Política de privacidade

1. Quem trata os dados

O operador do serviço Termio (site, API e aplicações móveis) é:

Para questões relacionadas com privacidade, escreva para support@smartopol.com.

2. O que é o Termio

O Termio é um software B2B para salões e empresas de serviços semelhantes: marcações, clientes, equipa, serviços, notificações e um Agente de IA integrado. O proprietário do salão cria a conta; os membros da equipa e os dados dos clientes do salão são introduzidos nessa conta.

3. Que dados tratamos

Dependendo da forma como utiliza o serviço, podemos tratar:

• Conta e acesso: nome, e-mail, ligação mágica ou início de sessão com Google / Apple, função (proprietário, administrador, membro da equipa), sessão / token.
• Dados do salão: nome, fuso horário, definições, horário de funcionamento, serviços, preços, recursos.
• Equipa: nome, cor no calendário, horário, ausência e contactos, caso os introduza.
• Clientes do salão: nome, telefone, e-mail, notas, histórico de marcações e despesas. O salão introduz estes dados; nós tratamo-los como subcontratante, por conta do salão.
• Marcação e operações: hora, serviços, estado, notas, lista de espera e despesas, caso as registe.
• Agente de IA: o conteúdo das mensagens de chat e o contexto empresarial que o Agente lê ou escreve (por exemplo, marcações, clientes). Guardamos as mensagens na sua conta para manter o histórico da conversa.
• Conteúdo multimédia: fotografias ou vídeos que carrega (por exemplo, anexados a um cliente). Os ficheiros são armazenados em servidores na União Europeia.
• Dispositivo e notificações: token push, tipo de dispositivo, idioma. Quando a aplicação móvel falha ou gera um erro não tratado, enviamos também dados de falha / diagnóstico (rastreio da pilha, versão da aplicação, modelo do telefone) associados ao ID do membro da equipa e ao ID do salão. Não enviamos nomes, endereços de e-mail ou números de telefone de clientes, nem capturas de ecrã.
• Faturação da subscrição: estado da subscrição, plano, IDs de referência no processamento de pagamentos. Os dados do cartão são tratados pelo subcontratante de pagamentos; não guardamos o número completo do cartão.
• Dados técnicos: endereço IP, hora do pedido, tipo de navegador / versão da aplicação, na medida necessária para a segurança e o funcionamento do serviço.

4. Por que tratamos os dados

• prestar e manter o serviço Termio (conta, calendário, CRM, sincronização entre a versão web e a aplicação móvel);
• prestar assistência de IA na gestão do salão, com base nos seus pedidos e definições de permissões;
• enviar notificações (fluxos push, e-mail e SMS que iniciar ou ativar);
• cobrar a subscrição e prevenir fraudes;
• assegurar a segurança, realizar diagnósticos e cumprir obrigações legais.

Não vendemos dados pessoais a terceiros. Não utilizamos os dados dos clientes do salão para publicidade de terceiros.

5. Fundamento jurídico (onde se aplicam o RGPD ou legislação semelhante)

• Execução de um contrato com o proprietário do salão (prestação do serviço SaaS).
• Interesse legítimo (segurança, prevenção de fraude, análise básica de fiabilidade).
• Obrigação legal (por exemplo, registos fiscais / contabilísticos da subscrição, quando aplicáveis).
• Quando é necessário obter consentimento (por exemplo, para determinadas mensagens de marketing), solicitamo-lo separadamente e pode retirá-lo.

Quanto aos dados dos clientes finais do salão, o proprietário do salão é normalmente o responsável pelo tratamento e a Smartopol, LLC é o subcontratante, agindo de acordo com as instruções do salão e esta política.

6. Com quem partilhamos os dados

Partilhamos dados apenas com prestadores necessários ao funcionamento do Termio, ao abrigo de contratos de tratamento de dados, quando aplicáveis:

• Alojamento e infraestrutura. Alojamento da aplicação e da base de dados. A base de dados está na União Europeia.
• Autenticação e fluxos de e-mail associados à conta (início de sessão, verificação, reposição).
• Agente de IA (na aplicação: Termio). Quando o proprietário utiliza o agente de IA, a pergunta e o contexto empresarial desse salão (por exemplo, marcações, clientes, equipa e notas, quando necessárias) são tratados nos Estados Unidos. O percurso é primeiro pelo OpenRouter (encaminhamento do pedido) e depois pela Relace (execução do modelo). Guardamos o histórico da conversa em servidores do Termio. Estes prestadores não utilizam o conteúdo para treinar modelos. Na aplicação móvel, o agente de IA solicita autorização explícita antes de enviar dados pela primeira vez. Pode revogar a autorização em Definições e, nesse caso, o agente de IA deixa de enviar dados do telefone até a autorização ser concedida novamente.
• Notificações push. O token é enviado através dos canais das plataformas (Apple, Google) para que o lembrete chegue ao dispositivo.
• Conteúdo multimédia. Os ficheiros carregados (fotografias, vídeos) são armazenados em servidores na União Europeia.
• Faturação da subscrição (Creem e subcontratantes de pagamentos relacionados) para pagamentos e estado da subscrição.
• Estabilidade da aplicação móvel (Sentry). Functional Software GmbH, região da UE (de.sentry.io). Os dados de falha e diagnóstico do telefone são enviados para este serviço, associados ao ID do membro da equipa e ao ID do salão, para que possamos corrigir a falha. Não há Session Replay. Este subcontratante não armazena endereços IP.

Podemos divulgar dados quando tal for exigido por lei ou por uma ordem judicial, ou para proteger os direitos e a segurança dos utilizadores ou os nossos bens. Em caso de fusão ou venda da empresa, os dados podem ser transferidos para a entidade sucessora, sujeita a uma obrigação de privacidade adequada.

7. Transferências internacionais

O operador está registado nos Estados Unidos. A base de dados principal está na União Europeia. O conteúdo multimédia é armazenado em servidores na União Europeia. Os relatórios de falhas da aplicação móvel (Sentry) permanecem na região da UE. O tratamento de IA (OpenRouter e Relace) tem lugar nos Estados Unidos. Outros subcontratantes (por exemplo, alojamento da aplicação, notificações push e faturação) podem tratar dados na UE, nos EUA ou noutros países. Sempre que necessário, recorremos a mecanismos adequados de transferência (por exemplo, cláusulas contratuais-tipo) e às garantias dos nossos subcontratantes.

8. Durante quanto tempo conservamos os dados

• Os dados de um salão ativo (incluindo o histórico de conversas com a IA) são conservados enquanto a conta existir e enquanto forem necessários para prestar o serviço.
• Os registos eliminados logicamente (por exemplo, membros da equipa, clientes) podem permanecer temporariamente no sistema para permitir a sua recuperação e garantir a integridade e são, subsequentemente, removidos de acordo com os prazos internos.
• Encerramento de um salão / eliminação de uma conta: eliminamos ou anonimizamos os dados dentro de um prazo razoável, exceto quando a lei exigir um período de conservação mais longo (por exemplo, para efeitos de faturação).
• Registos e registos de segurança: períodos mais curtos, exceto quando um incidente exigir uma conservação mais longa.

9. Segurança

Utilizamos HTTPS, controlo de acesso por salão (multilocatário), autenticação e medidas técnicas na nossa infraestrutura. Nenhum sistema está isento de riscos a 100%; comunique qualquer suspeita de incidente para support@smartopol.com.

10. Os seus direitos

Dependendo da sua jurisdição, pode ter o direito de:

• solicitar acesso, retificação ou eliminação dos seus dados;
• solicitar uma cópia dos seus dados (exportação), quando aplicável;
• opor-se a um determinado tratamento ou limitá-lo;
• retirar o consentimento, quando o tratamento se baseia no consentimento.

Envie os pedidos para support@smartopol.com. Se for membro da equipa ou cliente de um salão (e não o proprietário da conta), contacte primeiro o proprietário do salão; podemos ajudar o salão a responder ao pedido.

Tem o direito de apresentar uma reclamação à autoridade de controlo do seu país (na UE: a sua DPA local; na Sérvia: o Comissário para a Informação de Importância Pública e a Proteção de Dados Pessoais).

11. Crianças e menores

O Termio é um produto empresarial (B2B). Não se destina a crianças com menos de 16 anos. Não recolhemos conscientemente dados de menores para utilização do serviço.

12. Aplicações móveis e lojas de aplicações

Aplicam-se as mesmas regras ao Termio na web e no Android / iOS (e versões relacionadas). As listagens do Google Play e da App Store indicam este URL como política de privacidade. Só solicitamos permissões do dispositivo (por exemplo, notificações ou a câmara, se for utilizada para multimédia) quando forem necessárias para uma funcionalidade que inicia.

13. Cookies e tecnologias semelhantes

Na web, utilizamos cookies / armazenamento local necessários para a sessão, as preferências (por exemplo, o tema) e a segurança. Não colocamos rastreadores publicitários de terceiros como parte do serviço principal. Se adicionarmos mais análises, atualizaremos esta política.

14. Alterações

Podemos atualizar esta política. A data no topo da página indica a última alteração. Podemos anunciar alterações significativas na aplicação ou por e-mail aos proprietários de contas. Continuar a utilizar o serviço após as alterações significa que aceita a versão atualizada, exceto quando a lei exigir o contrário.

15. Contacto

Smartopol, LLC · Termio
E-mail: support@smartopol.com
Morada: 1111B S Governors Ave, Ste 97389, Dover, DE 19904, USA