Informativa sulla privacy

1. Chi tratta i dati

Il gestore del servizio Termio (sito web, API e app mobili) è:

Per domande sulla privacy scrivi a support@smartopol.com.

2. Che cos'è Termio

Termio è software B2B per saloni e attività di servizi simili: prenotazione di appuntamenti, clienti, team, servizi, notifiche e un AI Agent integrato. Il titolare del salone crea l'account; i membri del team e i dati dei clienti del salone vengono inseriti in tale account.

3. Quali dati trattiamo

A seconda di come usi il servizio, possiamo trattare:

• Account e accesso: nome, email, magic link o accesso con Google / Apple, ruolo (titolare, amministratore, membro del team), sessione / token.
• Dati del salone: nome, fuso orario, impostazioni, orari di lavoro, servizi, prezzi, risorse.
• Team: nome, colore del calendario, orario, assenze e contatti, se inseriti.
• Clienti del salone: nome, telefono, email, note, cronologia degli appuntamenti e delle spese. Il salone inserisce questi dati; noi li trattiamo come responsabile del trattamento per conto del salone.
• Appuntamenti e operazioni: orario, servizi, stato, note, lista d'attesa e spese, se registrate.
• AI Agent: il contenuto dei messaggi in chat e il contesto aziendale che l'Agent legge o scrive (ad esempio appuntamenti, clienti). Conserviamo i messaggi nel tuo account per mantenere la cronologia delle conversazioni.
• Contenuti multimediali: foto o video che carichi (ad esempio allegati a un cliente). I file vengono conservati su server nell'Unione europea.
• Dispositivo e notifiche: push token, tipo di dispositivo, lingua. Quando l'app mobile si blocca o genera un errore non gestito, inviamo anche dati relativi al blocco o alla diagnosi (stack trace, versione dell'app, modello del telefono) collegati all'ID del membro del team e all'ID del salone. Non inviamo nomi, email o numeri di telefono dei clienti, né schermate.
• Addebito dell'abbonamento: stato dell'abbonamento, piano, ID di riferimento presso il processore di pagamento. I dati della carta vengono trattati dal processore di pagamento; non conserviamo il numero completo della carta.
• Dati tecnici: indirizzo IP, orario della richiesta, tipo di browser / build dell'app, nella misura necessaria alla sicurezza e al funzionamento del servizio.

4. Perché trattiamo i dati

• erogazione e manutenzione del servizio Termio (account, calendario, CRM, sincronizzazione tra app web e mobile);
• assistenza IA per la gestione del salone, in base alle tue richieste e alle impostazioni delle autorizzazioni;
• notifiche (flussi push, email e SMS che avvii o attivi);
• addebito dell'abbonamento e prevenzione delle frodi;
• sicurezza, diagnostica e adempimento degli obblighi di legge.

Non vendiamo dati personali a terzi. Non utilizziamo i dati dei clienti del salone per la pubblicità di terzi.

5. Base giuridica (dove si applica il GDPR o normative simili)

• Esecuzione del contratto con il titolare del salone (erogazione del servizio SaaS).
• Interesse legittimo (sicurezza, prevenzione delle frodi, analisi di base dell'affidabilità).
• Obbligo legale (ad esempio registrazioni fiscali / contabili relative all'abbonamento, ove applicabili).
• Quando è necessario il consenso (ad esempio per determinati messaggi di marketing), lo richiediamo separatamente e puoi revocarlo.

Per i dati relativi ai clienti finali del salone, il titolare del salone è generalmente il titolare del trattamento, mentre Smartopol, LLC è il responsabile del trattamento, agendo secondo le istruzioni del salone e la presente informativa.

6. Con chi condividiamo i dati

Condividiamo i dati solo con i fornitori necessari al funzionamento di Termio, tramite accordi sul trattamento dei dati ove applicabili:

• Hosting e infrastruttura. Hosting dell'applicazione e del database. Il database si trova nell'Unione europea.
• Autenticazione ed email flussi collegati all'account (accesso, verifica, reimpostazione).
• AI Agent (nell'app: Termio). Quando il titolare usa l'agente AI, la domanda e il contesto aziendale del salone (ad esempio appuntamenti, clienti, team, note quando necessarie) vengono trattati negli Stati Uniti. Il percorso: prima OpenRouter (instradamento della richiesta), poi Relace (esecuzione del modello). Conserviamo la cronologia delle conversazioni sui server di Termio. Questi fornitori non utilizzano i contenuti per addestrare modelli. Nell'app mobile, l'agente AI chiede un'autorizzazione esplicita prima dell'invio iniziale; l'autorizzazione può essere revocata in Impostazioni e l'agente AI smette quindi di inviare dati dal telefono finché non viene concessa di nuovo.
• Notifiche push. Il token passa tramite i canali delle piattaforme (Apple, Google) affinché un promemoria raggiunga il dispositivo.
• Contenuti multimediali. I file caricati (foto, video) vengono conservati su server nell'Unione europea.
• Addebito dell'abbonamento (Creem e relativi processori di pagamento) per il checkout e lo stato dell'abbonamento.
• Stabilità dell'app mobile (Sentry). Functional Software GmbH, area UE (de.sentry.io). I dati relativi al blocco e alla diagnosi dal telefono vengono inviati lì, collegati all'ID del membro del team e all'ID del salone, per consentirci di correggere il blocco. Nessun Session Replay. Questo processore non conserva gli indirizzi IP.

Possiamo divulgare i dati se richiesto dalla legge o da un ordine giudiziario, o per proteggere i diritti e la sicurezza degli utenti o la nostra proprietà. In caso di fusione o vendita dell'attività, i dati possono passare al successore, nel rispetto di adeguate obbligazioni di privacy.

7. Trasferimenti internazionali

Il gestore è registrato negli Stati Uniti. Il database principale si trova nell'Unione europea. I contenuti multimediali vengono conservati su server nell'Unione europea. I report dei blocchi dell'app mobile (Sentry) restano nell'area UE. Il trattamento dell'IA (OpenRouter e Relace) avviene negli Stati Uniti. Altri subappaltatori (ad esempio hosting dell'app, push e addebito) possono trattare i dati nell'UE, negli Stati Uniti o in altri Paesi. Se necessario, ci avvaliamo di meccanismi di trasferimento adeguati (ad esempio clausole contrattuali standard) e delle garanzie previste dai nostri subappaltatori.

8. Per quanto tempo conserviamo i dati

• I dati di un salone attivo (inclusa la cronologia delle chat con l’AI) vengono conservati finché l’account esiste e per tutto il tempo necessario al servizio.
• I record eliminati logicamente (ad esempio, membri del team, clienti) possono rimanere temporaneamente nel sistema per consentirne il recupero e garantirne l’integrità, dopo di che vengono rimossi secondo i tempi previsti internamente.
• Chiusura di un salone / eliminazione di un account: eliminiamo o anonimizziamo i dati entro un ragionevole periodo di tempo, tranne nei casi in cui la legge ne richieda una conservazione più lunga (ad esempio, per la fatturazione).
• Log e registrazioni di sicurezza: periodi più brevi, salvo un incidente che richieda una conservazione più lunga.

9. Sicurezza

Utilizziamo HTTPS, controlli degli accessi per singolo salone (multi-tenant), autenticazione e misure tecniche sulla nostra infrastruttura. Nessun sistema è privo al 100% di rischi; segnala un sospetto incidente a support@smartopol.com.

10. I tuoi diritti

A seconda della tua giurisdizione, puoi avere il diritto di:

• richiedere l’accesso ai tuoi dati, la loro rettifica o la loro eliminazione;
• richiedere una copia dei tuoi dati (esportazione), ove applicabile;
• opporti a determinati trattamenti o limitarli;
• revocare il consenso quando il trattamento si basa sul consenso.

Invia le richieste a support@smartopol.com. Se sei un membro del team o un cliente di un salone (non il titolare dell’account), contatta prima il titolare del salone; possiamo aiutare il salone a soddisfare la richiesta.

Hai il diritto di presentare un reclamo all’autorità di controllo del tuo Paese (nell’UE: la tua autorità locale; in Serbia: il Commissario per l’informazione di pubblica importanza e la protezione dei dati personali).

11. Bambini e minori

Termio è un prodotto aziendale (B2B). Non è destinato ai bambini di età inferiore a 16 anni. Non raccogliamo consapevolmente dati di minori per l’utilizzo del servizio.

12. App mobili e app store

Le stesse regole si applicano a Termio sul web e su Android / iOS (e alle relative build). Le schede di Google Play e App Store indicano questo URL come informativa sulla privacy. Richiediamo le autorizzazioni del dispositivo (ad esempio, per le notifiche o la fotocamera, se utilizzata per i contenuti multimediali) solo quando sono necessarie per una funzione che avvii.

13. Cookie e tecnologie simili

Sul web utilizziamo cookie / local storage necessari per la sessione, le preferenze (ad esempio, il tema) e la sicurezza. Non inseriamo tracker pubblicitari di terze parti nel servizio principale. Se aggiungiamo ulteriori strumenti di analisi, aggiorneremo questa informativa.

14. Modifiche

Possiamo aggiornare questa informativa. La data in cima alla pagina indica l’ultima modifica. Possiamo annunciare modifiche importanti nell’app oppure via email ai titolari degli account. L’uso continuato del servizio dopo le modifiche comporta l’accettazione della versione aggiornata, salvo quanto diversamente richiesto dalla legge.

15. Contatti

Smartopol, LLC · Termio
Email: support@smartopol.com
Indirizzo: 1111B S Governors Ave, Ste 97389, Dover, DE 19904, USA