Polityka prywatności

1. Kto przetwarza dane

Operatorem usługi Termio (strona internetowa, API i aplikacje mobilne) jest:

W sprawach dotyczących prywatności pisz na support@smartopol.com.

2. Czym jest Termio

Termio to oprogramowanie B2B dla salonów i podobnych firm usługowych: rezerwowanie wizyt, klienci, pracownicy, usługi, powiadomienia i wbudowany AI Agent. Konto zakłada właściciel salonu, a dane pracowników i klientów salonu są wprowadzane w ramach tego konta.

3. Jakie dane przetwarzamy

W zależności od sposobu korzystania z usługi możemy przetwarzać:

• Konto i dostęp: imię, e-mail, magic link lub logowanie przez Google / Apple, rola (właściciel, administrator, pracownik), sesja / token.
• Dane salonu: nazwa, strefa czasowa, ustawienia, godziny pracy, usługi, ceny, zasoby.
• Pracownicy: imię, kolor w kalendarzu, harmonogram, nieobecności oraz dane kontaktowe, jeśli je wprowadzisz.
• Klienci salonu: imię, telefon, e-mail, notatki, historia wizyt i wydatków. Salon wprowadza te dane, a my przetwarzamy je jako podmiot przetwarzający w imieniu salonu.
• Wizyty i operacje: czas, usługi, status, notatki, lista oczekujących oraz wydatki, jeśli je zapisujesz.
• AI Agent: treść wiadomości czatu oraz kontekst biznesowy, który Agent odczytuje lub zapisuje (na przykład wizyty, klienci). Przechowujemy wiadomości na Twoim koncie, aby zachować historię rozmów.
• Media: przesłane zdjęcia lub filmy (na przykład dołączone do klienta). Pliki są przechowywane na serwerach w Unii Europejskiej.
• Urządzenie i powiadomienia: token push, typ urządzenia, język. Gdy aplikacja mobilna ulegnie awarii lub zgłosi nieobsłużony błąd, wysyłamy również dane o awarii i diagnostyczne (stos wyjątków, wersja aplikacji, model telefonu) powiązane z identyfikatorem pracownika i identyfikatorem salonu. Nie wysyłamy imion, adresów e-mail ani numerów telefonów klientów, ani zrzutów ekranu.
• Rozliczenia subskrypcji: status subskrypcji, plan, identyfikatory referencyjne u operatora płatności. Dane karty są przetwarzane przez operatora płatności, a my nie przechowujemy pełnego numeru karty.
• Dane techniczne: adres IP, czas żądania, typ przeglądarki / kompilacji aplikacji, w zakresie niezbędnym do bezpieczeństwa i działania usługi.

4. Dlaczego przetwarzamy dane

• świadczenie i utrzymanie usługi Termio (konto, kalendarz, CRM, synchronizacja między aplikacją internetową a mobilną);
• pomoc AI w prowadzeniu salonu, na podstawie Twoich zapytań i ustawień uprawnień;
• powiadomienia (push, e-mail, procesy SMS, które uruchamiasz lub włączasz);
• rozliczenia subskrypcji i zapobieganie oszustwom;
• bezpieczeństwo, diagnostyka oraz przestrzeganie obowiązków prawnych.

Nie sprzedajemy danych osobowych podmiotom trzecim. Nie wykorzystujemy danych klientów salonu do reklam w podmiotach trzecich.

5. Podstawa prawna (gdzie obowiązuje RODO lub podobne przepisy)

• Wykonanie umowy z właścicielem salonu (świadczenie usługi SaaS).
• Uzasadniony interes (bezpieczeństwo, zapobieganie oszustwom, podstawowa analiza niezawodności).
• Obowiązek prawny (na przykład zapisy podatkowe / księgowe dotyczące subskrypcji, jeśli mają zastosowanie).
• Jeżeli wymagana jest zgoda (na przykład na określone wiadomości marketingowe), prosimy o nią osobno, a Ty możesz ją wycofać.

W odniesieniu do danych klientów końcowych salonu właściciel salonu jest zazwyczaj administratorem danych, a Smartopol, LLC podmiotem przetwarzającym, działając na polecenie salonu i zgodnie z niniejszą polityką.

6. Z kim udostępniamy dane

Udostępniamy dane wyłącznie dostawcom niezbędnym do działania Termio, na podstawie umów powierzenia przetwarzania, jeśli mają zastosowanie:

• Hosting i infrastruktura. Hosting aplikacji i bazy danych. Baza danych znajduje się w Unii Europejskiej.
• Uwierzytelnianie i e-mail procesy związane z kontem (logowanie, weryfikacja, resetowanie).
• AI Agent (w aplikacji: Termio). Gdy właściciel korzysta z agenta AI, pytanie oraz kontekst biznesowy salonu (na przykład wizyty, klienci, pracownicy, w razie potrzeby notatki) są przetwarzane w Stanach Zjednoczonych. Ścieżka: najpierw OpenRouter (kierowanie żądań), następnie Relace (wykonywanie modelu). Historię rozmów przechowujemy na serwerach Termio. Dostawcy ci nie wykorzystują treści do trenowania modeli. W aplikacji mobilnej agent AI prosi o wyraźną zgodę przed pierwszym wysłaniem danych. Zgodę możesz cofnąć w Ustawieniach, a wtedy agent AI przestanie wysyłać dane z telefonu do czasu jej ponownego udzielenia.
• Powiadomienia push. Token jest przekazywany przez kanały platform (Apple, Google), aby przypomnienie dotarło do urządzenia.
• Media. Przesłane pliki (zdjęcia, filmy) są przechowywane na serwerach w Unii Europejskiej.
• Rozliczenia subskrypcji (Creem i powiązani operatorzy płatności) dotyczące płatności i statusu subskrypcji.
• Stabilność aplikacji mobilnej (Sentry). Functional Software GmbH, region UE (de.sentry.io). Dane o awariach i diagnostyczne z telefonu są tam przekazywane, powiązane z identyfikatorem pracownika i identyfikatorem salonu, abyśmy mogli usunąć awarię. Funkcja Session Replay nie jest używana. Ten operator nie przechowuje adresów IP.

Możemy ujawnić dane, jeśli wymagają tego prawo lub nakaz sądu, albo w celu ochrony praw i bezpieczeństwa użytkowników lub naszego mienia. W przypadku połączenia lub sprzedaży działalności dane mogą zostać przekazane następcy, przy zachowaniu odpowiedniego obowiązku w zakresie prywatności.

7. Międzynarodowe przekazywanie danych

Operator jest zarejestrowany w Stanach Zjednoczonych. Główna baza danych znajduje się w Unii Europejskiej. Media są przechowywane na serwerach w Unii Europejskiej. Raporty o awariach aplikacji mobilnej (Sentry) pozostają w regionie UE. Przetwarzanie AI (OpenRouter i Relace) odbywa się w Stanach Zjednoczonych. Inni podprzetwarzający (na przykład hostowanie aplikacji, powiadomienia push, rozliczenia) mogą przetwarzać dane w UE, USA lub innych krajach. Tam, gdzie jest to wymagane, korzystamy z odpowiednich mechanizmów przekazywania danych (na przykład standardowych klauzul umownych) oraz zabezpieczeń stosowanych przez naszych podprzetwarzających.

8. Jak długo przechowujemy dane

• Dane aktywnego salonu, w tym historia czatu AI, przechowujemy przez czas istnienia konta i przez czas, w którym są potrzebne do świadczenia usługi.
• Usunięte miękko wpisy, na przykład pracowników lub klientów, mogą tymczasowo pozostawać w systemie w celu ich odzyskania i zapewnienia spójności, a następnie są usuwane zgodnie z wewnętrznymi terminami.
• Zamknięcie salonu lub usunięcie konta: usuwamy lub anonimizujemy dane w rozsądnym terminie, z wyjątkiem przypadków, w których prawo wymaga dłuższego przechowywania, na przykład w celu rozliczeń.
• Logi i zapisy dotyczące bezpieczeństwa: krótsze okresy, z wyjątkiem incydentów wymagających dłuższego przechowywania.

9. Bezpieczeństwo

Używamy HTTPS, kontroli dostępu w każdym salonie osobno (wielodzierżawczości), uwierzytelniania oraz środków technicznych w naszej infrastrukturze. Żaden system nie jest całkowicie wolny od ryzyka. Podejrzenie incydentu zgłoś na adres support@smartopol.com.

10. Twoje prawa

W zależności od jurysdykcji możesz mieć prawo do:

• zażądania dostępu do swoich danych, ich poprawienia lub usunięcia;
• zażądania kopii swoich danych poprzez eksport, jeżeli przepisy mają do tego zastosowanie;
• zażądania sprzeciwu wobec określonego przetwarzania lub ograniczenia go;
• wycofania zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie.

Przesyłaj wnioski na adres support@smartopol.com. Jeśli jesteś pracownikiem salonu lub klientem salonu, a nie właścicielem konta, najpierw skontaktuj się z właścicielem salonu. Możemy pomóc salonowi realizować wniosek.

Masz prawo złożyć skargę do organu nadzorczego w swoim kraju, w UE do lokalnego organu ochrony danych, a w Serbii do Rzecznika ds. Informacji o Znaczeniu Publicznym i Ochrony Danych Osobowych.

11. Dzieci i osoby niepełnoletnie

Termio jest produktem biznesowym (B2B). Nie jest przeznaczony dla dzieci poniżej 16. roku życia. Nie zbieramy świadomie danych osób niepełnoletnich w celu korzystania z usługi.

12. Aplikacje mobilne i sklepy z aplikacjami

Te same zasady mają zastosowanie do Termio w przeglądarce oraz w systemach Android i iOS, w tym w powiązanych wersjach. W opisach aplikacji w Google Play i App Store ten adres URL jest wskazany jako polityka prywatności. Prosimy o uprawnienia dostępu do urządzenia, na przykład powiadomienia lub aparatu, jeśli jest używany do obsługi multimediów, tylko wtedy, gdy są potrzebne do funkcji, którą uruchamiasz.

13. Pliki cookie i podobne technologie

W przeglądarce używamy niezbędnych plików cookie i pamięci lokalnej do obsługi sesji, preferencji, na przykład motywu, oraz bezpieczeństwa. W ramach podstawowej usługi nie umieszczamy trackerów reklamowych podmiotów trzecich. Jeśli dodamy bardziej rozbudowaną analitykę, zaktualizujemy tę politykę.

14. Zmiany

Możemy aktualizować tę politykę. Data u góry strony wskazuje datę ostatniej zmiany. Istotne zmiany możemy ogłaszać w aplikacji lub wysyłać właścicielom kont wiadomością e-mail. Dalsze korzystanie z usługi po wprowadzeniu zmian oznacza akceptację zaktualizowanej wersji, z wyjątkiem przypadków, w których prawo wymaga inaczej.

15. Kontakt

Smartopol, LLC · Termio
E-mail: support@smartopol.com
Adres: 1111B S Governors Ave, Ste 97389, Dover, DE 19904, USA