Tietosuojakäytäntö

1. Kuka käsittelee tiedot

Termio-palvelun (verkkosivusto, API ja mobiilisovellukset) ylläpitäjä on:

Tietosuojaa koskevat kysymykset voit lähettää osoitteeseen support@smartopol.com.

2. Mikä Termio on

Termio on salongeille ja vastaaville palvelualan yrityksille tarkoitettu B2B-ohjelmisto, jolla hoidetaan varauksia, asiakkaita, tiimiä, palveluita, ilmoituksia ja sisäänrakennettua AI Agentia. Salongin omistaja luo tilin, ja tiimin jäsenet sekä salongin asiakastiedot lisätään kyseisen tilin kautta.

3. Mitä tietoja käsittelemme

Palvelun käyttötavasta riippuen saatamme käsitellä seuraavia tietoja:

• Tili ja käyttöoikeus: nimi, sähköpostiosoite, kirjautumislinkki tai kirjautuminen Googlella / Applella, rooli (omistaja, ylläpitäjä, tiimin jäsen), istunto ja istuntotunnus.
• Salongin tiedot: nimi, aikavyöhyke, asetukset, työajat, palvelut, hinnat, resurssit.
• Tiimi: nimi, kalenteriväri, aikataulu, poissaolot ja yhteystiedot, jos syötät ne.
• Salongin asiakkaat: nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, muistiinpanot, varaus- ja ostohistoria. Salonki tallentaa nämä tiedot, ja me käsittelemme niitä henkilötietojen käsittelijänä salongin puolesta.
• Varaukset ja toiminta: aika, palvelut, tila, muistiinpanot, jonotuslista sekä kulut, jos tallennat ne.
• AI Agent: keskusteluviestien sisältö ja liiketoiminnan tiedot, jotka Agent lukee tai kirjoittaa (esimerkiksi varaukset, asiakkaat). Tallennamme viestit tilillesi, jotta keskusteluhistoria säilyy.
• Media: lataamasi kuvat tai videot (esimerkiksi asiakkaaseen liitettynä). Tiedostot tallennetaan Euroopan unionin palvelimille.
• Laite ja ilmoitukset: push-token, laitteen tyyppi, kieli. Kun mobiilisovellus kaatuu tai aiheuttaa käsittelemättömän virheen, lähetämme myös kaatumis- ja vianmääritystiedot (stack trace, sovelluksen versio, puhelimen malli), jotka on yhdistetty tiimin jäsenen tunnisteeseen ja salongin tunnisteeseen. Emme lähetä asiakkaiden nimiä, sähköpostiosoitteita tai puhelinnumeroita emmekä kuvakaappauksia.
• Tilauksen laskutus: tilauksen tila, paketti ja viitetunnukset maksupalvelussa. Korttitiedot käsittelee maksupalvelu, emmekä tallenna koko kortin numeroa.
• Tekniset tiedot: IP-osoite, pyynnön ajankohta, selaimen tyyppi / sovelluksen koontiversio siinä määrin kuin palvelun turvallisuus ja toiminta edellyttävät.

4. Miksi käsittelemme tietoja

• Termio-palvelun tarjoaminen ja ylläpito (tili, kalenteri, CRM, synkronointi verkkosivuston ja mobiilisovelluksen välillä);
• AI-apu salongin pyörittämisessä pyyntöjesi ja lupa-asetustesi perusteella;
• ilmoitukset (push-, sähköposti- ja SMS-viestit, jotka käynnistät tai otat käyttöön);
• tilauksen laskutus ja väärinkäytösten torjunta;
• turvallisuus, vianmääritys sekä lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen.

Emme myy henkilötietoja kolmansille osapuolille. Emme käytä salongin asiakkaiden tietoja kolmansien osapuolten mainontaan.

5. Oikeusperusta (kun GDPR tai vastaavat lait koskevat toimintaa)

• Sopimuksen täyttäminen salongin omistajan kanssa (SaaS-palvelun tarjoaminen).
• Oikeutettu etu (turvallisuus, väärinkäytösten torjunta, perustason luotettavuusanalyysit).
• Lakisääteinen velvoite (esimerkiksi tilaukseen liittyvät vero- ja kirjanpitotiedot, soveltuvin osin).
• Kun suostumusta tarvitaan (esimerkiksi tiettyihin markkinointiviesteihin), pyydämme sen erikseen, ja voit peruuttaa sen.

Salongin loppuasiakkaiden tietojen osalta salongin omistaja on yleensä rekisterinpitäjä ja Smartopol, LLC henkilötietojen käsittelijä, joka toimii salongin ohjeiden ja tämän tietosuojakäytännön mukaisesti.

6. Kenelle jakamme tietoja

Jaamme tietoja vain niiden palveluntarjoajien kanssa, joita Termion toiminta edellyttää, soveltuvin osin tietojenkäsittelysopimusten mukaisesti:

• Palvelinpalvelut ja infrastruktuuri. Sovelluksen ja tietokannan palvelinpalvelut. Tietokanta sijaitsee Euroopan unionissa.
• Tiliin liittyvät tunnistautuminen ja sähköpostiviestit (kirjautuminen, vahvistus, nollaus).
• AI Agent (sovelluksessa: Termio). Kun omistaja käyttää AI-avustajaa, kysymys ja kyseisen salongin liiketoiminnan tiedot (esimerkiksi varaukset, asiakkaat, tiimi ja tarvittaessa muistiinpanot) käsitellään Yhdysvalloissa. Käsittely kulkee seuraavasti: ensin OpenRouter (pyyntöjen reititys), sitten Relace (mallin suoritus). Keskusteluhistoria tallennetaan Termion palvelimille. Nämä palveluntarjoajat eivät käytä sisältöä mallien kouluttamiseen. Mobiilisovelluksessa AI-avustaja pyytää nimenomaisen luvan ennen ensimmäistä lähetystä. Luvan voi peruuttaa Asetuksissa, minkä jälkeen AI-avustaja lopettaa tietojen lähettämisen puhelimelta, kunnes lupa annetaan uudelleen.
• Push-ilmoitukset. Token välitetään alustakanavien (Apple, Google) kautta, jotta muistutus saavuttaa laitteen.
• Media. Ladatut tiedostot (kuvat, videot) tallennetaan Euroopan unionin palvelimille.
• Tilauksen laskutus (Creem ja siihen liittyvät maksupalvelut) maksutapahtumaa ja tilauksen tilaa varten.
• Mobiilisovelluksen vakaus (Sentry). Functional Software GmbH, EU-alue (de.sentry.io). Puhelimen kaatumis- ja vianmääritystiedot lähetetään sinne ja yhdistetään tiimin jäsenen tunnisteeseen ja salonin tunnisteeseen, jotta voimme korjata kaatumisen. Session Replay -toimintoa ei käytetä. Tämä käsittelijä ei säilytä IP-osoitteita.

Voimme luovuttaa tietoja, jos laki tai tuomioistuimen määräys sitä edellyttää tai jos se on tarpeen käyttäjien oikeuksien ja turvallisuuden tai omaisuutemme suojaamiseksi. Jos yritys fuusioidaan tai myydään, tiedot voivat siirtyä seuraajalle, jota sitovat samat tietosuojavelvoitteet.

7. Kansainväliset siirrot

Palveluoperaattori on rekisteröity Yhdysvalloissa. Ensisijainen tietokanta sijaitsee Euroopan unionissa. Media tallennetaan Euroopan unionin palvelimille. Mobiilisovelluksen kaatumisraportit (Sentry) säilyvät EU-alueella. AI-käsittely (OpenRouter ja Relace) tapahtuu Yhdysvalloissa. Muut alikäsittelijät (esimerkiksi sovelluksen hosting, push-ilmoitukset ja laskutus) voivat käsitellä tietoja EU:ssa, Yhdysvalloissa tai muissa maissa. Tarvittaessa käytämme asianmukaisia siirtomekanismeja (esimerkiksi vakiosopimuslausekkeita) ja alikäsittelijöiden suojatoimia.

8. Kuinka kauan säilytämme tietoja

• Aktiivisen salonin tiedot, AI-keskustelun historia mukaan lukien, säilytetään niin kauan kuin tili on olemassa ja niitä tarvitaan palveluun.
• Pehmeästi poistetut tietueet, esimerkiksi tiimin jäsenet ja asiakkaat, voivat jäädä väliaikaisesti järjestelmään niiden palauttamista ja eheyyden varmistamista varten. Ne poistetaan sitten sisäisten määräaikojen mukaisesti.
• Salongin sulkeminen tai tilin poistaminen: poistamme tiedot tai anonymisoimme ne kohtuullisen ajan kuluessa, ellei laki vaadi pidempää säilytystä, esimerkiksi laskutuksen osalta.
• Lokit ja turvatietueet: lyhyemmät säilytysajat, lukuun ottamatta tapahtumia, jotka vaativat pidempää säilytystä.

9. Tietoturva

Käytämme HTTPS-yhteyksiä, salongikohtaista käyttöoikeuksien hallintaa (usean vuokraajan arkkitehtuuri), todennusta ja infrastruktuurin teknisiä suojatoimia. Mikään järjestelmä ei ole täysin riskitön. Ilmoita epäilemästäsi tietoturvatapahtumasta osoitteeseen support@smartopol.com.

10. Oikeutesi

Jurisdiktiosi mukaan sinulla voi olla oikeus:

• pyytää pääsyä tietoihisi, niiden oikaisua tai poistamista;
• pyytää kopiota tiedoistasi (tietojen siirto) soveltuvin osin;
• vastustaa tiettyä käsittelyä tai rajoittaa sitä;
• peruuttaa suostumuksesi, jos käsittely perustuu suostumukseen.

Lähetä pyynnöt osoitteeseen support@smartopol.com. Jos olet salonin tiimin jäsen tai asiakas etkä ole tilin omistaja, ota ensin yhteyttä salonin omistajaan. Voimme auttaa salonia toteuttamaan pyynnön.

Sinulla on oikeus tehdä valitus maasi valvontaviranomaiselle (EU:ssa paikalliselle tietosuojaviranomaiselle, Serbiassa Commissioner for Information of Public Importance and Personal Data Protection -viranomaiselle).

11. Lapset ja alaikäiset

Termio on yrityskäyttöön tarkoitettu (B2B) tuote. Sitä ei ole tarkoitettu alle 16-vuotiaille. Emme tietoisesti kerää alaikäisten tietoja palvelun käyttöä varten.

12. Mobiilisovellukset ja sovelluskaupat

Samat säännöt koskevat Termiota verkossa sekä Android- ja iOS-laitteilla (ja niihin liittyvissä versioissa). Google Playn ja App Storen sovellussivuilla tämä URL-osoite on ilmoitettu tietosuojakäytännöksi. Pyydämme laitteen käyttöoikeuksia (esimerkiksi ilmoituksiin tai kameraan, jos sitä käytetään mediaan) vain silloin, kun niitä tarvitaan käynnistämääsi toimintoon.

13. Evästeet ja vastaavat tekniikat

Verkossa käytämme välttämättömiä evästeitä ja paikallista tallennusta istuntoon, asetuksiin (esimerkiksi teemaan) ja turvallisuuteen. Emme käytä kolmansien osapuolten mainosseurantaa osana peruspalvelua. Jos lisäämme myöhemmin analytiikkatyökaluja, päivitämme tämän käytännön.

14. Muutokset

Voimme päivittää tätä käytäntöä. Sivun yläreunassa oleva päivämäärä ilmaisee viimeisimmän muutoksen. Voimme ilmoittaa merkittävistä muutoksista sovelluksessa tai sähköpostitse tilien omistajille. Palvelun käytön jatkaminen muutosten jälkeen tarkoittaa päivitetyn version hyväksymistä, ellei laki edellytä muuta.

15. Yhteystiedot

Smartopol, LLC · Termio
Sähköposti: support@smartopol.com
Osoite: 1111B S Governors Ave, Ste 97389, Dover, DE 19904, USA