プライバシーポリシー

1. データを取り扱う者

Termioサービス（ウェブサイト、API、モバイルアプリ）の運営者は次のとおりです。

プライバシーに関するご質問はsupport@smartopol.comまでご連絡ください。

2. Termioとは

Termioは、サロンおよび類似のサービス事業者向けのB2Bソフトウェアです。予約管理、顧客管理、スタッフ管理、メニュー管理、通知、組み込みのAI Agentを備えています。アカウントはサロンオーナーが作成し、スタッフとサロンの顧客データはそのアカウント内に登録されます。

3. 取り扱うデータ

サービスのご利用方法により、次のデータを取り扱う場合があります。

• アカウントとアクセス：名前、メール、マジックリンク、Google / Appleによるサインイン、権限（オーナー、管理者、スタッフ）、セッション / トークン。
• サロンデータ：名前、タイムゾーン、設定、勤務時間、メニュー、価格、リソース。
• スタッフ：名前、カレンダーの色、スケジュール、休み、入力された場合の連絡先情報。
• サロンの顧客：名前、電話、メール、メモ、予約・利用履歴。これらのデータはサロンが入力し、当社はサロンに代わって処理者として取り扱います。
• 予約と業務：時間、メニュー、ステータス、メモ、キャンセル待ち、記録された経費。
• AI Agent：チャットメッセージの内容と、Agentが読み書きする業務コンテキスト（例：予約、顧客）。会話履歴を維持するため、メッセージはアカウントに保存されます。
• メディア：アップロードした画像または動画（例：顧客に添付したファイル）。ファイルは欧州連合のサーバーに保存されます。
• 端末と通知：プッシュトークン、端末の種類、言語。モバイルアプリがクラッシュまたは未処理のエラーを発生させた場合、スタッフIDとサロンIDに紐づくクラッシュ・診断データ（スタックトレース、アプリバージョン、端末モデル）も送信します。顧客の名前、メール、電話番号、スクリーンショットは送信しません。
• サブスクリプションの請求：サブスクリプションのステータス、プラン、決済処理会社での参照ID。カード情報は決済処理会社が処理し、当社はカード番号全体を保存しません。
• 技術データ：IPアドレス、リクエスト時刻、ブラウザの種類 / アプリビルド。サービスのセキュリティと運用のために必要な範囲に限定します。

4. データを取り扱う理由

• Termioサービスの提供と保守（アカウント、カレンダー、CRM、Webとモバイルアプリ間の同期）。
• お客様の要望と権限設定に基づく、サロン運営のためのAI支援。
• 通知（有効にした、または開始したプッシュ、メール、SMSフロー）。
• サブスクリプションの請求と不正防止。
• セキュリティ、診断、法令上の義務の遵守。

個人データを第三者に販売することはありません。サロンの顧客データを第三者広告に使用することはありません。

5. 法的根拠（GDPRまたは類似の法律が適用される場合）

• サロンオーナーとの契約の履行（SaaSサービスの提供）。
• 正当な利益（セキュリティ、不正防止、基本的な信頼性分析）。
• 法的義務（例：適用される場合、サブスクリプションの税務・会計記録）。
• 同意が必要な場合（例：特定のマーケティングメッセージ）、別途同意を求め、撤回できます。

サロンの最終顧客に関するデータでは、通常、サロンオーナーが管理者、Smartopol, LLCが処理者となり、サロンの指示および本ポリシーに基づいて処理します。

6. データの共有先

Termioの運用に必要なプロバイダーにのみデータを共有し、適用される場合にはデータ処理契約に基づいて共有します。

• ホスティングとインフラストラクチャ。アプリケーションとデータベースのホスティング。データベースは欧州連合にあります。
• アカウントに関連する認証とメールフロー（サインイン、確認、再設定）。
• AI Agent（アプリ内：Termio）。オーナーがAIエージェントを使用すると、その質問とサロンの業務コンテキスト（例：予約、顧客、スタッフ、必要に応じたメモ）は米国で処理されます。処理経路は、まずOpenRouter（リクエストのルーティング）、続いてRelace（モデルの実行）です。会話履歴はTermioのサーバーに保存されます。これらのプロバイダーが内容をモデルの学習に使用することはありません。モバイルアプリでは、AIエージェントは最初にデータを送信する前に明示的な許可を求めます。許可は「設定」で取り消すことができ、その場合、再び許可するまでAIエージェントは端末からのデータ送信を停止します。
• プッシュ通知。リマインダーが端末に届くよう、トークンはApple、Googleのプラットフォームチャネル経由で送信されます。
• メディア。アップロードされたファイル（画像、動画）は欧州連合のサーバーに保存されます。
• サブスクリプションの請求（Creemおよび関連する決済処理者）によるチェックアウトとサブスクリプションのステータス管理。
• モバイルアプリの安定性（Sentry）。Functional Software GmbH、EUリージョン（de.sentry.io）。クラッシュを修正するため、端末からのクラッシュ・診断データがスタッフIDとサロンIDに紐づいて送信されます。Session Replayは行いません。この処理者はIPアドレスを保存しません。

法律や裁判所命令で求められる場合、または利用者の権利と安全、当方の財産を守るために、データを開示することがあります。事業体の合併または売却の場合は、適切なプライバシー保護義務を負う後継者にデータが移転することがあります。

7. 国際移転

運営者は米国に登録されています。主なデータベースは欧州連合にあります。メディアは欧州連合のサーバーに保存されます。モバイルアプリのクラッシュレポート（Sentry）はEUリージョンに保管されます。AI処理（OpenRouterとRelace）は米国で行われます。その他の再処理者（例：アプリホスティング、プッシュ、請求）は、EU、米国、または他の国でデータを処理する場合があります。必要な場合は、適切な移転メカニズム（例：標準契約条項）および再処理者の保護措置を活用します。

8. データの保存期間

• 稼働中のサロンのデータ（AIチャット履歴を含む）は、アカウントが存在し、サービスの提供に必要な限り保持されます。
• ソフト削除された記録（例：スタッフ、お客様）は、復旧と整合性の確保のため一時的にシステム内に保持され、その後、社内規定の期限に従って削除されます。
• サロンの閉鎖／アカウントの削除：法律によりより長い保存期間が求められる場合を除き（例：請求関連）、データを合理的な期間内に削除または匿名化します。
• ログおよびセキュリティ記録：より短い期間保持しますが、より長期の保持が必要なインシデントを除きます。

9. セキュリティ

HTTPS、サロン単位のアクセス制御（マルチテナント）、認証、およびインフラ上の技術的な保護策を使用しています。完全にリスクのないシステムは存在しません。インシデントが疑われる場合は、support@smartopol.comまでご報告ください。

10. お客様の権利

お住まいの法域により、次の権利を有する場合があります。

• ご自身のデータの閲覧、訂正または削除を請求する。
• 適用される場合、ご自身のデータの写し（エクスポート）を請求する。
• 特定のデータ処理に異議を申し立て、またはその処理を制限する。
• データ処理が同意に基づく場合、同意を取り消す。

請求はsupport@smartopol.comまでお送りください。サロンのスタッフまたはお客様で、アカウントオーナー以外の場合は、まずサロンオーナーへご連絡ください。当社は、サロンが請求を履行できるよう支援します。

お住まいの国の監督機関に苦情を申し立てる権利があります（EUの場合は現地DPA、セルビアの場合は「公益情報・個人データ保護コミッショナー」）。

11. 児童および未成年者

Termioは法人向け（B2B）製品です。16歳未満の児童を対象としていません。サービスの提供のために、未成年者のデータを意図的に収集することはありません。

12. モバイルアプリとストア

同じ規則は、ウェブ、Android／iOS（および関連ビルド）で使用するTermioに適用されます。Google PlayおよびApp Storeの掲載情報では、このURLがプライバシーポリシーとして記載されています。デバイス権限（例：通知、メディアに使用するカメラ）は、利用者が開始する機能に必要な場合にのみ要求します。

13. Cookieおよび類似技術

ウェブでは、セッション、プリファレンス（例：テーマ）およびセキュリティのために、必要なCookie／local storageを使用します。コアサービスの一部として、第三者の広告トラッカーを設置することはありません。追加の分析機能を導入する場合は、本プライバシーポリシーを更新します。

14. 変更

本ポリシーは更新される場合があります。ページ上部の日付は最終更新日を示します。重要な変更については、アプリまたはメールによりアカウントオーナーへお知らせする場合があります。変更後にサービスの利用を継続された場合、更新版に同意したものとみなされますが、法律が異なる内容を求める場合はこの限りではありません。

15. お問い合わせ

Smartopol, LLC · Termio
メール：support@smartopol.com
住所：1111B S Governors Ave, Ste 97389, Dover, DE 19904, USA