Politika privatnosti

1. Tko obrađuje podatke

Operator usluge Termio (web stranica, API i mobilne aplikacije) je:

Za pitanja o privatnosti piši na support@smartopol.com.

2. Što je Termio

Termio je B2B softver za salone i slične uslužne poslovanje: zakazivanje termina, klijenti, tim, usluge, obavijesti i ugrađeni AI Agent. Vlasnik salona otvara račun; zaposlenici i podaci o klijentima salona unose se unutar tog računa.

3. Koje podatke obrađujemo

Ovisno o tome kako koristiš uslugu, možemo obrađivati:

• Račun i pristup: ime, e-pošta, magic link ili prijava putem Googlea / Applea, uloga (vlasnik, administrator, zaposlenik), sesija / token.
• Podaci o salonu: naziv, vremenska zona, postavke, radno vrijeme, usluge, cijene, resursi.
• Zaposlenici: ime, boja u kalendaru, raspored, odsutnosti i kontaktni podaci ako ih uneseš.
• Klijenti salona: ime, telefon, e-pošta, bilješke, povijest termina i potrošnje. Salon unosi ove podatke; mi ih obrađujemo kao obrađivač u ime salona.
• Termini i aktivnosti: vrijeme, usluge, status, bilješke, lista čekanja i troškovi ako ih evidentiraš.
• AI Agent: sadržaj poruka u chatu i poslovni kontekst koji Agent pročita ili upiše (primjerice termini, klijenti). Poruke čuvamo u tvom računu radi povijesti razgovora.
• Mediji: fotografije ili videozapise koje otpremiš (primjerice uz klijenta). Datoteke se čuvaju na poslužiteljima u Europskoj uniji.
• Uređaj i obavijesti: push token, vrsta uređaja, jezik. Kada se mobilna aplikacija ruši ili pojavi neočekivana pogreška, šaljemo i podatke o padu / dijagnostičke podatke (stos pogreške, verzija aplikacije, model telefona) povezane s ID-om zaposlenika i ID-om salona. Ne šaljemo imena, adrese e-pošte ni telefonske brojeve klijenata niti snimke zaslona.
• Naplata pretplate: status pretplate, plan, referentni ID-ovi kod pružatelja platnih usluga. Podatke kartice obrađuje pružatelj platnih usluga; mi ne čuvamo puni broj kartice.
• Tehnički podaci: IP adresa, vrijeme zahtjeva, vrsta preglednika / verzija aplikacije, u mjeri potrebnoj za sigurnost i funkcioniranje usluge.

4. Zašto obrađujemo podatke

• pružanje i održavanje usluge Termio (račun, kalendar, CRM, sinkronizacija weba i mobilne aplikacije);
• AI pomoć pri upravljanju salonom na temelju tvojih zahtjeva i postavki dopuštenja;
• obavijesti (push, e-pošta, SMS tokove koje pokreneš ili omogućiš);
• naplatu pretplate i sprečavanje prijevara;
• sigurnost, dijagnostiku i usklađenost sa zakonskim obvezama.

Ne prodajemo osobne podatke trećim osobama. Ne koristimo podatke klijenata salona za oglašavanje trećim stranama.

5. Pravna osnova (ako se primjenjuje GDPR ili slični propisi)

• Izvršenje ugovora s vlasnikom salona (pružanje SaaS usluge).
• Legitiman interes (sigurnost, sprečavanje prijevara, osnovna analitika pouzdanosti).
• Zakonska obveza (primjerice evidencija poreznih ili računovodstvenih podataka o pretplati, ako je primjenjivo).
• Ako je potreban pristanak (primjerice za određene marketinške poruke), tražimo ga zasebno i možeš ga povući.

Za podatke krajnjih klijenata salona vlasnik salona obično je rukovatelj, a Smartopol, LLC obrađivač koji postupa prema uputama salona i ovoj politici.

6. S kim dijelimo podatke

Podatke dijelimo samo s pružateljima potrebnima za rad Termija, prema ugovorima o obradi podataka kada je primjenjivo:

• Hosting i infrastruktura. Hosting aplikacije i baze podataka. Baza se nalazi u Europskoj uniji.
• Autentifikacija i e-pošta povezani s računom (prijava, verifikacija, ponovno postavljanje).
• AI Agent (u aplikaciji: Tara). Kada vlasnik koristi Taru, pitanje i poslovni kontekst tog salona (primjerice termini, klijenti, tim, bilješke kada su potrebne) obrađuju se u Sjedinjenim Američkim Državama. Putanja: najprije OpenRouter (routiranje zahtjeva), zatim Relace (izvršavanje modela). Povijest razgovora čuvamo na Termio poslužiteljima. Ti pružatelji ne koriste sadržaj za treniranje modela. U mobilnoj aplikaciji Tara prije prve slike traži izričito dopuštenje; dopuštenje možeš opozvati u Postavkama, nakon čega Tara prestaje slati podatke s telefona dok ga ponovno ne odobriš.
• Push obavijesti. Token prolazi kroz platformske kanale (Apple, Google) kako bi podsjetnik stigao na uređaj.
• Mediji. Otpremljene datoteke (fotografije, videozapisi) čuvaju se na poslužiteljima u Europskoj uniji.
• Naplata pretplate (Creem i povezani pružatelji platnih usluga) za dovršetak kupnje i status pretplate.
• Stabilnost mobilne aplikacije (Sentry). Functional Software GmbH, EU regija (de.sentry.io). Podaci o padovima i dijagnostika s telefona šalju se tamo, povezani s ID-om zaposlenika i ID-om salona, kako bismo mogli ispraviti pad. Nema Session Replay. Ovaj pružatelj ne pohranjuje IP adrese.

Podatke možemo otkriti ako to zahtijeva zakon ili sudski nalog ili radi zaštite prava i sigurnosti korisnika ili naše imovine. U slučaju spajanja ili prodaje poslovanja podaci mogu preći na nasljednika uz odgovarajuću obvezu privatnosti.

7. Međunarodni prijenosi

Operator je registriran u Sjedinjenim Američkim Državama. Glavna baza podataka nalazi se u Europskoj uniji. Mediji se čuvaju na poslužiteljima u Europskoj uniji. Izvještaji o padovima mobilne aplikacije (Sentry) ostaju u EU regiji. Obrada umjetne inteligencije (OpenRouter i Relace) odvija se u Sjedinjenim Američkim Državama. Drugi podizvođači (primjerice hosting aplikacije, push, naplata) mogu obrađivati podatke u EU-u, SAD-u ili drugim zemljama. Ako je potrebno, oslanjamo se na odgovarajuće mehanizme prijenosa (primjerice standardne ugovorne klauzule) i zaštitne mjere kod podizvođača.

8. Koliko dugo čuvamo podatke

• Podaci aktivnog salona, uključujući povijest razgovora s AI-jem, čuvaju se dok postoji račun i dok su potrebni za pružanje usluge.
• Trajno izbrisani zapisi, primjerice zaposlenici i klijenti, mogu privremeno ostati u sustavu radi oporavka i očuvanja integriteta, nakon čega se uklanjaju prema internim rokovima.
• Zatvaranje salona ili brisanje računa: podatke brišemo ili anonimiziramo u razumnom roku, osim kada zakon zahtijeva dulje čuvanje, primjerice u slučaju naplate.
• Zapisi dnevnika i sigurnosni zapisi: kraća razdoblja, osim za incident koji zahtijeva dulje čuvanje.

9. Sigurnost

Koristimo HTTPS, kontrolu pristupa po salonu s višenajskim korisnicima, autentifikaciju i tehničke mjere na našoj infrastrukturi. Nijedan sustav nije stopostotno bez rizika; sumnju na incident prijavite na support@smartopol.com.

10. Vaša prava

Ovisno o Vašoj jurisdikciji, imate pravo:

• zatražiti pristup svojim podacima, njihovu ispravak ili brisanje;
• zatražiti kopiju svojih podataka, odnosno izvoz podataka, kada je to primjenjivo;
• prigovoriti određenoj obradi ili je ograničiti;
• povući suglasnost kada se obrada temelji na suglasnosti.

Zahtjeve šaljite na support@smartopol.com. Ako ste zaposlenik ili klijent salona, a niste vlasnik računa, najprije se obratite vlasniku salona. Možemo pomoći salonu u izvršavanju zahtjeva.

Imate pravo podnijeti pritužbu nadzornom tijelu u svojoj zemlji, u EU-u lokalnom tijelu za zaštitu podataka, a u Srbiji Povjereniku za informiranje i zaštitu osobnih podataka.

11. Djeca i maloljetnici

Termio je poslovni proizvod B2B. Nije namijenjen djeci mlađoj od 16 godina. Namjerno ne prikupljamo podatke maloljetnika radi korištenja usluge.

12. Mobilne aplikacije i trgovine aplikacija

Ista pravila primjenjuju se na Termio na webu te na Androidu i iOS-u, uključujući povezane verzije. Ovi su navedeni kao URL politike privatnosti u opisima na Google Playu i App Storeu. Dozvole uređaja, primjerice za obavijesti ili kameru ako se koristi za medijske sadržaje, tražimo samo kada su potrebne za funkciju koju pokrenete.

13. Kolačići i slične tehnologije

Na webu koristimo nužne kolačiće i lokalnu pohranu za sesiju, postavke, primjerice temu, i sigurnost. Kao dio osnovne usluge ne postavljamo reklamne alate za praćenje trećih strana. Ako uvedemo dodatnu analitiku, ažurirat ćemo ovu politiku.

14. Izmjene

Možemo ažurirati ovu politiku. Datum na vrhu stranice prikazuje posljednju izmjenu. Bitne promjene možemo najaviti u aplikaciji ili e-poštom vlasnicima računa. Nastavak korištenja usluge nakon promjena znači da prihvaćate ažuriranu verziju, osim kada zakon zahtijeva drukčije.

15. Kontakt

Smartopol, LLC · Termio
E-pošta: support@smartopol.com
Adresa: 1111B S Governors Ave, Ste 97389, Dover, DE 19904, USA