Politica de confidențialitate

1. Cine procesează datele

Operatorul serviciului Termio (site web, API și aplicații mobile) este:

Pentru întrebări despre confidențialitate, scrieți la support@smartopol.com.

2. Ce este Termio

Termio este un software B2B pentru saloane și întreprinderi similare din sectorul serviciilor: programări, clienți, membri ai echipei, servicii, notificări și un agent AI integrat. Contul este creat de proprietarul salonului; membrii echipei și datele clienților salonului sunt introduse în acest cont.

3. Ce date procesăm

În funcție de modul în care utilizați serviciul, putem procesa:

• Cont și acces: nume, e-mail, link magic sau autentificare cu Google / Apple, rol (proprietar, administrator, membru al echipei), sesiune / token.
• Datele salonului: nume, fus orar, setări, program de lucru, servicii, prețuri, resurse.
• Echipa: nume, culoare în calendar, program, absențe și date de contact, dacă le introduceți.
• Clienții salonului: nume, telefon, e-mail, note, istoricul programărilor și al cheltuielilor. Salonul introduce aceste date; noi le procesăm în calitate de persoană împuternicită de operator, în numele salonului.
• Programări și operațiuni: ora, servicii, stare, note, listă de așteptare și cheltuieli, dacă le înregistrați.
• Agent AI: conținutul mesajelor din chat și contextul de afaceri pe care Agentul îl citește sau îl scrie (de exemplu, programări, clienți). Păstrăm mesajele în contul dumneavoastră pentru a menține istoricul conversației.
• Conținut media: fotografii sau înregistrări video pe care le încărcați (de exemplu, atașate unui client). Fișierele sunt stocate pe servere din Uniunea Europeană.
• Dispozitiv și notificări: token push, tipul dispozitivului, limba. Când aplicația mobilă se blochează sau afișează o eroare neprevăzută, trimitem și date privind blocarea și diagnosticarea (stack trace, versiunea aplicației, modelul telefonului), asociate cu ID-ul membrului echipei și ID-ul salonului. Nu trimitem nume, adrese de e-mail sau numere de telefon ale clienților, nici capturi de ecran.
• Facturarea abonamentului: starea abonamentului, planul, ID-urile de referință de la procesorul de plăți. Datele cardului sunt procesate de procesorul de plăți; nu stocăm numărul complet al cardului.
• Date tehnice: adresa IP, ora cererii, tipul browserului / versiunea aplicației, în măsura necesară pentru securitatea și funcționarea serviciului.

4. De ce procesăm datele

• furnizarea și întreținerea serviciului Termio (cont, calendar, CRM, sincronizarea între aplicația web și cea mobilă);
• asistență AI pentru desfășurarea activității salonului, pe baza cererilor dumneavoastră și a setărilor permisiunilor;
• notificări (fluxuri push, e-mail și SMS pe care le inițiați sau le activați);
• facturarea abonamentului și prevenirea fraudelor;
• securitate, diagnosticare și respectarea obligațiilor legale.

Nu vindem date cu caracter personal terților. Nu folosim datele clienților salonului pentru publicitatea terților.

5. Temei juridic (atunci când se aplică GDPR sau legi similare)

• Executarea unui contract cu proprietarul salonului (furnizarea serviciului SaaS).
• Interes legitim (securitate, prevenirea fraudelor, analiză de bază a fiabilității).
• Obligație legală (de exemplu, înregistrări fiscale / contabile privind abonamentul, acolo unde este cazul).
• În cazurile în care este necesar consimțământul (de exemplu, anumite mesaje de marketing), îl cerem separat și îl puteți retrage.

Pentru datele clienților finali ai salonului, proprietarul salonului este, de regulă, operatorul de date, iar Smartopol, LLC este persoana împuternicită de operator, acționând conform instrucțiunilor salonului și prezentei politici.

6. Cui dezvăluim datele

Dezvăluim date numai furnizorilor necesari pentru funcționarea Termio, în baza acordurilor de prelucrare a datelor, atunci când este aplicabil:

• Găzduire și infrastructură. Găzduirea aplicației și a bazei de date. Baza de date se află în Uniunea Europeană.
• Autentificare și e-mail pentru fluxurile asociate contului (autentificare, verificare, resetare).
• Agent AI (în aplicație: Termio). Când proprietarul folosește agentul AI, întrebarea și contextul de afaceri al salonului respectiv (de exemplu, programări, clienți, membri ai echipei, note, după caz) sunt procesate în Statele Unite. Traseul: mai întâi OpenRouter (rutarea cererilor), apoi Relace (executarea modelului). Păstrăm istoricul conversației pe serverele Termio. Acești furnizori nu folosesc conținutul pentru antrenarea modelelor. În aplicația mobilă, agentul AI solicită o permisiune explicită înainte de prima trimitere; permisiunea poate fi revocată în Setări, iar agentul AI nu mai trimite date de pe telefon până când permisiunea este acordată din nou.
• Notificări push. Tokenul este transmis prin canalele platformei (Apple, Google), astfel încât mementoul să ajungă pe dispozitiv.
• Conținut media. Fișierele încărcate (fotografii, înregistrări video) sunt stocate pe servere din Uniunea Europeană.
• Facturarea abonamentului (Creem și procesorii de plăți conexi) pentru finalizarea comenzii și starea abonamentului.
• Stabilitatea aplicației mobile (Sentry). Functional Software GmbH, regiunea UE (de.sentry.io). Datele privind blocările și diagnosticarea de pe telefon sunt transmise acolo, asociate cu ID-ul membrului echipei și ID-ul salonului, pentru a putea remedia blocarea. Nu există Session Replay. Această persoană împuternicită nu stochează adrese IP.

Putem dezvălui date dacă acest lucru este impus de lege sau de o hotărâre judecătorească, sau pentru a proteja drepturile și siguranța utilizatorilor ori proprietatea noastră. În cazul unei fuziuni sau al vânzării activității, datele pot fi transferate succesorului, sub rezerva unei obligații corespunzătoare de confidențialitate.

7. Transferuri internaționale

Operatorul este înregistrat în Statele Unite. Baza de date primară se află în Uniunea Europeană. Conținutul media este stocat pe servere din Uniunea Europeană. Rapoartele privind blocările aplicației mobile (Sentry) rămân în regiunea UE. Prelucrarea AI (OpenRouter și Relace) are loc în Statele Unite. Alți subprocesori (de exemplu, pentru găzduirea aplicației, notificările push și facturarea) pot procesa date în UE, SUA sau în alte țări. Atunci când este necesar, ne bazăm pe mecanisme adecvate de transfer (de exemplu, clauze contractuale standard) și pe garanțiile oferite de subprocesori.

8. Cât timp păstrăm datele

• Datele unui salon activ (inclusiv istoricul conversațiilor cu AI) sunt păstrate cât timp există contul și cât timp sunt necesare pentru furnizarea serviciului.
• Înregistrările șterse logic (de exemplu, cele despre membrii echipei și clienți) pot rămâne temporar în sistem pentru recuperare și integritate, apoi sunt eliminate conform termenelor interne.
• Închiderea unui salon / ștergerea unui cont: ștergem sau anonimizăm datele într-un termen rezonabil, cu excepția cazurilor în care legea impune păstrarea lor mai mult timp (de exemplu, pentru facturare).
• Jurnalele și înregistrările de securitate: perioade mai scurte, cu excepția incidentelor care impun păstrarea lor mai mult timp.

9. Securitate

Utilizăm HTTPS, controlul accesului separat pentru fiecare salon (arhitectură multi-tenant), autentificarea și măsuri tehnice pe infrastructura noastră. Niciun sistem nu este 100% fără riscuri; raportați orice incident suspectat la support@smartopol.com.

10. Drepturile dumneavoastră

În funcție de jurisdicția dumneavoastră, puteți avea dreptul să:

• solicitați accesul la datele dumneavoastră, corectarea sau ștergerea acestora;
• solicitați o copie a datelor dumneavoastră (export), dacă este aplicabil;
• vă opuneți anumitor prelucrări sau le restricționați;
• vă retrageți consimțământul atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ.

Trimiteți cererile la support@smartopol.com. Dacă sunteți membru al echipei sau client al unui salon (nu proprietarul contului), contactați mai întâi proprietarul salonului; putem ajuta salonul să îndeplinească cererea.

Aveți dreptul să depuneți o plângere la autoritatea de supraveghere din țara dumneavoastră (în UE: autoritatea locală pentru protecția datelor; în Serbia: Comisarul pentru Informații de Importanță Publică și Protecția Datelor cu Caracter Personal).

11. Copii și minori

Termio este un produs pentru afaceri (B2B). Nu este destinat copiilor sub 16 ani. Nu colectăm conștient date de la minori pentru utilizarea serviciului.

12. Aplicații mobile și magazine de aplicații

Aceleași reguli se aplică Termio pe web și pe Android / iOS (și versiunile conexe). Listările din Google Play și App Store indică acest URL drept politica de confidențialitate. Solicităm permisiunile dispozitivului (de exemplu, notificările sau camera, dacă este utilizată pentru conținut media) numai atunci când sunt necesare pentru o funcție pe care o porniți.

13. Cookie-uri și tehnologii similare

Pe web utilizăm cookie-uri / stocare locală necesare pentru sesiune, preferințe (de exemplu, temă) și securitate. Nu plasăm urmăritori publicitari terți ca parte a serviciului de bază. Dacă adăugăm analize suplimentare, vom actualiza această politică.

14. Modificări

Putem actualiza această politică. Data din partea de sus a paginii indică ultima modificare. Putem anunța modificările importante în aplicație sau prin e-mail proprietarilor de cont. Continuarea utilizării serviciului după modificări înseamnă că acceptați versiunea actualizată, cu excepția cazurilor în care legea prevede altfel.

15. Contact

Smartopol, LLC · Termio
E-mail: support@smartopol.com
Adresă: 1111B S Governors Ave, Ste 97389, Dover, DE 19904, USA