Integritetspolicy

1. Vem behandlar uppgifterna

Operatören av tjänsten Termio (webbplats, API och mobilappar) är:

Frågor om integritet skickas till support@smartopol.com.

2. Vad Termio är

Termio är B2B-programvara för salonger och liknande serviceföretag: bokningshantering, kunder, team, behandlingar, aviseringar och en inbyggd AI-agent. Salongens ägare skapar kontot. Teammedlemmar och salongens kunddata registreras inom det kontot.

3. Vilka uppgifter vi behandlar

Beroende på hur du använder tjänsten kan vi behandla:

• Konto och åtkomst: namn, e-postadress, inloggningslänk via e-post eller inloggning med Google / Apple, roll (ägare, administratör, teammedlem), session / token.
• Salongens uppgifter: namn, tidszon, inställningar, öppettider, behandlingar, priser och resurser.
• Team: namn, kalenderfärg, schema, frånvaro och kontaktuppgifter om du registrerar dem.
• Salongens kunder: namn, telefonnummer, e-postadress, anteckningar, boknings- och köphistorik. Salongen registrerar dessa uppgifter. Vi behandlar dem som personuppgiftsbiträde på salongens vägnar.
• Bokningar och drift: tid, behandlingar, status, anteckningar, väntelista och utgifter om du registrerar dem.
• AI-agent: innehållet i chattmeddelanden och den affärsinformation som agenten läser eller skriver (till exempel bokningar och kunder). Vi lagrar meddelanden i ditt konto för att bevara konversationshistoriken.
• Media: bilder eller videor som du laddar upp (till exempel kopplade till en kund). Filer lagras på servrar i Europeiska unionen.
• Enhet och aviseringar: push-token, enhetstyp och språk. Om mobilappen kraschar eller ett ohanterat fel uppstår skickar vi även krasch- och diagnostikdata (stack trace, appversion, telefonmodell) som är kopplade till teammedlemmens ID och salongens ID. Vi skickar inte kunders namn, e-postadresser eller telefonnummer, och inte heller skärmbilder.
• Debitering av prenumeration: prenumerationsstatus, plan och referens-ID:n hos betalningsleverantören. Betalningsleverantören behandlar kortuppgifterna. Vi lagrar inte hela kortnumret.
• Tekniska uppgifter: IP-adress, tidpunkt för begäran, webbläsartyp / appversion, i den utsträckning som behövs för säkerhet och drift av tjänsten.

4. Varför vi behandlar uppgifter

• att tillhandahålla och underhålla Termio-tjänsten (konto, kalender, CRM, synkronisering mellan webbplats och mobilapp);
• att ge AI-assistans i salongens verksamhet utifrån dina förfrågningar och dina behörighetsinställningar;
• att skicka aviseringar (push-, e-post- och SMS-flöden som du startar eller aktiverar);
• att debitera prenumerationen och förhindra bedrägerier;
• att upprätthålla säkerheten, utföra diagnostik och fullgöra rättsliga skyldigheter.

Vi säljer inte personuppgifter till tredje parter. Vi använder inte salongens kunddata för annonsering hos tredje parter.

5. Rättslig grund (där GDPR eller liknande lagar gäller)

• Fullgörande av avtal med salongens ägare (tillhandahållande av SaaS-tjänsten).
• Berättigat intresse (säkerhet, bedrägeribekämpning och grundläggande tillförlitlighetsanalys).
• Rättslig skyldighet (till exempel skatte- och bokföringsposter för prenumerationen, där detta är tillämpligt).
• När samtycke krävs (till exempel för vissa marknadsföringsmeddelanden) begär vi det separat och du kan återkalla det.

För uppgifter om salongens slutkunder är salongens ägare normalt personuppgiftsansvarig och Smartopol, LLC personuppgiftsbiträde, i enlighet med salongens instruktioner och denna policy.

6. Vem vi delar uppgifter med

Vi delar endast uppgifter med leverantörer som behövs för att Termio ska fungera, och i tillämpliga fall enligt avtal om behandling av personuppgifter:

• Drift och infrastruktur. Drift av applikationer och databaser. Databasen finns i Europeiska unionen.
• Autentisering och e-post som är kopplade till kontot (inloggning, verifiering och återställning).
• AI-agent (i appen: Termio). När ägaren använder AI-agenten behandlas frågan och salongens affärsinformation (till exempel bokningar, kunder, team och anteckningar när det behövs) i USA. Flödet är: först OpenRouter (routning av begäran), sedan Relace (körning av modellen). Vi lagrar konversationshistoriken på Termios servrar. De här leverantörerna använder inte innehållet för att träna modeller. I mobilappen frågar AI-agenten uttryckligen efter tillstånd innan något skickas första gången. Tillståndet kan återkallas i Inställningar, och AI-agenten slutar då att skicka data från telefonen tills tillståndet åter ges.
• Push-aviseringar. Token skickas via plattformarnas kanaler (Apple, Google) så att en påminnelse når enheten.
• Media. Uppladdade filer (bilder och video) lagras på servrar i Europeiska unionen.
• Debitering av prenumeration (Creem och relaterade betalningsleverantörer) för betalning och prenumerationsstatus.
• Stabilitet i mobilappen (Sentry). Functional Software GmbH, EU-regionen (de.sentry.io). Krasch- och diagnostikdata från telefonen skickas dit, kopplade till teammedlemmens ID och salongens ID, så att vi kan åtgärda kraschen. Ingen Session Replay används. Den här leverantören lagrar inga IP-adresser.

Vi kan lämna ut uppgifter om det krävs enligt lag eller domstolsbeslut, eller för att skydda användarnas rättigheter och säkerhet eller vår egendom. Vid en fusion eller försäljning av verksamheten kan uppgifterna gå över till efterträdaren, med en lämplig skyldighet att skydda integriteten.

7. Internationella överföringar

Operatören är registrerad i USA. Den primära databasen finns i Europeiska unionen. Media lagras på servrar i Europeiska unionen. Kraschrapporter från mobilappen (Sentry) ligger kvar i EU-regionen. AI-behandling (OpenRouter och Relace) sker i USA. Andra underbiträden (till exempel apphosting, push och betalning) kan behandla uppgifter i EU, USA eller andra länder. Där det krävs förlitar vi oss på lämpliga överföringsmekanismer (till exempel standardavtalsklausuler) och skyddsåtgärder hos våra underbiträden.

8. Hur länge vi sparar data

• Data för en aktiv salong (inklusive AI-chatthistorik) sparas så länge kontot finns och så länge data behövs för tjänsten.
• Poster som tagits bort via mjuk borttagning (till exempel teammedlemmar och kunder) kan finnas kvar i systemet tillfälligt för återställning och dataintegritet, och tas sedan bort enligt interna tidsfrister.
• När en salong stängs eller ett konto tas bort: vi raderar eller anonymiserar data inom rimlig tid, om inte lagen kräver längre lagringstid (till exempel för fakturering).
• Loggar och säkerhetsuppgifter: kortare lagringstid, med undantag för incidenter som kräver längre lagringstid.

9. Säkerhet

Vi använder HTTPS, åtkomstkontroll per salong (multi-tenant-system), autentisering och tekniska åtgärder i vår infrastruktur. Inget system är helt riskfritt. Rapportera misstänkta incidenter till support@smartopol.com.

10. Dina rättigheter

Beroende på vilken jurisdiktion du tillhör kan du ha rätt att:

• begära tillgång till, rättning av eller radering av dina data;
• begära en kopia av dina data (export) när detta är tillämpligt;
• invända mot eller begränsa viss behandling;
• dra tillbaka ditt samtycke när behandlingen baseras på samtycke.

Skicka begäran till support@smartopol.com. Om du är teammedlem eller kund i en salong (inte kontoägaren) ska du först kontakta salongens ägare. Vi kan hjälpa salongen att hantera begäran.

Du har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten i ditt land (inom EU: din lokala dataskyddsmyndighet).

11. Barn och minderåriga

Termio är en kommersiell produkt (B2B) och är inte avsedd för barn under 16 år. Vi samlar inte medvetet in uppgifter från minderåriga för användning av tjänsten.

12. Mobila appar och appbutiker

Samma regler gäller för Termio på webben och för Android/iOS (och relaterade versioner). Den här webbadressen anges som integritetspolicy på sidorna i Google Play och App Store. Vi begär endast åtkomst till enhetsfunktioner (till exempel aviseringar eller kameran när den används för media) när de behövs för en funktion som du startar.

13. Kakor och liknande tekniker

På webben använder vi nödvändiga kakor/lokal lagring för sessionen, inställningar (till exempel tema) och säkerhet. Vi använder inte spårningsverktyg för tredjepartsannonsering som en del av kärntjänsten. Om vi lägger till ytterligare analysverktyg uppdaterar vi den här policyn.

14. Ändringar

Vi kan uppdatera den här policyn. Datumet högst upp på sidan visar den senaste ändringen. Vi kan meddela väsentliga ändringar i appen eller via e-post till kontoägare. Om du fortsätter att använda tjänsten efter ändringarna godkänner du den uppdaterade versionen, om inte lagen kräver något annat.

15. Kontakt

Smartopol, LLC · Termio
E-post: support@smartopol.com
Adress: 1111B S Governors Ave, Ste 97389, Dover, DE 19904, USA