Adatvédelmi szabályzat

1. Ki dolgozza fel az adatokat

A Termio szolgáltatás (weboldal, API és mobilalkalmazás) üzemeltetője:

Adatvédelmi kérdéseiddel a következő címre írhatsz: support@smartopol.com.

2. Mi a Termio

A Termio B2B szoftver szalonok és hasonló szolgáltató vállalkozások számára: időpontfoglalás, vendégek, csapat, szolgáltatások, értesítések és beépített AI Agent. A fiókot a szalon tulajdonosa hozza létre; a csapattagokat és a szalon vendégadatait ezen a fiókon belül rögzítik.

3. Milyen adatokat dolgozunk fel

Attól függően, hogyan használod a szolgáltatást, az alábbiakat dolgozhatjuk fel:

• Fiók és hozzáférés: név, e-mail-cím, magic link vagy bejelentkezés Google / Apple fiókkal, szerepkör (tulajdonos, admin, csapattag), munkamenet / token.
• A szalon adatai: név, időzóna, beállítások, nyitvatartás, szolgáltatások, árak, erőforrások.
• Csapat: név, naptár színe, beosztás, távollét, valamint az általad megadott elérhetőségek.
• A szalon vendégei: név, telefonszám, e-mail-cím, jegyzetek, időpont- és vásárlási előzmények. Ezeket az adatokat a szalon rögzíti; mi a szalon nevében, adatfeldolgozóként dolgozzuk fel őket.
• Időpontok és műveletek: idő, szolgáltatások, állapot, jegyzetek, várólista, valamint a kiadásaid, ha rögzíted őket.
• AI Agent: a csevegőüzenetek tartalma és az az üzleti környezet, amelyet az Agent olvas vagy ír (például időpontok, vendégek). Az üzeneteket a fiókodban tároljuk a beszélgetési előzmények megőrzése érdekében.
• Médiatartalmak: a feltöltött fényképek vagy videók (például egy vendéghez csatolva). A fájlok az Európai Unió szerverein tárolódnak.
• Eszköz és értesítések: push token, eszköztípus, nyelv. Ha a mobilalkalmazás összeomlik, vagy nem kezelt hibát okoz, a csapattag azonosítójához és a szalon azonosítójához kapcsolódó hibakeresési és diagnosztikai adatokat (stack trace, alkalmazásverzió, telefontípus) is elküldjük. A vendégek nevét, e-mail-címét, telefonszámát vagy képernyőképeit nem küldjük el.
• Előfizetés számlázása: az előfizetés állapota, csomag, hivatkozási azonosítók a fizetési szolgáltatónál. A kártyaadatokat a fizetési szolgáltató dolgozza fel; a teljes kártyaszámot nem tároljuk.
• Technikai adatok: IP-cím, kérés időpontja, böngészőtípus / alkalmazásverzió, a szolgáltatás biztonságához és működéséhez szükséges mértékben.

4. Miért dolgozzuk fel az adatokat

• a Termio szolgáltatás nyújtása és karbantartása (fiók, naptár, CRM, szinkronizálás a web és a mobilalkalmazás között);
• a szalon működtetéséhez szükséges AI-segítség, a kéréseid és az engedélybeállításaid alapján;
• értesítések (push, e-mail, SMS-folyamatok, amelyeket elindítasz vagy engedélyezel);
• előfizetés számlázása és a visszaélés megelőzése;
• biztonság, diagnosztika és a jogi kötelezettségek teljesítése.

Nem adunk el személyes adatokat harmadik feleknek. A szalon vendégadatait sem használjuk harmadik félnek szánt reklámokhoz.

5. Jogalap (ahol a GDPR vagy hasonló jogszabályok érvényesek)

• Szerződés teljesítése a szalon tulajdonosával (a SaaS-szolgáltatás nyújtása).
• Jogos érdek (biztonság, visszaélés megelőzése, alapvető megbízhatósági elemzések).
• Jogi kötelezettség (például az előfizetés adózási vagy számviteli nyilvántartása, ahol ez alkalmazandó).
• Ahol hozzájárulás szükséges (például egyes marketingüzenetekhez), azt külön kérjük, és vissza is vonhatod.

A szalon vendégeinek adatai tekintetében a szalon tulajdonosa általában az adatkezelő, a Smartopol, LLC pedig a szalon utasításai és ez a szabályzat alapján eljáró adatfeldolgozó.

6. Kivel osztjuk meg az adatokat

Az adatokat csak azokkal a szolgáltatókkal osztjuk meg, amelyekre a Termio működéséhez szükség van, ahol ez alkalmazandó, adatfeldolgozási szerződések alapján:

• Tárhelyszolgáltatás és infrastruktúra. Az alkalmazás és az adatbázis tárhelyezése. Az adatbázis az Európai Unióban található.
• A fiókhoz kapcsolódó hitelesítési és e-mail-folyamatok (bejelentkezés, ellenőrzés, visszaállítás).
• AI Agent (az alkalmazásban: Termio). Amikor a tulajdonos használja az AI-ügynököt, a kérdés és az adott szalon üzleti környezete (például időpontok, vendégek, csapat, szükség esetén jegyzetek) az Egyesült Államokban kerül feldolgozásra. Az útvonal: először az OpenRouter (kérések irányítása), majd a Relace (modell futtatása). A beszélgetési előzményeket a Termio szerverein tároljuk. Ezek a szolgáltatók nem használják a tartalmat modellek tanítására. A mobilalkalmazásban az AI-ügynök az első adatküldés előtt kifejezett engedélyt kér. Az engedély a Beállításokban visszavonható, és az AI-ügynök addig nem küld adatot a telefonról, amíg azt nem engedélyezed újra.
• Push értesítések. A token a platformcsatornákon (Apple, Google) keresztül jut el az eszközre, hogy az emlékeztető megérkezzen.
• Médiatartalmak. A feltöltött fájlokat (fényképek, videók) az Európai Unió szerverein tároljuk.
• Előfizetés számlázása (Creem és kapcsolódó fizetési szolgáltatók) a fizetési folyamat és az előfizetés állapotának kezeléséhez.
• A mobilalkalmazás stabilitása (Sentry). Functional Software GmbH, EU-régió (de.sentry.io). A telefonról származó hibajelentések és diagnosztikai adatok a csapattag azonosítójához és a szalon azonosítójához kapcsolódóan kerülnek ide, hogy javíthassuk az összeomlást. Nincs Session Replay. Ez a szolgáltató nem tárol IP-címeket.

Az adatokat kiadhatjuk, ha ezt törvény vagy bírósági végzés előírja, illetve a felhasználók jogainak és biztonságának vagy a vagyonunk védelmében szükséges. A vállalkozás egyesülése vagy értékesítése esetén az adatok a megfelelő adatvédelmi kötelezettség mellett a jogutódhoz kerülhetnek.

7. Nemzetközi adattovábbítás

Az üzemeltető az Egyesült Államokban van bejegyezve. Az elsődleges adatbázis az Európai Unióban található. A médiatartalmakat az Európai Unió szerverein tároljuk. A mobilalkalmazás összeomlásairól szóló jelentések (Sentry) az EU-régióban maradnak. Az AI-feldolgozás (OpenRouter és Relace) az Egyesült Államokban történik. Más alfeldolgozók (például alkalmazástárhelyezés, push, számlázás) az EU-ban, az USA-ban vagy más országokban is feldolgozhatják az adatokat. Ahol szükséges, megfelelő adattovábbítási mechanizmusokra (például standard szerződéses feltételekre) és alfeldolgozóinknál alkalmazott garanciákra támaszkodunk.

8. Mennyi ideig őrizzük az adatokat

• Az aktív szalon adatait (beleértve az AI-chat előzményeit) addig őrizzük, amíg a fiók létezik és amíg a szolgáltatáshoz szükség van rájuk.
• A visszaállítható módon törölt bejegyzések (például a csapattagoké és a vendégeké) a visszaállíthatóság és az adatok integritása érdekében átmenetileg a rendszerben maradhatnak, majd a belső határidők szerint eltávolítjuk őket.
• A szalon bezárása / a fiók törlése: észszerű időn belül töröljük vagy anonimizáljuk az adatokat, kivéve, ha a jog hosszabb megőrzést ír elő (például számlázás esetén).
• Naplók és biztonsági nyilvántartások: rövidebb megőrzési idő, kivéve az olyan incidenseket, amelyek hosszabb megőrzést igényelnek.

9. Biztonság

HTTPS-t, szalononkénti hozzáférés-szabályozást (több bérlős rendszert), hitelesítést és infrastruktúránkra vonatkozó technikai intézkedéseket használunk. Egyetlen rendszer sem kockázatmentes; a gyanús incidenseket jelezd a következő címen: support@smartopol.com.

10. A jogaid

Az illetékességi területedtől függően jogod lehet arra, hogy:

• hozzáférést kérj az adataidhoz, azok helyesbítését vagy törlését kérd;
• másolatot kérj az adataidról (exportálás), ahol ez alkalmazható;
• tiltakozz bizonyos adatkezelések ellen, vagy korlátozd azokat;
• vond vissza a hozzájárulásodat, ha az adatkezelés azon alapul.

A kérelmeket küldd a következő címre: support@smartopol.com. Ha egy szalon csapattagja vagy vendége vagy (nem a fiók tulajdonosa), először vedd fel a kapcsolatot a szalon tulajdonosával; segíthetünk a szalonnak a kérelem teljesítésében.

Jogod van panaszt tenni az országod felügyelő hatóságánál (az EU-ban: a helyi DPA-nál; Szerbiában: a Közérdekű Információ és Személyes Adatvédelem Biztosítójánál).

11. Gyermekek és kiskorúak

A Termio üzleti (B2B) termék. Nem 16 év alatti gyermekeknek szól. A szolgáltatás használata céljából nem gyűjtünk szándékosan kiskorúak adatait.

12. Mobilalkalmazások és alkalmazásáruházak

Ugyanezek a szabályok érvényesek a webes Termióra, valamint az Android / iOS (és kapcsolódó) alkalmazásverziókra. A Google Play és az App Store bejegyzései ezt az URL-t jelölik meg adatvédelmi szabályzatként. Az eszközök engedélyeit (például értesítésekhez, vagy a médiatartalmakhoz használt kamerához) csak akkor kérjük, amikor az általad elindított funkcióhoz szükségesek.

13. Sütik és hasonló technológiák

A weben a munkamenethez, a beállításokhoz (például a témához) és a biztonsághoz szükséges sütiket / helyi tárolót használunk. Az alapszolgáltatás részeként nem helyezünk el harmadik fél reklámkövetőit. Ha további analitikát vezetünk be, frissítjük ezt a szabályzatot.

14. Módosítások

Előfordulhat, hogy frissítjük ezt a szabályzatot. Az oldal tetején lévő dátum jelzi az utolsó módosítás időpontját. A jelentős változásokat az alkalmazásban vagy e-mailben jelezhetjük a fióktulajdonosoknak. A szolgáltatás módosítások utáni használata azt jelenti, hogy elfogadod a frissített verziót, kivéve, ha a jog másként rendelkezik.

15. Kapcsolat

Smartopol, LLC · Termio
E-mail: support@smartopol.com
Cím: 1111B S Governors Ave, Ste 97389, Dover, DE 19904, USA