por ejemplo, cláusulas contractuales tipo) y en medidas de protección de nuestros encargados del tratamiento.

8. Durante cuánto conservamos los datos

• Los datos de un salón activo (incluido el historial del chat de IA) se conservan mientras exista la cuenta y sean necesarios para prestar el servicio.
• Los registros eliminados de forma lógica (por ejemplo, miembros del equipo o clientes) pueden permanecer temporalmente en el sistema para permitir su recuperación y garantizar la integridad y, posteriormente, se eliminan conforme a los plazos internos.
• Cierre de un salón o eliminación de una cuenta: eliminamos o anonimizamos los datos en un plazo razonable, salvo cuando la ley exija conservarlos durante más tiempo (por ejemplo, para facturación).
• Registros de actividad y registros de seguridad: periodos más cortos, salvo en caso de incidente que requiera una conservación más larga.

9. Seguridad

Utilizamos HTTPS, control de acceso por salón (multiempresa), autenticación y medidas técnicas en nuestra infraestructura. Ningún sistema está libre de riesgos al 100 %; comunica cualquier incidente que sospeches a support@smartopol.com.

10. Tus derechos

En función de tu jurisdicción, puedes tener derecho a:

• solicitar el acceso a tus datos, su rectificación o su eliminación;
• solicitar una copia de tus datos (exportación) cuando corresponda;
• oponerte a determinados tratamientos o limitar su alcance;
• retirar tu consentimiento cuando el tratamiento se base en el consentimiento.

Envía las solicitudes a support@smartopol.com. Si eres un miembro del equipo o un cliente de un salón (y no el propietario de la cuenta), ponte primero en contacto con el propietario del salón; podemos ayudar al salón a tramitarla.

Tienes derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control de tu país (en la UE, ante la autoridad local de protección de datos; en Serbia, ante el Comisario para la Información de Importancia Pública y la Protección de Datos Personales).

11. Niños y menores

Termio es un producto empresarial (B2B). No está dirigido a menores de 16 años. No recopilamos deliberadamente datos de menores para utilizar el servicio.

12. Aplicaciones móviles y tiendas de aplicaciones

Las mismas reglas se aplican a Termio en la web y en Android / iOS (y las versiones relacionadas). En las fichas de Google Play y App Store se indica esta URL como política de privacidad. Solo solicitamos permisos del dispositivo (por ejemplo, notificaciones o la cámara, si se utiliza para contenido multimedia) cuando son necesarios para una función que inicias.

13. Cookies y tecnologías similares

En la web utilizamos las cookies y el almacenamiento local necesarios para la sesión, las preferencias (por ejemplo, el tema) y la seguridad. No incorporamos rastreadores publicitarios de terceros como parte del servicio principal. Si añadimos más herramientas de análisis, actualizaremos esta política.

14. Cambios

Podemos actualizar esta política. La fecha que aparece al principio de la página indica la última modificación. Podemos anunciar cambios importantes en la aplicación o por email a los propietarios de las cuentas. Seguir utilizando el servicio después de los cambios implica aceptar la versión actualizada, salvo que la ley exija lo contrario.

15. Contacto

Smartopol, LLC · Termio
Email: support@smartopol.com
Dirección: 1111B S Governors Ave, Ste 97389, Dover, DE 19904, USA