Zásady ochrany súkromia

1. Kto spracúva údaje

Prevádzkovateľom služby Termio (webovej stránky, API a mobilných aplikácií) je:

V prípade otázok týkajúcich sa súkromia sa obráťte na support@smartopol.com.

2. Čo je Termio

Termio je B2B softvér pre salóny a podobné obslužné podniky: rezervovanie termínov, klienti, tím, služby, notifikácie a zabudovaný AI Agent. Účet vytvorí majiteľ salónu; členovia tímu a údaje klientov salónu sa zadávajú v tomto účte.

3. Aké údaje spracúvame

V závislosti od toho, ako používate službu, môžeme spracúvať:

• Účet a prístup: meno, e-mail, magický odkaz alebo prihlásenie cez Google / Apple, rolu (majiteľ, administrátor, člen tímu), reláciu / token.
• Údaje salónu: názov, časové pásmo, nastavenia, pracovný čas, služby, ceny, zdroje.
• Tím: meno, farba v kalendári, rozvrh, neprítomnosť a kontaktné údaje, ak ich zadáte.
• Klienti salónu: meno, telefón, e-mail, poznámky, história termínov a výdavkov. Tieto údaje zadáva salón; spracúvame ich ako spracovateľ v jeho záujme.
• Termíny a činnosti: čas, služby, stav, poznámky, čakacia listina a výdavky, ak ich zaznamenávate.
• AI Agent: obsah správ v chate a obchodný kontext, ktorý Agent prečíta alebo do ktorého zapíše (napríklad termíny, klienti). Správy uchovávame vo vašom účte na zachovanie histórie konverzácie.
• Médiá: fotografie alebo videá, ktoré nahráte (napríklad priložené ku klientovi). Súbory sú uložené na serveroch v Európskej únii.
• Zariadenie a notifikácie: push token, typ zariadenia, jazyk. Keď sa mobilná aplikácia zastaví alebo vyskytne neošetrená chyba, odosielame aj údaje o zlyhaní / diagnostické údaje (stack trace, verzia aplikácie, model telefónu) prepojené s ID člena tímu a ID salónu. Neodosielame mená, e-mailové adresy ani telefónne čísla klientov ani snímky obrazovky.
• Fakturácia predplatného: stav predplatného, plán, referenčné ID u platobného procesora. Údaje karty spracúva platobný procesor; my neuchovávame celé číslo karty.
• Technické údaje: IP adresa, čas požiadavky, typ prehliadača / zostavenie aplikácie v rozsahu potrebnom na bezpečnosť a prevádzku služby.

4. Prečo spracúvame údaje

• poskytovanie a údržba služby Termio (účet, kalendár, CRM, synchronizácia medzi webom a mobilnou aplikáciou);
• AI pomoc pri prevádzke salónu na základe vašich požiadaviek a nastavení povolení;
• notifikácie (push, e-mail, SMS toky, ktoré spustíte alebo aktivujete);
• fakturácia predplatného a predchádzanie podvodom;
• bezpečnosť, diagnostika a dodržiavanie zákonných povinností.

Osobné údaje nepredávame tretím stranám. Údaje klientov salónu nepoužívame na reklamu pre tretie strany.

5. Právny základ (ak platí GDPR alebo podobné právne predpisy)

• Plnenie zmluvy s majiteľom salónu (poskytovanie služby SaaS).
• Oprávnený záujem (bezpečnosť, predchádzanie podvodom, základná analýza spoľahlivosti).
• Zákonná povinnosť (napríklad daňové / účtovné záznamy o predplatnom, ak sa uplatňujú).
• Ak sa vyžaduje súhlas (napríklad na určité marketingové správy), vyžiadame ho samostatne a môžete ho odvolať.

Za údaje o koncových klientoch salónu je spravidla prevádzkovateľom majiteľ salónu a spoločnosť Smartopol, LLC je spracovateľom, ktorý koná na základe pokynov salónu a tejto politiky.

6. S kým zdieľame údaje

Údaje zdieľame iba s poskytovateľmi potrebnými na činnosť Termia a podľa zmlúv o spracúvaní, ak sú uplatniteľné:

• Hosting a infrastruktúra. Hosting aplikácie a databázy. Databáza sa nachádza v Európskej únii.
• Overovanie totožnosti a e-mail toky spojené s účtom (prihlásenie, overenie, obnovenie).
• AI Agent (v aplikácii: Termio). Keď majiteľ používa AI agenta, otázka a obchodný kontext daného salónu (napríklad termíny, klienti, tím, v prípade potreby poznámky) sa spracúvajú v Spojených štátoch amerických. Cesta: najskôr OpenRouter (smerovanie požiadaviek), potom Relace (vykonanie modelu). Historiu konverzácií uchovávame na serveroch Termia. Títo poskytovatelia nepoužívajú obsah na trénovanie modelov. V mobilnej aplikácii si AI agent pred prvým odoslaním vyžiada výslovné povolenie; povolenie možno odvolať v Nastaveniach a AI agent potom prestane odosielať údaje z telefónu, kým znova neudelíte súhlas.
• Push notifikácie. Token sa odosiela cez platformové kanály (Apple, Google), aby na zariadenie doručila pripomienka.
• Médiá. Nahrané súbory (fotografie, videá) sú uložené na serveroch v Európskej únii.
• Fakturácia predplatného (Creem a súvisiaci platobní procesori) pre dokončenie nákupu a stav predplatného.
• Stabilita mobilnej aplikácie (Sentry). Functional Software GmbH, oblasť EÚ (de.sentry.io). Údaje o zlyhaní a diagnostické údaje z telefónu sa odosielajú spolu s ID člena tímu a ID salónu, aby sme mohli opraviť zlyhanie. Bez Session Replay. Tento procesor neuchováva IP adresy.

Údaje môžeme zverejniť, ak to vyžaduje zákon alebo súdny príkaz, prípadne na ochranu práv a bezpečnosti používateľov alebo nášho majetku. V prípade zlúčenia alebo predaja podniku môžu údaje prejsť na nástupcu za podmienky zodpovedajúcej povinnosti ochrany súkromia.

7. Medzinárodné prenosy

Prevádzkovateľ je registrovaný v Spojených štátoch amerických. Primárna databáza sa nachádza v Európskej únii. Médiá sú uložené na serveroch v Európskej únii. Hlásenia o zlyhaní mobilnej aplikácie (Sentry) zostávajú v oblasti EÚ. Spracúvanie AI (OpenRouter a Relace) prebieha v Spojených štátoch amerických. Ďalší spracovatelia (napríklad hostia aplikácií, push, fakturácia) môžu spracúvať údaje v EÚ, USA alebo iných krajinách. V prípade potreby sa spoliehame na vhodné mechanizmy prenosu (napríklad štandardné zmluvné doložky) a ochranné opatrenia u našich spracovateľov.

8. Ako dlho uchovávame údaje

• Údaje aktívneho salónu vrátane histórie rozhovorov s AI uchovávame, kým existuje účet a kým sú potrebné na poskytovanie služby.
• Softovo odstránené záznamy, napríklad členov tímu alebo klientov, môžu dočasne zostať v systéme na účely obnovy a zachovania integrity. Následne sa odstránia podľa interných lehôtov.
• Zatvorenie salónu / odstránenie účtu: údaje odstránime alebo anonymizujeme v primeranom čase, s výnimkou prípadov, v ktorých zákon vyžaduje dlhšie uchovávanie, napríklad pri faktúrach.
• Protokoly a bezpečnostné záznamy: kratšie obdobia, s výnimkou incidentov, ktoré si vyžadujú dlhšie uchovávanie.

9. Bezpečnosť

Používame HTTPS, riadenie prístupu pre každý salón (multi-tenant), overovanie totožnosti a technické opatrenia v našej infraštruktúre. Žiadny systém nie je 100 % bez rizika. Podozrenie na incident nahláste na support@smartopol.com.

10. Vaše práva

V závislosti od vašej jurisdikcie môžete mať právo:

• požiadať o prístup k svojim údajom, o ich opravu alebo odstránenie;
• požiadať o kópiu svojich údajov (export), ak je to uplatniteľné;
• namietať proti určitému spracovaniu alebo ho obmedziť;
• odvolať súhlas, ak spracovanie vychádza zo súhlasu.

Žiadosti zasielajte na support@smartopol.com. Ak ste členom tímu alebo klientom salónu a nie ste majiteľom účtu, najskôr sa obráťte na majiteľa salónu. Môžeme pomôcť salónu vybaviť žiadosť.

Máte právo podať sťažnosť dozornému orgánu vo vašej krajine (v EÚ: miestnemu orgánu ochrany osobných údajov; v Srbsku: komisárovi pre informácie verejného významu a ochranu osobných údajov).

11. Deti a osoby mladšie ako 18 rokov

Termio je podnikateľský produkt (B2B). Nie je určený deťom mladším ako 16 rokov. Vedome nezbierame údaje od maloletných na používanie služby.

12. Mobilné aplikácie a obchody s aplikáciami

Rovnaké pravidlá platia pre Termio na webe, v systémoch Android / iOS a v súvisiacich zostavách. Záznamy v Google Play a App Store uvádzajú túto adresu URL ako zásady ochrany súkromia. O povolenia zariadenia, napríklad na upozornenia alebo kameru, ak sa používa na mediálny obsah, žiadame iba vtedy, keď sú potrebné na funkciu, ktorú spustíte.

13. Súbory cookie a podobné technológie

Na webe používame nevyhnutné súbory cookie a lokálne úložisko na správu relácie, uloženie preferencií, napríklad motívu, a zabezpečenie. Súčasťou základnej služby nie sú reklamné sledovacie prvky tretích strán. Ak pridáme ďalšiu analýzu, aktualizujeme tieto zásady.

14. Zmeny

Tieto zásady môžeme aktualizovať. Dátum v hornej časti stránky označuje poslednú zmenu. Významné zmeny môžeme oznámiť v aplikácii alebo e-mailom majiteľom účtov. Pokračovaním v používaní služby po zmenách prijímate aktualizovanú verziu, s výnimkou prípadov, v ktorých zákon vyžaduje iný postup.

15. Kontakt

Smartopol, LLC · Termio
E-mail: support@smartopol.com
Adresa: 1111B S Governors Ave, Ste 97389, Dover, DE 19904, USA