Politika privatnosti

1. Ko obrađuje podatke

Operater usluge Termio (sajt, API i mobilne aplikacije) je:

Za pitanja o privatnosti pišite na support@smartopol.com.

2. Šta je Termio

Termio je B2B softver za salone i slične uslužne delatnosti: zakazivanje termina, klijenti, osoblje, usluge, notifikacije i ugrađeni AI Agent. Nalog otvara vlasnik salona; zaposleni i podaci o klijentima salona unose se u okviru tog naloga.

3. Koje podatke obrađujemo

U zavisnosti od toga kako koristite uslugu, možemo obrađivati:

• Nalog i pristup: ime, E-Mail, prijava linkom na E-Mail ili preko Google / Apple, uloga (vlasnik, admin, osoblje), sesija / token.
• Podaci o salonu: naziv, vremenska zona, podešavanja, radno vreme, usluge, cene, resursi.
• Osoblje: ime, boja u kalendaru, raspored, odsustva, eventualni kontakt ako ga unesete.
• Klijenti salona: ime, telefon, E-Mail, beleške, istorija termina i potrošnje. Ove podatke unosi salon; mi ih obrađujemo kao procesor u ime salona.
• Termini i operacija: vreme, usluge, status, beleške, lista čekanja, troškovi ako ih beležite.
• AI Agent: sadržaj poruka u razgovoru i poslovni kontekst koji Agent pročita ili upiše (npr. termini, klijenti). Poruke čuvamo u vašem nalogu radi istorije razgovora.
• Mediji: slike ili video koje otpremite (npr. uz klijenta). Fajlovi se čuvaju na serverima u Evropskoj uniji.
• Uređaj i notifikacije: push token, tip uređaja, jezik. Kad mobilna aplikacija padne ili naiđe na neobrađenu grešku, šaljemo i podatke o padu i dijagnostičke podatke (stack trace, verzija aplikacije, model telefona) povezane sa ID-jem osoblja i ID-jem salona. Ne šaljemo ime, E-Mail, telefon klijenata, niti snimak ekrana.
• Naplata pretplate: status pretplate, plan, referentni ID-jevi kod procesora plaćanja. Podatke kartice obrađuje procesor plaćanja; mi ne čuvamo puni broj kartice.
• Tehnički podaci: IP adresa, vreme zahteva, tip pregledača / verzija aplikacije, u meri potrebnoj za bezbednost i rad usluge.

4. Zašto obrađujemo podatke

• pružanje i održavanje Termio usluge (nalog, kalendar, CRM, sinhronizacija weba i mobilne aplikacije);
• AI pomoć u radu salona, po vašim upitima i podešavanjima dozvola;
• notifikacije (push, E-Mail, SMS tokovi koje vi pokrenete ili omogućite);
• naplata pretplate i sprečavanje zloupotrebe;
• bezbednost, dijagnostika, poštovanje zakonskih obaveza.

Ne prodajemo lične podatke trećim licima. Ne koristimo podatke klijenata salona za oglašavanje trećim stranama.

5. Pravni osnov (gde važi GDPR / slično)

• Izvršenje ugovora sa vlasnikom salona (pružanje SaaS usluge).
• Legitimni interes (bezbednost, sprečavanje zloupotrebe, osnovna analitika pouzdanosti).
• Zakonska obaveza (npr. poreski / računovodstveni zapisi o pretplati gde važi).
• Gde je potrebna saglasnost (npr. određene marketinške poruke), tražimo je posebno i možete je povući.

Za podatke krajnjih klijenata salona, vlasnik salona je tipično rukovalac, a Smartopol, LLC obrađivač po uputstvima salona i ovoj politici.

6. Kome delimo podatke

Delimo podatke samo sa pružaocima koji su potrebni da Termio radi, pod ugovorima o obradi gde je primenljivo:

• Hosting i infrastruktura. Hosting aplikacije i baza podataka. Baza je u Evropskoj uniji.
• Autentifikacija i E-Mail tokovi vezani za nalog (prijava, potvrda adrese, obnova pristupa).
• AI Agent (u aplikaciji: Tara). Kad vlasnik koristi Taru, pitanje i poslovni kontekst tog salona (npr. termini, klijenti, osoblje, beleške kad su potrebne) idu na obradu u Sjedinjenim Američkim Državama. Put: prvo OpenRouter (rutiranje zahteva), zatim Relace (izvršavanje modela). Istoriju razgovora čuvamo na Termio serverima. Kod ovih pružalaca sadržaj se ne koristi za treniranje modela. U mobilnoj aplikaciji Tara traži izričitu dozvolu pre prvog slanja; ta dozvola se opoziva u Podešavanjima, i Tara tada prestaje da šalje podatke sa telefona dok se ponovo ne prihvati.
• Push notifikacije. Token ide platformskim kanalima (Apple, Google) da stigne podsetnik na uređaj.
• Mediji. Otpremljeni fajlovi (slike, video) čuvaju se na serverima u Evropskoj uniji.
• Naplata pretplate (Creem i povezani procesori plaćanja) za plaćanje i status pretplate.
• Stabilnost mobilne aplikacije (Sentry). Functional Software GmbH, region EU (de.sentry.io). Podaci o padu i dijagnostika sa telefona idu tamo, povezani sa ID-jem osoblja i ID-jem salona, da popravimo pad. Nema snimanja sesije (Session Replay). IP adresa se ne čuva kod ovog procesora.

Možemo otkriti podatke ako to zahteva zakon, sudski nalog ili radi zaštite prava, bezbednosti korisnika ili naše imovine. U slučaju spajanja ili prodaje poslovanja, podaci mogu preći na naslednika uz odgovarajuću obavezu privatnosti.

7. Međunarodni transferi

Operater je registrovan u Sjedinjenim Američkim Državama. Primarna baza podataka je u Evropskoj uniji. Mediji se čuvaju na serverima u Evropskoj uniji. Izveštaji o padu mobilne aplikacije (Sentry) ostaju u EU regionu. AI obrada (OpenRouter i Relace) je u Sjedinjenim Američkim Državama. Ostali podizvođači (npr. hosting aplikacije, push, naplata) mogu obrađivati podatke u EU, SAD ili drugim zemljama. Gde je potrebno, oslanjamo se na odgovarajuće mehanizme transfera (npr. standardne ugovorne klauzule) i mere zaštite kod podizvođača.

8. Koliko dugo čuvamo

• Podaci aktivnog salona (uključujući istoriju razgovora sa AI Agentom) traju dok nalog postoji i dok su potrebni za uslugu.
• Zapisi označeni kao obrisani (npr. osoblje, klijenti) mogu ostati privremeno u sistemu radi oporavka i integriteta, pa se uklanjaju po internim rokovima.
• Zatvaranje salona / brisanje naloga: brišemo ili anonimiziramo podatke u razumnom roku, osim gde zakon traži duže čuvanje (npr. naplata).
• Sistemski i bezbednosni zapisi: kraći rokovi, osim incidenta koji zahteva duže.

9. Bezbednost

Koristimo HTTPS, kontrolu pristupa odvojenu po salonu, autentifikaciju i tehničke mere na infrastrukturi. Nijedan sistem nije 100% bez rizika; prijavite sumnju na incident na support@smartopol.com.

10. Vaša prava

U zavisnosti od vaše jurisdikcije, možete imati pravo da:

• zatražite uvid, ispravku ili brisanje podataka;
• zatražite prenos (izvoz) gde je primenljivo;
• prigovorite određenoj obradi ili ograničite je;
• povučete saglasnost gde se obrada zasniva na saglasnosti.

Zahteve šaljite na support@smartopol.com. Ako ste zaposleni ili klijent salona (ne vlasnik naloga), prvo se obratite vlasniku salona; mi možemo pomoći salonu da izvrši zahtev.

Imate pravo pritužbe nadzornom organu u svojoj zemlji (za EU: lokalni DPA; za RS: Poverenik za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti).

11. Deca i maloletnici

Termio je poslovni (B2B) proizvod. Nije namenjen deci mlađoj od 16 godina. Ne prikupljamo svesno podatke maloletnika radi korišćenja usluge.

12. Mobilne aplikacije i prodavnice

Ista pravila važe za Termio na webu i na Android / iOS (i povezanim verzijama aplikacije). U opisu aplikacije na Google Play i App Store naveden je ovaj URL kao politika privatnosti. Dozvole uređaja (npr. notifikacije, kamera ako se koristi za medije) tražimo samo kad su potrebne za funkciju koju pokrećete.

13. Kolačići i slične tehnologije

Na webu koristimo neophodne kolačiće i lokalno skladište pregledača za sesiju, podešavanja (npr. tema) i bezbednost. Ne postavljamo reklamne alate za praćenje trećih strana kao deo osnovne usluge. Ako uvedemo dodatnu analitiku, ažuriraćemo ovu politiku.

14. Izmene

Politiku možemo ažurirati. Datum na vrhu stranice pokazuje poslednju izmenu. Bitne promene možemo najaviti u aplikaciji ili E-Mail-om vlasnicima naloga. Nastavak korišćenja posle izmena znači prihvatanje ažurirane verzije, osim gde zakon traži drugačije.

15. Kontakt

Smartopol, LLC · Termio
E-Mail: support@smartopol.com
Adresa: 1111B S Governors Ave, Ste 97389, Dover, DE 19904, USA