Pravilnik o zasebnosti

1. Kdo obdeluje podatke

Upravljavec storitve Termio (spletno mesto, API in mobilne aplikacije) je:

Za vprašanja o zasebnosti pišite na support@smartopol.com.

2. Kaj je Termio

Termio je programska oprema B2B za salone in podobna storitvena podjetja: rezervacijo terminov, upravljanje strank, ekipe, storitev, obvestil in vgrajenega AI Agenta. Račun ustvari lastnik salona; člani ekipe in podatki o strankah salona se vnesejo v okviru tega računa.

3. Katere podatke obdelujemo

Glede na to, kako uporabljate storitev, lahko obdelujemo:

• Račun in dostop: ime, e-pošto, magično povezavo ali prijavo prek Google / Apple, vlogo (lastnik, skrbnik, član ekipe), sejo / žeton.
• Podatki salona: ime, časovni pas, nastavitve, delovni čas, storitve, cene, vire.
• Ekipa: ime, barvo v koledarju, urnik, odsotnost in kontaktne podatke, če jih vnesete.
• Stranke salona: ime, telefonsko številko, e-pošto, opombe, zgodovino terminov in porabe. Te podatke vnese salon; mi jih kot obdelovalec obdelujemo v imenu salona.
• Termini in dejavnosti: čas, storitve, status, opombe, čakalno vrsto in stroške, če jih evidentirate.
• AI Agent: vsebino klepetalnih sporočil in poslovni kontekst, ki ga Agent prebere ali zapiše (na primer termine, stranke). Sporočila hranimo v vašem računu za ohranitev zgodovine pogovora.
• Mediji: fotografije ali videoposnetke, ki jih naložite (na primer v zvezi s stranko). Datoteke se hranijo na strežnikih v Evropski uniji.
• Naprava in obvestila: potisni žeton, vrsto naprave, jezik. Ko mobilna aplikacija odpove ali sproži neobdelano napako, pošljemo tudi podatke o odpovedi / diagnostiko (sklad klicev, različico aplikacije, model telefona), povezane z ID člana ekipe in ID salona. Ne pošiljamo imen, e-pošt ali telefonskih številk strank oziroma posnetkov zaslona.
• Obračunavanje naročnine: status naročnine, paket, referenčni ID-ji pri ponudniku plačil. Podatke kartice obdela ponudnik plačil; polne številke kartice ne hranimo.
• Tehnični podatki: naslov IP, čas zahteve, vrsta brskalnika / različica aplikacije, v obsegu, potrebnem za varnost in delovanje storitve.

4. Zakaj obdelujemo podatke

• zagotavljanje in vzdrževanje storitve Termio (račun, koledar, CRM, sinhronizacija med spletno in mobilno aplikacijo);
• pomoč AI pri vodenju salona na podlagi vaših zahtev in nastavitev dovoljenj;
• obvestila (potisna obvestila, e-pošta in tokovi SMS, ki jih zaženete ali omogočite);
• obračunavanje naročnine in preprečevanje zlorab;
• varnost, diagnostika in izpolnjevanje zakonskih obveznosti.

Osebnih podatkov ne prodajamo tretjim osebam. Podatkov strank salona ne uporabljamo za oglaševanje tretjim osebam.

5. Pravna podlaga (kjer velja GDPR ali podobna zakonodaja)

• Izpolnjevanje pogodbe z lastnikom salona (zagotavljanje storitve SaaS).
• Upravičeni interes (varnost, preprečevanje zlorab, osnovna analiza zanesljivosti).
• Zakonska obveznost (na primer davčni / računovodski zapisi o naročnini, kjer je ustrezno).
• Kjer je potrebno soglasje (na primer za določena marketinška sporočila), ga pridobimo ločeno in ga lahko prekličete.

Za podatke končnih strank salona je lastnik salona običajno upravljavec, Smartopol, LLC pa obdelovalec, ki deluje po navodilih salona in v skladu s tem pravilnikom.

6. S kom delimo podatke

Podatke delimo le s ponudniki, ki so potrebni za delovanje Termia, in kadar je mogoče, na podlagi pogodb o obdelavi:

• Gostovanje in infrastruktura. Gostovanje aplikacije in baze podatkov. Baza podatkov je v Evropski uniji.
• Preverjanje pristnosti in e-pošta, povezana z računom (prijava, preverjanje, ponastavitev).
• AI Agent (v aplikaciji: Tara). Ko lastnik uporablja Taro, se vprašanje in poslovni kontekst tega salona (na primer termini, stranke, ekipa in opombe, kadar so potrebne) obdelujejo v Združenih državah Amerike. Potek: najprej OpenRouter (usmerjanje zahtev), nato Relace (izvajanje modela). Zgodovino pogovora hranimo na strežnikih Termia. Ti ponudniki vsebine ne uporabljajo za usposabljanje modelov. V mobilni aplikaciji Tara pred prvo pošiljanjem zahteva izrecno dovoljenje; dovoljenje lahko prekličete v Nastavitvah, nato pa Tara preneha pošiljati podatke s telefona, dokler ga znova ne dovolite.
• Potisna obvestila. Žeton se prek platformnih kanalov (Apple, Google) posreduje, da opomnik doseže napravo.
• Mediji. Naložene datoteke (fotografije, videoposnetki) se hranijo na strežnikih v Evropski uniji.
• Obračunavanje naročnine (Creem in povezani ponudniki plačil) za dokončanje nakupa in status naročnine.
• Stabilnost mobilne aplikacije (Sentry). Functional Software GmbH, regija EU (de.sentry.io). Podatki o odpovedi in diagnostika s telefona se pošljejo tja, povezani z ID člana ekipe in ID salona, da lahko odpravimo napako. Session Replay se ne uporablja. Ta obdelovalec ne hrani naslovov IP.

Podatke lahko razkrijemo, če to zahteva zakon ali sodni nalog oziroma zaradi varstva pravic in varnosti uporabnikov ali naše lastnine. Ob združitvi ali prodaji podjetja se lahko podatki prenesejo na naslednika, ki ga zavezuje ustrezna obveznost varovanja zasebnosti.

7. Mednarodni prenosi

Upravljavec je registriran v Združenih državah Amerike. Glavna baza podatkov je v Evropski uniji. Mediji se hranijo na strežnikih v Evropski uniji. Poročila o odpovedi mobilne aplikacije (Sentry) ostanejo v regiji EU. Obdelava z AI (OpenRouter in Relace) poteka v Združenih državah Amerike. Drugi podobdelovalci (na primer gostovanje aplikacije, potisna obvestila in obračunavanje) lahko podatke obdelujejo v EU, ZDA ali drugih državah. Kjer je to potrebno, se zanašamo na ustrezne mehanizme prenosa (na primer standardne pogodbene klavzule) in varnostne ukrepe pri podobdelovalcih.

8. Kako dolgo hranimo podatke

• Podatke dejanskega salona, vključno z zgodovino klepeta z AI, hranimo, dokler obstaja račun in dokler so potrebni za storitev.
• Mehko izbrisani zapisi, na primer člani ekipe in stranke, lahko začasno ostanejo v sistemu za namen obnovitve in celovitosti, nato pa se odstranijo skladno z internimi roki.
• Zaprtje salona / izbris računa: podatke izbrišemo ali anonimiziramo v razumnem roku, razen kadar zakon zahteva daljšo hrambo, na primer pri obračunavanju.
• Dnevniki in varnostni zapisi: krajši roki, razen pri incidentu, ki zahteva daljšo hrambo.

9. Varnost

Uporabljamo HTTPS, nadzor dostopa za vsak salon (večnajemniški), preverjanje pristnosti in tehnične ukrepe v naši infrastrukturi. Noben sistem ni stoodstotno brez tveganja. Sumljiv incident prijavite na support@smartopol.com.

10. Vaše pravice

Odvisno od vaše jurisdikcije imate lahko pravico:

• zahtevati dostop do svojih podatkov, njihov popravek ali izbris;
• zahtevati kopijo svojih podatkov (izvoz), kjer je to mogoče;
• ugovarjati določeni obdelavi ali jo omejiti;
• preklicati soglasje, kadar obdelava temelji na soglasju.

Zahteve pošljite na support@smartopol.com. Če ste član ekipe ali stranka salona in ne lastnik računa, se najprej obrnite na lastnika salona. Pomagamo lahko salonu pri izpolnitvi zahteve.

Imate pravico vložiti pritožbo pri nadzornem organu v svoji državi: v EU pri lokalnem organu za varstvo podatkov, v Srbiji pa pri Pooblaščencu za informacije javnega pomena in varstvo osebnih podatkov.

11. Otroci in mladostniki

Termio je poslovni izdelek (B2B). Namenjen ni otrokom, mlajšim od 16 let. Podatkov mladostnikov namerno ne zbiramo za uporabo storitve.

12. Mobilne aplikacije in trgovine z aplikacijami

Enaka pravila veljajo za Termio v spletu ter na Androidu in iOS ter v z njima povezanih različicah. Navedbe v storitvah Google Play in App Store določajo ta naslov kot pravilnik o zasebnosti. Za dovoljenja naprave, na primer obvestila ali kamero, če se uporablja za predstavnostne vsebine, prosimo le, ko so potrebna za funkcijo, ki jo zaženete.

13. Piškotki in podobne tehnologije

V spletu uporabljamo potrebne piškotke in lokalno shranjevanje za sejo, nastavitve, na primer temo, ter varnost. Tretjih oglasnih sledilnikov kot delu osnovne storitve ne namestimo. Če dodamo nadaljnjo analitiko, bomo posodobili ta pravilnik.

14. Spremembe

Ta pravilnik lahko posodobimo. Datum na vrhu strani prikazuje zadnjo spremembo. Pomembne spremembe lahko najavimo v aplikaciji ali po e-pošti lastnikom računov. Če po spremembah nadaljujete z uporabo storitve, sprejemate posodobljeno različico, razen kadar zakon zahteva drugače.

15. Stik

Smartopol, LLC · Termio
E-pošta: support@smartopol.com
Naslov: 1111B S Governors Ave, Ste 97389, Dover, DE 19904, USA