Politique de confidentialité

1. Qui traite les données

L’opérateur du service Termio (site web, API et applications mobiles) est :

Pour toute question relative à la confidentialité, écrivez à support@smartopol.com.

2. Qu’est-ce que Termio

Termio est un logiciel B2B destiné aux salons et aux entreprises de services similaires : prise de rendez-vous, clients, équipe, prestations, notifications et agent IA intégré. Le propriétaire du salon crée le compte ; les membres de l’équipe et les données clients du salon sont saisis dans ce compte.

3. Les données que nous traitons

Selon la façon dont vous utilisez le service, nous pouvons traiter :

• Compte et accès : nom, e-mail, lien magique ou connexion via Google / Apple, rôle (propriétaire, administrateur, membre de l’équipe), session / jeton.
• Données du salon : nom, fuseau horaire, paramètres, horaires, prestations, prix, ressources.
• Équipe : nom, couleur du calendrier, planning, absences et coordonnées si vous les saisissez.
• Clients du salon : nom, téléphone, e-mail, notes, historique des rendez-vous et des dépenses. Le salon saisit ces données ; nous les traitons en tant que sous-traitant pour le compte du salon.
• Rendez-vous et opérations : heure, prestations, statut, notes, liste d’attente et dépenses si vous les enregistrez.
• Agent IA : contenu des messages du chat et contexte professionnel que l’Agent lit ou écrit (par exemple, rendez-vous, clients). Nous conservons les messages dans votre compte pour préserver l’historique des conversations.
• Médias : photos ou vidéos que vous téléversez (par exemple, jointes à un client). Les fichiers sont conservés sur des serveurs de l’Union européenne.
• Appareil et notifications : jeton push, type d’appareil, langue. En cas de plantage de l’application mobile ou d’erreur non gérée, nous envoyons également des données de plantage / diagnostics (trace d’appel, version de l’application, modèle du téléphone) associées à l’identifiant du membre de l’équipe et à celui du salon. Nous n’envoyons ni les noms, ni les e-mails, ni les numéros de téléphone des clients, ni les captures d’écran.
• Facturation de l’abonnement : statut de l’abonnement, formule, identifiants de référence chez le prestataire de paiement. Les données de la carte sont traitées par le prestataire de paiement ; nous ne conservons pas le numéro complet de la carte.
• Données techniques : adresse IP, heure de la requête, type de navigateur / version de l’application, dans la mesure nécessaire à la sécurité et au fonctionnement du service.

4. Pourquoi nous traitons les données

• fournir et maintenir le service Termio (compte, calendrier, CRM, synchronisation entre l’application web et l’application mobile) ;
• fournir une assistance IA pour gérer le salon, en fonction de vos demandes et paramètres d’autorisation ;
• envoyer des notifications (flux push, e-mail, SMS que vous lancez ou activez) ;
• facturer l’abonnement et prévenir la fraude ;
• assurer la sécurité, réaliser des diagnostics et respecter les obligations légales.

Nous ne vendons pas les données personnelles à des tiers. Nous n’utilisons pas les données des clients du salon pour de la publicité tierce.

5. Base juridique (lorsque le RGPD ou des lois similaires s’appliquent)

• Exécution d’un contrat avec le propriétaire du salon (fourniture du service SaaS).
• Intérêt légitime (sécurité, prévention de la fraude, analyses de fiabilité de base).
• Obligation légale (par exemple, registres fiscaux / comptables de l’abonnement, le cas échéant).
• Lorsque votre consentement est requis (par exemple, pour certains messages marketing), nous le demandons séparément et vous pouvez le retirer.

Pour les données concernant les clients finaux du salon, le propriétaire du salon est généralement le responsable du traitement et Smartopol, LLC le sous-traitant, agissant selon les instructions du salon et la présente politique.

6. Avec qui nous partageons les données

Nous partageons les données uniquement avec les prestataires nécessaires au fonctionnement de Termio, dans le cadre de contrats de traitement des données, le cas échéant :

• Hébergement et infrastructure. Hébergement de l’application et de la base de données. La base de données est située dans l’Union européenne.
• Authentification et e-mail associés au compte (connexion, vérification, réinitialisation).
• Agent IA (dans l’application : Termio). Lorsque le propriétaire utilise l’agent IA, la question et le contexte professionnel du salon concerné (par exemple, rendez-vous, clients, équipe et notes si nécessaire) sont traités aux États-Unis. Le parcours est le suivant : d’abord OpenRouter (routage des requêtes), puis Relace (exécution du modèle). Nous conservons l’historique des conversations sur les serveurs de Termio. Ces prestataires n’utilisent pas le contenu pour entraîner des modèles. Dans l’application mobile, l’agent IA demande une autorisation explicite avant le premier envoi de données ; vous pouvez révoquer cette autorisation dans les Paramètres. L’agent IA cesse alors d’envoyer des données depuis le téléphone jusqu’à ce que l’autorisation soit accordée à nouveau.
• Notifications push. Le jeton est transmis via les canaux des plateformes (Apple, Google) afin qu’un rappel parvienne sur l’appareil.
• Médias. Les fichiers téléversés (photos, vidéos) sont conservés sur des serveurs de l’Union européenne.
• Facturation de l’abonnement (Creem et prestataires de paiement associés) pour le paiement et le statut de l’abonnement.
• Stabilité de l’application mobile (Sentry). Functional Software GmbH, région UE (de.sentry.io). Les données de plantage et de diagnostic issues du téléphone y sont transmises, associées à l’identifiant du membre de l’équipe et à celui du salon, afin de corriger le plantage. Session Replay n’est pas utilisé. Ce sous-traitant ne conserve pas les adresses IP.

Nous pouvons communiquer des données lorsque la loi ou une ordonnance judiciaire l’exige, ou afin de protéger les droits et la sécurité des utilisateurs ou notre patrimoine. En cas de fusion ou de cession de l’activité, les données peuvent être transmises au successeur, sous réserve d’une obligation de confidentialité appropriée.

7. Transferts internationaux

L’opérateur est enregistré aux États-Unis. La base de données principale se trouve dans l’Union européenne. Les médias sont conservés sur des serveurs de l’Union européenne. Les rapports de plantage de l’application mobile (Sentry) restent dans la région de l’UE. Le traitement IA (OpenRouter et Relace) a lieu aux États-Unis. D’autres sous-traitants (par exemple pour l’hébergement de l’application, les notifications push et la facturation) peuvent traiter des données dans l’UE, aux États-Unis ou dans d’autres pays. Lorsque cela est nécessaire, nous nous appuyons sur des mécanismes de transfert appropriés (par exemple, des clauses contractuelles types) et sur les garanties de nos sous-traitants.

8. Durée de conservation des données

• Les données d’un salon actif, y compris l’historique des conversations avec l’IA, sont conservées tant que le compte existe et qu’elles sont nécessaires à la fourniture du service.
• Les enregistrements supprimés logiquement, par exemple ceux des membres de l’équipe et des clients, peuvent rester temporairement dans le système afin de permettre leur récupération et de préserver l’intégrité des données, puis sont supprimés selon les délais internes.
• Fermeture d’un salon / suppression d’un compte : nous supprimons ou anonymisons les données dans un délai raisonnable, sauf lorsque la loi impose une conservation plus longue, par exemple pour la facturation.
• Journaux et enregistrements de sécurité : durées de conservation plus courtes, sauf en cas d’incident nécessitant une conservation plus longue.

9. Sécurité

Nous utilisons HTTPS, un contrôle d’accès par salon (multitenant), une authentification et des mesures techniques sur notre infrastructure. Aucun système n’est totalement dépourvu de risques ; signalez tout incident suspect à l’adresse support@smartopol.com.

10. Vos droits

Selon votre pays de résidence, vous pouvez avoir le droit :

• de demander l’accès à vos données, leur rectification ou leur suppression ;
• de demander une copie de vos données (export), le cas échéant ;
• de vous opposer à certains traitements ou de les limiter ;
• de retirer votre consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci.

Envoyez vos demandes à l’adresse support@smartopol.com. Si vous êtes membre de l’équipe ou client d’un salon, sans être propriétaire du compte, contactez d’abord le propriétaire du salon ; nous pouvons aider le salon à traiter la demande.

Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle de votre pays (dans l’UE : votre autorité locale de protection des données ; en Serbie : le Commissaire à l’information d’intérêt public et à la protection des données à caractère personnel).

11. Enfants et mineurs

Termio est un produit professionnel (B2B). Il n’est pas destiné aux enfants de moins de 16 ans. Nous ne collectons pas sciemment les données de mineurs pour leur permettre d’utiliser le service.

12. Applications mobiles et boutiques d’applications

Les mêmes règles s’appliquent à Termio sur le web et sur Android / iOS, ainsi qu’aux versions associées. Les fiches Google Play et App Store indiquent cette URL comme politique de confidentialité. Nous demandons les autorisations de l’appareil, par exemple pour les notifications ou l’appareil photo s’il est utilisé pour les médias, uniquement lorsqu’elles sont nécessaires à une fonctionnalité que vous lancez.

13. Cookies et technologies similaires

Sur le web, nous utilisons les cookies et le stockage local nécessaires à la session, aux préférences, par exemple le thème, et à la sécurité. Nous n’intégrons pas de traceurs publicitaires tiers au service principal. Si nous ajoutons d’autres fonctions d’analyse, nous mettrons cette politique à jour.

14. Modifications

Nous pouvons mettre cette politique à jour. La date affichée en haut de la page indique la dernière modification. Nous pouvons annoncer les modifications importantes dans l’application ou par e-mail aux propriétaires de compte. En continuant à utiliser le service après ces modifications, vous acceptez la version actualisée, sauf si la loi en dispose autrement.

15. Contact

Smartopol, LLC · Termio
E-mail : support@smartopol.com
Adresse : 1111B S Governors Ave, Ste 97389, Dover, DE 19904, USA