Privacybeleid

1. Wie verwerkt de gegevens

De exploitant van de Termio-dienst (website, API en mobiele apps) is:

Neem voor vragen over privacy contact op via support@smartopol.com.

2. Wat Termio is

Termio is B2B-software voor salons en vergelijkbare dienstverlenende bedrijven: afspraken maken, klanten, team, behandelingen, meldingen en een geïntegreerde AI Agent. De saloneigenaar maakt de account; teamleden en klantgegevens van de salon worden binnen die account ingevoerd.

3. Welke gegevens we verwerken

Afhankelijk van hoe je de dienst gebruikt, kunnen we het volgende verwerken:

• Account en toegang: naam, e-mailadres, magic link of aanmelden via Google / Apple, rol (eigenaar, beheerder, teamlid), sessie / token.
• Salongegevens: naam, tijdzone, instellingen, openingstijden, behandelingen, prijzen, resources.
• Team: naam, agenda kleur, rooster, afwezigheid en contactgegevens als je die invoert.
• Salonklanten: naam, telefoonnummer, e-mailadres, notities, afspraak- en uitgavengeschiedenis. De salon voert deze gegevens in; wij verwerken ze als verwerker namens de salon.
• Afspraken en activiteiten: tijd, behandelingen, status, notities, wachtlijst en kosten als je die vastlegt.
• AI Agent: de inhoud van chatberichten en de zakelijke context die de Agent leest of schrijft (bijvoorbeeld afspraken, klanten). We slaan berichten op in je account om de gespreksgeschiedenis te bewaren.
• Media: foto's of video's die je uploadt (bijvoorbeeld bij een klant). Bestanden worden op servers in de Europese Unie opgeslagen.
• Apparaat en meldingen: push-token, apparaattype, taal. Wanneer de mobiele app crasht of een niet-afgehandelde fout veroorzaakt, sturen we ook crash- en diagnostische gegevens (stacktrace, appversie, telefoonmodel) die gekoppeld zijn aan de ID van het teamlid en de ID van de salon. We sturen geen namen, e-mailadressen of telefoonnummers van klanten en geen schermafbeeldingen.
• Abonnementsfacturatie: abonnementsstatus, abonnement, referentie-ID's bij de betalingsverwerker. Kaartgegevens worden door de betalingsverwerker verwerkt; wij slaan het volledige kaartnummer niet op.
• Technische gegevens: IP-adres, aanvraagtijd, browsertype / app-build, voor zover nodig voor de beveiliging en werking van de dienst.

4. Waarom we gegevens verwerken

• het verlenen en onderhouden van de Termio-dienst (account, agenda, CRM, synchronisatie tussen web en mobiele app);
• AI-ondersteuning bij de bedrijfsvoering van de salon, op basis van je verzoeken en machtigingsinstellingen;
• meldingen (push-, e-mail- en SMS-stromen die je start of activeert);
• abonnementsfacturatie en fraudepreventie;
• beveiliging, diagnostiek en naleving van wettelijke verplichtingen.

We verkopen geen persoonsgegevens aan derden. We gebruiken de gegevens van salonklanten niet voor advertenties van derden.

5. Rechtsgrondslag (waar AVG of vergelijkbare wetten gelden)

• Uitvoering van een overeenkomst met de saloneigenaar (verlening van de SaaS-dienst).
• Gerechtvaardigd belang (beveiliging, fraudepreventie, eenvoudige betrouwbaarheidsanalyses).
• Wettelijke verplichting (bijvoorbeeld fiscale / boekhoudkundige administratie van het abonnement, indien van toepassing).
• Wanneer toestemming vereist is (bijvoorbeeld voor bepaalde marketingberichten), vragen we deze afzonderlijk en kun je deze intrekken.

Voor gegevens over de eindklanten van de salon is de saloneigenaar doorgaans de verwerkingsverantwoordelijke en Smartopol, LLC de verwerker, die handelt naar de instructies van de salon en deze policy.

6. Met wie we gegevens delen

We delen gegevens alleen met aanbieders die nodig zijn om Termio te laten werken, op basis van verwerkersovereenkomsten waar van toepassing:

• Hosting en infrastructuur. Hosting van applicaties en databases. De database bevindt zich in de Europese Unie.
• Authenticatie en e-mailstromen die aan de account zijn gekoppeld (aanmelden, verifiëren, opnieuw instellen).
• AI Agent (in de app: Termio). Wanneer de eigenaar de AI-agent gebruikt, worden de vraag en de zakelijke context van dat salon (bijvoorbeeld afspraken, klanten, team en indien nodig notities) in de Verenigde Staten verwerkt. De route verloopt via OpenRouter (routering van aanvragen) en vervolgens Relace (uitvoering van het model). We slaan de gespreksgeschiedenis op servers van Termio op. Deze aanbieders gebruiken de inhoud niet om modellen te trainen. In de mobiele app vraagt de AI-agent vóór de eerste verzending expliciet om toestemming. Je kunt die toestemming in Instellingen intrekken. De AI-agent stopt dan met het verzenden van gegevens vanaf de telefoon totdat je opnieuw toestemming geeft.
• Pushmeldingen. Het token wordt via platformkanalen (Apple, Google) verzonden, zodat een herinnering het apparaat bereikt.
• Media. Geüploade bestanden (foto's, video's) worden op servers in de Europese Unie opgeslagen.
• Abonnementsfacturatie (Creem en gerelateerde betalingsverwerkers) voor afrekenen en abonnementsstatus.
• Stabiliteit van de mobiele app (Sentry). Functional Software GmbH, EU-regio (de.sentry.io). Crash- en diagnostische gegevens van de telefoon worden daarheen verzonden, gekoppeld aan de ID van het teamlid en de ID van de salon, zodat we de crash kunnen verhelpen. Geen Session Replay. Deze verwerker slaat geen IP-adressen op.

We zullen gegevens verstrekken wanneer de wet of een gerechtelijk bevel dat vereist, of om de rechten en veiligheid van gebruikers of onze eigendommen te beschermen. Bij een fusie of verkoop van het bedrijf kunnen gegevens worden overgedragen aan de opvolger, met een passende privacyverplichting.

7. Internationale doorgifte

De exploitant is ingeschreven in de Verenigde Staten. De primaire database bevindt zich in de Europese Unie. Media wordt op servers in de Europese Unie opgeslagen. Crashrapporten van de mobiele app (Sentry) blijven in de EU-regio. AI-verwerking (OpenRouter en Relace) vindt plaats in de Verenigde Staten. Andere subverwerkers (bijvoorbeeld app-hosting, pushmeldingen en facturatie) kunnen gegevens verwerken in de EU, de VS of andere landen. Waar vereist, vertrouwen we op passende mechanismen voor doorgifte (bijvoorbeeld standaardcontractclausules) en waarborgen bij onze subverwerkers.

8. Hoe lang we gegevens bewaren

• Gegevens van een actieve salon, waaronder de AI-chatgeschiedenis, worden bewaard zolang het account bestaat en zolang ze nodig zijn voor de dienst.
• Soft-verwijderde records, bijvoorbeeld teamleden en klanten, kunnen tijdelijk in het systeem blijven voor herstel en integriteit en worden daarna verwijderd volgens interne termijnen.
• Sluiting van een salon of verwijdering van een account: we verwijderen of anonimiseren gegevens binnen een redelijke termijn, tenzij de wet een langere bewaartermijn vereist, bijvoorbeeld voor facturatie.
• Logboeken en beveiligingsrecords: kortere bewaartermijnen, tenzij een incident een langere bewaartermijn vereist.

9. Beveiliging

We gebruiken HTTPS, toegangsbeheer per salon voor meerdere tenants, authenticatie en technische maatregelen voor onze infrastructuur. Geen enkel systeem is 100% risicoloos; meld een vermoedelijk incident via support@smartopol.com.

10. Je rechten

Afhankelijk van je jurisdictie heb je mogelijk het recht om:

• inzage in je gegevens, correctie daarvan of verwijdering ervan aan te vragen;
• indien van toepassing een kopie van je gegevens aan te vragen (export);
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen of die te beperken;
• toestemming in te trekken wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd.

Stuur verzoeken naar support@smartopol.com. Als je teamlid of klant van een salon bent en niet de accounteigenaar, neem dan eerst contact op met de eigenaar van de salon; we kunnen de salon helpen het verzoek in behandeling te nemen.

Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder in je land (in de EU: je lokale DPA; in Servië: de Commissaris voor Informatie van Openbaar Belang en Bescherming van Persoonsgegevens).

11. Kinderen en minderjarigen

Termio is een zakelijk product (B2B). Het is niet bedoeld voor kinderen jonger dan 16 jaar. We verzamelen bewust geen gegevens van minderjarigen voor het gebruik van de dienst.

12. Mobiele apps en appstores

Dezelfde regels gelden voor Termio op het web en op Android en iOS, en voor gerelateerde builds. In de Google Play- en App Store-vermeldingen wordt deze URL genoemd als privacybeleid. We vragen alleen om apparaatmachtigingen, zoals voor meldingen of de camera als deze voor media wordt gebruikt, wanneer deze nodig zijn voor een functie die je start.

13. Cookies en vergelijkbare technologieën

Op het web gebruiken we noodzakelijke cookies en lokale opslag voor de sessie, voorkeuren, zoals het thema, en beveiliging. We plaatsen geen tracking van derden voor advertenties als onderdeel van de kerndienst. Als we aanvullende analytics toevoegen, werken we dit beleid bij.

14. Wijzigingen

We kunnen dit beleid bijwerken. De datum bovenaan de pagina toont de laatste wijziging. We kunnen belangrijke wijzigingen in de app of per e-mail aan accounteigenaren aankondigen. Als je de dienst na de wijzigingen blijft gebruiken, accepteer je de bijgewerkte versie, tenzij de wet anders vereist.

15. Contact

Smartopol, LLC · Termio
E-mail: support@smartopol.com
Adres: 1111B S Governors Ave, Ste 97389, Dover, DE 19904, USA