Privaatsuspoliitika

1. Kes töötleb andmeid

Teenuse Termio (veebisaidi, API ja mobiilirakenduste) operaator on:

Privaatsusega seotud küsimuste korral kirjuta aadressile support@smartopol.com.

2. Mis on Termio

Termio on B2B-tarkvara salongidele ja sarnastele teenindusettevõtetele: broneerimine, kliendid, meeskond, teenused, teavitused ja sisseehitatud AI Agent. Konto loob salongi omanik; meeskonnaliikmed ja salongi kliendiandmed sisestatakse selle konto piires.

3. Milliseid andmeid töötleme

Sõltuvalt teenuse kasutamisest võime töödelda:

• Konto ja juurdepääs: nimi, e-post, e-posti sisselogimislink või sisselogimine Google'i või Apple'iga, roll (omanik, administraator, meeskonnaliige), sessioon / token.
• Salongi andmed: nimi, ajavöönd, seaded, tööajad, teenused, hinnad, ressursid.
• Meeskond: nimi, kalendri värv, töögraafik, puudumised ja kontaktandmed, kui need sisestad.
• Salongi kliendid: nimi, telefon, e-post, märkused, broneeringute ja kulutuste ajalugu. Salong sisestab need andmed; me töötleme neid salongi nimel volitatud töötlejana.
• Broneeringud ja toimingud: kellaaeg, teenused, olek, märkused, ootenimekiri ning kulud, kui neid sisestad.
• AI Agent: vestlussõnumite sisu ja salongi andmed, mida Agent loeb või kirjutab (näiteks broneeringud, kliendid). Säilitame sõnumeid sinu kontol vestlusajaloo jaoks.
• Meedia: üleslaaditud fotod või videod (näiteks kliendiga seotud). Failid säilitatakse Euroopa Liidu serverites.
• Seade ja teavitused: push-token, seadmetüüp, keel. Kui mobiilirakendus jookseb kokku või annab käsitlemata vea, saadame ka kokkujooksmise ja diagnostika andmed (veajälg, rakenduse versioon, telefoni mudel), mis on seotud meeskonnaliikme ID ja salongi ID-ga. Me ei saada klientide nimesid, e-posti aadresse ega telefoninumbreid ega ekraanipilte.
• Tellimuse maksed: tellimuse olek, plaan, viitenumbrid makseteenuse pakkuja juures. Kaardiandmeid töötleb makseteenuse pakkuja; me ei salvesta täielikku kaardinumbrit.
• Tehnilised andmed: IP-aadress, päringu aeg, brauseri tüüp / rakenduse versioon ulatuses, mis on vajalik teenuse turvalisuseks ja toimimiseks.

4. Miks me andmeid töötleme

• Termio teenuse pakumine ja hooldamine (konto, kalender, CRM, sünkroonimine veebisaidi ja mobiilirakenduse vahel);
• AI-abi salongi juhtimisel sinu päringute ja lubade seadete alusel;
• teavitused (push-, e-posti- ja SMS-voogud, mille sina käivitad või lubad);
• tellimuse maksete töötlemine ja pettuse ennetamine;
• turvalisus, diagnostika ja seaduslike kohustuste täitmine.

Me ei müü isikuandmeid kolmandatele osapooltele. Me ei kasuta salongi klientide andmeid kolmandate osapoolte reklaamiks.

5. Õiguslik alus (kui kohaldub GDPR või sarnane seadusandlus)

• Lepingu täitmine salongiomanikuga (SaaS-teenuse osutamine).
• Õigustatud huvi (turvalisus, pettuse ennetamine, usaldusväärsuse põhiline analüüs).
• Õiguslik kohustus (näiteks tellimuse maksu- ja raamatupidamiskirjed, kui need kohalduvad).
• Kui nõutakse nõusolekut (näiteks teatud turundusteadete puhul), küsime seda eraldi ja saad nõusoleku tagasi võtta.

Salongi lõppklientide andmete puhul on salongi omanik tavaliselt vastutav töötleja ning Smartopol, LLC volitatud töötleja, kes tegutseb salongi juhiste ja selle poliitika alusel.

6. Kellega me andmeid jagame

Jagame andmeid ainult teenusepakkujatega, kes on Termio toimimiseks vajalikud, vajaduse korral andmetöötluslepingute alusel:

• Majutus ja infrastruktuur. Rakenduse ja andmebaasi majutus. Andmebaas asub Euroopa Liidus.
• Kontoga seotud autentimis- ja e-postivoogud (sisselogimine, kinnitamine, lähtestamine).
• AI Agent (rakenduses: Termio). Kui omanik kasutab AI-assistenti, töödeldakse küsimust ja selle salongi andmeid (näiteks broneeringud, kliendid, meeskond ja vajaduse korral märkused) Ameerika Ühendriikides. Andmed liiguvad esmalt OpenRouterisse (päringute suunamine) ja seejärel Relace’i (mudeli käitamine). Vestlusajaloo säilitame Termio serverites. Need teenusepakkujad ei kasuta sisu mudelite treenimiseks. Mobiilirakenduses küsib AI-assistent enne esimest andmete saatmist selleks eraldi luba. Loa saab seadetes tühistada ning AI-assistent lõpetab seejärel telefonist andmete saatmise, kuni luba on uuesti antud.
• Push-teavitused. Token liigub platvormikanalite (Apple, Google) kaudu, et meeldetuletus jõuaks seadmesse.
• Meedia. Üleslaaditud failid (fotod, videod) säilitatakse Euroopa Liidu serverites.
• Tellimuse maksed (Creem ja seotud makseteenuse pakkujad) makse vormistamiseks ja tellimuse oleku haldamiseks.
• Mobiilirakenduse stabiilsus (Sentry). Functional Software GmbH, EL-i piirkond (de.sentry.io). Telefonist saadetakse sinna kokkujooksmise ja diagnostika andmed, mis on seotud meeskonnaliikme ID ja salongi ID-ga, et saaksime vea parandada. Session Replay puudub. See töötleja ei salvesta IP-aadresse.

Võime andmeid avaldada, kui seadus või kohtumäärus seda nõuab või kasutajate õiguste ja ohutuse või meie vara kaitsmiseks. Ühinemise või ettevõtte müügi korral võivad andmed minna üle õigusjärglasele, kes on kohustatud tagama asjakohase andmekaitse.

7. Rahvusvaheline andmeedastus

Operaator on registreeritud Ameerika Ühendriikides. Peamine andmebaas asub Euroopa Liidus. Meedia säilitatakse Euroopa Liidu serverites. Mobiilirakenduse kokkujooksmisaruanded (Sentry) jäävad EL-i piirkonda. AI töötlemine (OpenRouter ja Relace) toimub Ameerika Ühendriikides. Teised alamtöötlejad (näiteks rakenduse majutus, push-teavitused ja maksed) võivad andmeid töödelda EL-is, USA-s või teistes riikides. Vajaduse korral tugineme sobivatele edastusmehhanismidele (näiteks standardsetele lepingutingimustele) ja alamtöötlejate kaitsemeetmetele.

8. Kui kaua säilitame andmeid

• Aktiivse salongi andmeid, sealhulgas AI-vestluse ajalugu, säilitatakse seni, kuni konto on olemas ja neid on teenuse jaoks vaja.
• Kustutatuks märgitud kirjed, näiteks meeskonnaliikmed ja kliendid, võivad taastamise ja terviklikkuse tagamiseks ajutiselt süsteemi jääda ning eemaldatakse seejärel sisemiste tähtaegade kohaselt.
• Salongi sulgemine või konto kustutamine: kustutame või anonümiseerime andmed mõistliku aja jooksul, välja arvatud juhul, kui seadus nõuab pikemat säilitamist, näiteks arveldusandmete puhul.
• Logid ja turvakirjed: lühemad säilitamistähtajad, välja arvatud juhtudel, mis nõuavad pikemat säilitamist.

9. Turvalisus

Kasutame HTTPS-i, salongipõhist juurdepääsukontrolli (mitme rentniku mudel), autentimist ning meie infrastruktuuri tehnilisi meetmeid. Ükski süsteem pole 100% riskivaba. Kahtlustatavast intsidendist teata aadressil support@smartopol.com.

10. Sinu õigused

Olenevalt sinu jurisdiktsioonist võib sul olla õigus:

• nõuda juurdepääsu oma andmetele, nende parandamist või kustutamist;
• nõuda oma andmete koopiat (eksport), kui see on kohaldatav;
• vastu seista teatud töötlemisele või piirata seda;
• võtta nõusolek tagasi, kui töötlemine põhineb nõusolekul.

Saada päringud aadressile support@smartopol.com. Kui oled salongi meeskonnaliige või klient, mitte konto omanik, võta esmalt ühendust salongi omanikuga. Me saame aidata salongil päringu täita.

Sul on õigus esitada kaebus oma riigi järelevalveasutusele (EL-is: kohalik andmekaitseasutus, Eestis Andmekaitse Inspektsioon; Serbias: avaliku teabe ja isikuandmete kaitse volinik).

11. Lapsed ja alaealised

Termio on äritoode (B2B). See ei ole mõeldud alla 16-aastastele lastele. Me ei kogu teadlikult alaealiste andmeid teenuse kasutamiseks.

12. Mobiilirakendused ja rakendustepoed

Samad reeglid kehtivad Termio veebiversioonile ning Androidi ja iOS-i rakendustele (ja nendega seotud versioonidele). Google Play ja App Store'i lehtedel on see URL märgitud privaatsuspoliitikana. Seadme lube (näiteks teavitused või kaamera, kui seda meedia jaoks kasutatakse) küsime ainult siis, kui neid on vaja sinu käivitatud funktsiooni jaoks.

13. Küpsised ja sarnased tehnoloogiad

Veebis kasutame seansi, eelistuste (näiteks teema) ja turvalisuse jaoks vajalikke küpsiseid ning kohalikku salvestusruumi. Põhiteenuse osana ei kasuta me kolmandate osapoolte reklaamijälgijaid. Kui lisame täiendava analüüsi, uuendame seda poliitikat.

14. Muudatused

Võime seda poliitikat uuendada. Lehe ülaosas olev kuupäev näitab viimast muudatust. Olulistest muudatustest võime teavitada rakenduses või e-postiga konto omanikke. Teenuse kasutamise jätkamine pärast muudatusi tähendab, et nõustud uuendatud versiooniga, välja arvatud juhul, kui seadus nõuab teisiti.

15. Kontakt

Smartopol, LLC · Termio
E-post: support@smartopol.com
Aadress: 1111B S Governors Ave, Ste 97389, Dover, DE 19904, USA